I tecnici che lavorano per voi sono il biglietto da visita dell’azienda, riuscite ad assicurare rapidità d’intervento, risoluzione dei problemi nei tempi stabiliti e soddisfazione ai vostri clienti?
Per aggiudicarsi degli appalti pubblici o per competere nel settore privato infatti è necessario garantire la prestazione di un servizio di pronta reperibilità e la presa in carico dell’intervento entro poche ore dalla chiamata.
Sappiamo che questo non è sempre facile perché gli imprevisti che ostacolano il lavoro sono molti, ma quello che si può fare è cercare di migliorare l’organizzazione interna, che gestisce la programmazione degli interventi ordinari e straordinari.
L’azienda dovrebbe sempre sapere dove si trovano i propri tecnici e che attività stanno svolgendo, così da poter valutare quale squadra assegnare ad un nuovo lavoro per vicinanza o per disponibilità.
Solitamente lo strumento più utilizzato per rintracciare i dipendenti è la telefonata: “Dove sei? Riesci ad essere lì per la tal ora?”, ma la pratica non è semplice come la teoria, perché spesso lavorando o guidando non si può rispondere al telefono e quindi si verifica un susseguirsi di chiamate.
Così dal lato amministrativo si perde molto tempo nel tentativo di parlare con un capo squadra per l’attribuzione di un nuovo incarico e dal lato operativo si rischia che le comunicazioni non arrivino in tempo utile per recarsi dal nuovo cliente.
Si tratta senza dubbio di un problema quotidiano che penalizza le imprese che si occupano di assistenza tecnica, poiché rallenta la gestione degli interventi e fa sprecare tempo, persone impiegate e carburante.
Le possibilità che offre la tecnologia per ovviare a queste situazioni sono molteplici, ma tra le più innovative vi sono alcune app che rispondono con un servizio completo alle necessità tipiche di quest’ambito.
Queste soluzioni permettono a chi lavora in ufficio di:
- Seguire gli spostamenti degli operatori sulla mappa, così da stabilire chi si trova più vicino per eseguirla.
- Inviare dei messaggi di notifica per informare i dipendenti del nuovo intervento in programma.
- Verificare i report per constatare che quello precedente sia terminato.
I tecnici infatti tramite l’app installata sui loro smartphone potranno compilare i rapporti d’intervento in formato digitale, inserendo anche elementi come fotografie, coordinate GPS, barcode e firma, e inviarli al sistema centrale o condividerli direttamente con il cliente.
In questo modo la programmazione delle attività sarà facilitata, cosi come la compilazione del rapporto d’intervento dettagliato di materiali e ore di lavoro e la consuntivazione in contabilità.
Questi strumenti velocizzano lo scambio d’informazioni tra chi lavora in ufficio e chi fuori, rendono più efficiente la gestione degli interventi e permettono di risparmiare tempo e risorse.
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