Un registro di manutenzioni è utilissimo per catalogare tutti gli interventi effettuati e utilizzarlo come un vero e proprio storico. Tu lo utilizzi? Ne hai uno cartaceo o uno digitale? Oggi vedremo insieme una soluzione comoda e digitale in grado di snellire il processo di registrazione delle manutenzioni. Scopri con noi come!
Dotarsi di un registro di manutenzioni in azienda si rivela essere una scelta azzeccata, in particolare per ciò che riguarda la tracciabilità degli interventi che vengono svolti. Avere uno storico su cui sono appuntati tutti i lavori svolti offre un’organizzazione chiara e completa, ma soprattutto permette di risalire a un determinato intervento in caso di inconveniente.
Se ci sono stati problemi durante un lavoro di manutenzione, attraverso il registro si può sapere quale tecnico ha svolto l’intervento, in che giorno, presso quale cliente, le problematiche segnalate e così via.
Tutti possono sbagliare, è umano ovviamente, ma ciò che fa la differenza è la modalità in cui si è bravi a reagire e a rispondere all’errore. Ecco perché un registro di manutenzioni ben organizzato e chiaro consente di agire in modo tempestivo e celere, affinché l’inconveniente venga risolto nel miglior modo possibile.
In caso di errore durante un intervento, se la risposta che l’azienda dà è pronta e reattiva, il cliente sarà comunque soddisfatto, perché avrà compreso che l’azienda si è impegnata per andargli incontro e risolvere i suoi problemi.
I problemi della carta
Diventa chiaro, quindi, che affidarsi a un registro di manutenzioni cartaceo non risulti la scelta ideale. Per quale motivo? Eccone alcuni:
- Poca immediatezza. Un registro cartaceo non offre l’immediatezza necessaria nella ricerca delle informazioni che ti interessano. Pensiamo al caso in cui hai bisogno di rintracciare un certo intervento: cercarlo tra decine di fogli risulta macchinoso e porta via molto più tempo di quello che si pensa, specie se si è di fretta.
- Aumenta il rischio errore. All’interno del registro vanno inseriti i rapportini d’intervento relativi ai vari lavori effettuati. Calligrafie poco leggibili o dati raccolti in modo sbagliato in fase di compilazione del rapportino possono rappresentare motivo d’errore quando si va a consultarli.
- Si possono perdere o rovinare. Uno dei rischi più grossi della carta è che i fogli si possono perdere o rovinare. In questi casi, non c’è punto di ritorno, dal momento che non è possibile fare un back up dei dati come avviene con i sistemi di archiviazione digitale.
La soluzione? Il digitale!
Ebbene sì, se la carta non è lo strumento idoneo per tenere un registro di manutenzioni, ecco che viene in soccorso il digitale. Attenzione: con digitale non intendiamo semplicemente trascrivere le informazioni da carta a computer o scannerizzare ogni singolo rapportino sul proprio pc.
Con digitale intendiamo l’adozione di una soluzione che è sì digitale, ma è dedicata all’attività di manutenzione. Un sistema che consenta di raccogliere le informazioni in una modalità più snella, veloce e diretta e che permetta di tenere traccia di questi dati con qualche semplice clic.
Qual è il nome di questa soluzione? Ma è chiaro, TDox!
Rapportini d’intervento digitali
TDox è la piattaforma dedicata per chi lavora e che offre soluzioni specifiche per chi opera nel mondo delle manutenzioni e installazioni. A tal proposito, per ottenere un registro di manutenzioni digitale, il software ti consente di creare dei rapportini d’intervento digitali e di renderli disponibili e compilabili da dispositivo mobile, come smartphone, tablet o palmare.
Per farlo è semplicissimo, ti basta fare come nel video che puoi vedere qui sotto: le funzionalità vengono trascinate in modo visuale e inserite all’interno del modulo che troverai sul tuo telefono una volta terminato. Il processo di creazione è davvero intuitivo, pensato per chi ha meno manualità con l’utilizzo di strumenti digitali.
Le funzionalità inseribili sono tutte specifiche e permettono di sfruttare al meglio le caratteristiche dei dispositivi mobili. Infatti, grazie all’integrazione con la fotocamera è possibile inserire fotografie (per segnalare eventuali guasti o anomalie) o effettuare scansione barcode per agevolare l’inserimento dati. Oppure, si può sfruttare la geolocalizzazione del dispositivo e la firma digitale per certificare il documento.
Una volta terminato, sarà possibile rendere disponibile il rapportino su telefono, cosicché sarai in grado di compilarlo direttamente sul campo, ovunque tu sia (dato che funziona anche offline!).
Il tuo registro di manutenzioni
Benissimo, ma una volta compilato il rapportino, che fine fa? Ecco che grazie all’automazione presente in TDox, viene creato un vero e proprio registro di manutenzioni con le informazioni presenti nei rapportini, la quali vengono inserite automaticamente all’interno della piattaforma.
Difatti, ogni compilazione sarà presente all’interno della sezione Reports, consultabile sia da pc che da smartphone, dove troverai tutti i rapportini d’intervento catalogati e visualizzati secondo l’ordine che preferisci, come la data dell’intervento, il nome del tecnico, il nome del cliente e altro ancora. Tutto per garantire un altissimo livello di personalizzazione e consentirti di accedere alle informazioni in modo rapido e tempestivo.
Non devi preoccuparti di perdere i tuoi documenti o che essi si rovinino, perché sono salvati in Cloud, quindi online, affinché siano disponibili in ogni momento e ovunque tu voglia.
Stop alla carta, stop a faldoni e cartelline in cui conservare tutti i tuoi rapportini: con TDox hai uno strumento dedicato con cui tenere il tuo registro di manutenzioni sempre aggiornato.
Provalo ora!
Che aspetti ad abbandonare la carta definitivamente? Scegli una soluzione specifica come TDox per il tuo lavoro. Non preoccuparti se non ti senti ancora sicuro di adottare uno strumento digitale nella tua azienda come TDox, perché hai avuto brutte esperienze o perché è la prima volta che ti approcci a strumenti digitali come questo, perché è presente una versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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