Hai mai notato quanto tempo perdi a compilare il verbale d’intervento dopo aver eseguito un lavoro? Ma soprattutto, quanto ne perdi ancora dovendo trascrivere tutto in digitale per emanare alla fine fattura? Bene, noi abbiamo una soluzione in grado di eliminare queste perdite di tempo, scoprila con noi!
Se ti occupi di manutenzioni e installazioni, il verbale d’intervento è quel documento che non puoi prescindere dal doverlo compilare. Il motivo è semplice: se non lo fai, stai praticamente lavorando gratis. Una prospettiva che nessuno si augura.
Nel verbale d’intervento vanno inserite tante informazioni, dai dati del cliente a quelli della propria azienda, dalle ore lavorate al tempo impiegato, dal materiale utilizzato alle tipologie di interventi effettuati. Insomma, un piccolo storico che racconta come l’intervento è avvenuto al fine di poter utilizzarlo per emanare la fattura.
Tutto chiaro fino a qui, ma dove sta la problematica di tantissime piccole e medie aziende italiane che si occupano di effettuare interventi di manutenzione o installazione? La criticità riguarda l’utilizzo della carta, un elemento che causa, come un effetto domino, tutta un’altra serie di difficoltà.
Perché la carta?
Se stai leggendo questo articolo è perché, molto probabilmente, nella tua azienda ci si affida ancora alla carta per compilare il verbale d’intervento.
Proviamo a immaginarci la situazione in cui ti trovi, basandoci su tutti racconti che ascoltiamo dai nostri clienti: il tuo modello di verbale d’intervento è salvato sul tuo pc, l’hai creato in Excel o Word o hai scaricato un modello già fatto in cui hai inserito i dati della tua azienda.
Quando hai un lavoro sul campo, stampi il documento che ti porti con te, effettui il lavoro e al termine compili il verbale a penna, annotando tutte le informazioni necessarie. Finito qui? Ovviamente no, perché devi occuparti della digitalizzazione del verbale per la fattura. Dunque, ti affidi a software dedicati alla fatturazione, come può essere il super noto Fatture in Cloud.
Chi effettua la trascrizione digitale e, quindi, l’inserimento dei dati a sistema? C’è chi lo fa da sé in qualche “buco di tempo libero” (tipo alla sera o il weekend), chi si affida alla povera moglie o chi ha una persona dedicata a svolgere questa funzione. A tutto ciò si aggiunge il dover chiamare i vari tecnici, se il lavoro non lo si è seguito in prima persona, nel caso in cui si siano dimenticati di inserire alcune annotazioni sul verbale, costringendo a fare sempre un giro di chiamate o a scrivere messaggi su WhatsApp. In pratica, un grandissimo spreco di tempo, energia e denaro.
Ecco, se ci abbiamo azzeccato almeno a grandi linee della situazione lavorativa in cui ti trovi, devi sapere che il tuo problema più grande è l’affidamento che fai alla carta. Sei legato a doppia mandata a un processo che presenta solo svantaggi, come:
- Poca immediatezza e tanta scomodità. Raccogliere dati su carta significa dover fare tutto manualmente, facendo attenzione che i fogli non si rovinino e che i campi siano compilati correttamente (altrimenti diventa complicato trascrivere quei dati su computer o scannerizzare il documento). Inoltre, si tratta di un processo oggettivamente scomodo, dato che significa portarsi dietro cartelline e fogli che devono essere compilati uno ad uno a mano.
- Necessità di trascrivere tutto in digitale. Oggigiorno ci viene richiesto che i dati siano digitali e la risposta è presto detta: i dati digitali sono di più facile gestione e consultazione; dunque, bisogna trascrivere tutto ciò che raccogliamo a penna sul proprio computer, specie nel caso delle manutenzioni dove la digitalizzazione del verbale d’intervento è essenziale in termini di fatturazione.
- Difficoltà di archiviazione e consultazione. Quando compili il tuo verbale d’intervento o qualsiasi altro modulo devi, poi, archiviarlo nel modo corretto. In genere, esso viene salvato all’interno di qualche cartella condivisa in azienda per il digitale e in cartelline e faldoni per il cartaceo. Un processo dispendioso che, conseguentemente, rende più difficoltosa la consultazione in caso di bisogno. Dobbiamo considerare che non sempre chi consulterà quel documento saremo noi, ma qualcun altro. La problematica di scrivere a penna risiede anche nella difficoltà, per gli altri, di capire cosa ci sia scritto sul documento. Un’eventualità che non va sottovalutata e che rallenta la fase di consultazione.
- Impatto ambientale. Ultimo, ma non per importanza, va considerato l’impatto che spreco di carta ha sull’ambiente. Lo riporta anche un recente report di Adnkronos, secondo cui “ogni dipendente consuma fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. Basti pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti”. Numeri impressionanti che fanno ben capire quanto sia fondamentale, considerata anche la situazione che stiamo vivendo, ridurre al minimo l’utilizzo della carta.
La soluzione digitale
Quale soluzione, dunque, a tutto ciò? Ma è chiaro, basta affidarsi all’utilizzo di verbali d’intervento digitali, che ti liberino completamente dal fardello della carta. È proprio in questo caso che interviene TDox, la piattaforma che prima ti consente di creare il tuo verbale in maniera semplice e super personalizzata (non serve scrivere codice, perciò lo può fare chiunque) inserendo le funzionalità che ti interessano in maniera visuale, trascinandole all’interno del modulo.
Dopodiché, rendi il verbale d’intervento disponibile e compilabile direttamente da dispositivo mobile, ovvero tu o i tuoi tecnici potrete compilare il documento dal vostro telefono, tablet o palmare. Poter compilare il modulo da telefono, ad esempio, porta dei benefici incredibili per qualsiasi azienda. Quali? Eccoli:
- Automatizzi l’inserimento dati. Raccogliendo dati da mobile e direttamente in digitale, non devi più perdere tempo a trascrivere manualmente tutto su pc o a scannerizzare ogni documento. Inoltre, bisogna sottolineare che l’automazione è parte integrante di TDox; infatti, se hai l’esigenza di inviare il documento compilato all’ufficio, al tuo cliente o al tuo responsabile, con TDox è possibile impostare che il file venga inviato automaticamente al destinatario che preferisci, così lo riceverà subito via mail, non serve che anche lui sia registrato alla piattaforma.
- Dati in tempo reale. Ovviamente, raccogliendo digitalmente i dati, essi sono immediatamente aggiunti a sistema, così anche i tuoi collaboratori possono visualizzarli al momento, senza attendere che vengano inseriti a mano.
- È più intuitivo e diminuisce il rischio errore. Un altro punto importante riguarda l’immediatezza con cui compili il modulo da telefono. Le schermate sono chiare, in pochi clic hai terminato e non serve nessuna conoscenza approfondita dello strumento, dati che tutti ormai utilizziamo un telefono. Inoltre, grazie alla compilazione automatica, il sistema ti suggerisce le opzioni man mano che avanzi nella compilazione del modulo, avvisandoti in caso di errore od omissione di un campo. Dati più precisi e rischio errore abbassato drasticamente.
- Sfrutta i vantaggi della compilazione mobile. Permettendoti di compilare il verbale d’intervento da mobile, TDox sfrutta anche le caratteristiche intrinseche dei dispositivi mobili. Per esempio, grazie all’integrazione con la fotocamera è possibile inserire fotografie (per segnalare eventuali guasti o anomalie) o effettuare scansione barcode per agevolare l’inserimento dati. Oppure, si può sfruttare la geolocalizzazione del dispositivo e la firma digitale per certificare il documento.
Puoi finalmente dire addio alle innumerevoli ore perse il fine settimana a digitalizzare i verbali o a chiamare i vari tecnici. Tempo che risparmi per te stesso e per la tua vita privata senza dover essere sommerso dal lavoro. Una scelta funzionale, non solo per il tuo portafogli, ma anche per la tua salute!
Archiviazione in Cloud e funzionalità offline
Ma dove finisce il verbale d’intervento appena compilato? Tutto viene salvato nel tuo archivio digitale in Cloud, cosicché sia sempre disponibile ogni volta che tu ne hai bisogno. Poi, nella sezione Reports potrai trovare ogni compilazione catalogata e visualizzata secondo i criteri che preferisci, come il nome del tecnico che ha eseguito l’intervento, la data, il tempo impiegato, il nome del cliente e così via.
Ma se il telefono non prende, che si fa? Situazione più comune di quel che si pensa, specie per chi svolge interventi in zone di montagna o rurali, dove può capitare che non ci sia connessione.
Un problema, questo, che per TDox non esiste: il suo motore è nativo offline, perciò questo gli consente di funzionare senza limitazioni anche senza essere connessi a Internet. Potrai compilare in tutta tranquillità il tuo verbale d’intervento e sincronizzare l’app (basta un clic!) non appena avrai raggiunto un luogo con connessione.
Insomma, nessuna più scusa per non digitalizzarsi e abbandonare definitivamente la carta.
Provalo ora, non rimarrai deluso!
Ancora dubbi sullo scegliere TDox per compilare il verbale d’intervento in digitale? Non preoccuparti se non ti senti ancora sicuro di adottare uno strumento digitale nella tua azienda come TDox, perché hai avuto brutte esperienze o perché è la prima volta che ti approcci a strumenti digitali come questo, perché è presente una versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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