Molte attività sul campo vengono svolte manualmente e riportate in modo impreciso o incompleto su fogli di carta o moduli Excel/Word o PDF vuoti che devono essere stampati preventivamente e compilati a mano. Una volta raccolte le informazioni, spesso vanno interpretate, verificate, corrette e alla fine trascritte su file di archivio o nel gestionale aziendale, con molto dispendio di tempo da parte del personale del backoffice, che poi dovrà comunque usarli per generare le fatture e tenere traccia dei pagamenti, dei reclami e di tutti gli appuntamenti.
Con TDox il backoffice ha subito a disposizione i dati raccolti dagli operatori sul campo, nella modalità in cui è stato progettato il modulo per ogni specifico processo o attività. A loro volta, i dati sono chiari, inequivocabili, senza errori o lacune nella compilazione. E’ possibile, ad esempio, estrarli con delle viste e inviarli in formato Excel o CSV ai colleghi o al sistema gestionale.
E’ possibile realizzare un’integrazione automatica tra TDox e il gestionale aziendale, in entrambe le direzioni: clienti, fornitori, articoli, listini, ordini, richieste, appuntamenti da ERP a TDox ed esecuzione dei moduli, file PDF e altri dati (statistiche, posizioni GPS ecc.) da TDox verso il gestionale.
PROCESSI DI OFFICE AUTOMATION
File allegati alle fatture per i clienti
Puoi ottenere i dati che sono stati raccolti sul campo, contenuti nei moduli compilati, collegandoti alla WEBAPP di TDox, inserendo i filtri ed estraendo manualmente il file EXCEL oppure, per snellire radicalmente l’operatività, puoi configurare TDox affinchè ti invii il dato direttamente già trasformato nel formato desiderato. Basta effettuare la configurazione nella apposita sezione del portale WEB e sei subito operativo.
In questo modo potrai allegare il file con i dati raccolti alle fatture per i clienti. Puoi ottenere i dati in automatico nella tua casella di posta, spedirli a clienti/fornitori o scaricarli comodamente in una cartella Dropbox.
Presa ordini (richieste clienti)
Con TDox gestisci la tua raccolta dati in mobilità trasformando le informazioni raccolte sul campo in veri e propri ordini cliente.
Dal portale Web di TDox ti registri, crei autonomamente il tuo modulo oppure ne personalizzi facilmente uno già esistente. Poi scarichi la App su mobile e sei subito operativo: i tuoi operatori compilano da App i dati che hai definito da Web e tu ti ritrovi le informazioni raccolte sul campo direttamente sotto forma di ordini, già formattate nel modo desiderato, così da velocizzare il processo di fatturazione.
Acquisizione e registrazione di nuovi clienti da App
Con TDox puoi registrare i dati dei tuoi nuovi clienti direttamente da App, creando il tuo modulo digitale per compilare la scheda nuovo cliente, il modulo preventivo, il modulo d’ordine (e molto altro). Scaricando l’App su un dispositivo iOS o Android i tuoi agenti troveranno il modulo personalizzato e pronto per essere compilato, direttamente da smartphone o tablet.
Niente più dati smarriti o illeggibili. Con TDox l’acquisizione dei dati del cliente, da parte dei tuoi agenti, è più accurata, veloce e facilitata. E funziona anche offline! Solo quello di cui hai bisogno senza perdite di tempo o complicazioni. Da ufficio avrai tutto sotto controllo in tempo reale.
Gestione e pianificazione degli appuntamenti
Grazie a TDox puoi automatizzare la programmazione e l’assegnazione degli interventi, che spesso viene demandata al lavoro manuale di figure aziendali preposte ad asserire compiti quali:
- gestire l’agenda dei dipendenti
- assegnare un intervento in base alla disponibilità
- avvisare i tecnici attraverso un sistema di notifiche
- chiudere la pratica dell’intervento
- molto altro ancora
Con l’agenda di TDox hai a disposizione un unico strumento che consenta di gestire le attività e i movimenti delle squadre e di raccogliere i rapporti d’intervento in tempo reale dandoti l’enorme vantaggio di poter tenere sotto controllo tutte le operazioni svolte e programmarne altre rapidamente.
Gli operatori in mobilità possono accedere in qualsiasi momento alla loro agenda e sono informati di nuove attività da svolgere con messaggi di notifica, compilano i rapporti d’intervento e li rinviano istantaneamente in ufficio. In questo modo tutte le operazioni, dalla programmazione del lavoro alla raccolta in digitale dei rapportini d’intervento, avvengono in tempi rapidi e possono essere controllate con dei semplici click.