Per chi si occupa di manutenzioni e installazioni, avere un chiaro e definito piano di manutenzione ordinaria risulta utilissimo per gestire nel modo migliore ogni intervento. Sai che puoi creare un piano di manutenzioni ordinaria in digitale e automatizzato? Scopri con noi come fare.
Una pianificazione precisa e ordinata sta alla base di ogni azienda di manutenzione che si rispetti. Avere un chiaro programma di cosa bisogna fare, dove farlo e quando, è essenziale per poter gestire clienti, interventi e tecnici.
Per effettuare un’ottima programmazione è necessario, dunque, utilizzare strumenti digitali. Se la carta è ormai superata (dato che segnarsi gli interventi su post-it non è proprio il metodo migliore per organizzarsi), ecco che tanti fanno affidamento ad applicazioni come Google Calendar.
Problematica che tantissime aziende ci riportano dall’utilizzo di Google Calendar? Non riescono ad avere un calendario condiviso con tutti i propri tecnici, attraverso il quale riuscirebbero a essere aggiornati su tutti gli interventi da effettuare periodicamente. Questo accade per tante ragioni: difficoltà nell’utilizzo dello strumento, mancanza di un account Google da parte di tutti o perché, semplicemente, lo strumento non è specifico per l’ambito delle manutenzioni e non ti offre la possibilità di scaricare i reports dei rapportini di lavoro.
Serve, quindi, uno strumento dedicato per creare il proprio piano di manutenzione ordinaria, uno strumento che offra specifiche funzionalità per chi opera in questo settore.
Moduli digitali per le manutenzioni
Lo strumento in questione si chiama TDox, che ti permette una pianificazione precisa e puntuale di ogni singola attività. Come funziona TDox?
Andiamo dritti al punto: prima di tutto crei i tuoi rapportini d’intervento che compili dopo aver effettuato un lavoro. Grazie al fatto che non serve scrivere codice, chiunque può farlo, anche chi ha meno manualità con gli strumenti digitali. Tutto viene fatto in modo visivo, le funzionalità sono trascinate e inserite all’interno del modulo in maniera semplicissima, garantendo intuitività e chiarezza a ogni utente.
Dopodiché, potrai rendere questo modulo disponibile e compilabile da dispositivo mobile. Cosa significa? Essenzialmente, che hai il rapportino d’intervento sul tuo telefono o tablet e lo compili direttamente da lì. In questo modo, abbandoni definitivamente la carta e ti affidi esclusivamente a dati digitali.
Compilare da mobile ti consente di sfruttare al massimo le caratteristiche intrinseche del dispositivo; infatti, puoi aggiungere fotografie ai tuoi rapportini (tramite l’integrazione con la fotocamera), inserire la posizione esatta del luogo dell’intervento in automatico (grazie alla geolocalizzazione presente su ogni telefono o tablet) e firmare digitalmente con il dito. Rapido, veloce e preciso.
Compila con qualche clic!
Pianificare al meglio
Ora che abbiamo creato i nostri moduli e ora che sappiamo che possiamo compilarli direttamente sul campo, ovvero dove avviene l’intervento, possiamo occuparci della gestione e pianificazione di ogni lavoro tramite la creazione di un piano di manutenzione ordinaria.
In questo caso è lo strumento Agenda che viene in nostro soccorso: attraverso esso è possibile creare degli “eventi” ovvero degli ordini di lavoro, determinarli entro un certo lasso di tempo (ad esempio impostare che avvenga un certo giorno o, nel caso si sappia che sarà un lavoro più duraturo, un determinato periodo di tempo stabilito) e assegnarli ai vari tecnici.
Loro riceveranno sul loro dispositivo tramite notifica le informazioni riguardanti l’intervento, come il nome del cliente e la data in cui deve avvenire. Inoltre, in allegato troveranno il rapportino d’intervento dedicato che tu hai creato anticipatamente.
Quali sono i vantaggi di una forma di pianificazione di questo tipo? Vediamoli insieme:
- Elimini le perdite di tempo. In questo modo i tecnici non devono passare dall’ufficio obbligatoriamente per ritirare tutta la documentazione necessaria, perché hanno tutto sul proprio dispositivo mobile. Stessa cosa per quanto riguarda la riconsegna dei documenti, dato che utilizzando dati digitali il sistema viene aggiornato in tempo reale e in automatico. Così, dall’ufficio ricevi immediatamente il rapportino d’intervento compilato dal tuo tecnico.
- Dati più precisi e ordinati. Come detto, i rapportini sono digitali e ciò permette di avere dati più precisi, dal momento che il sistema supporta il tecnico nella fase di compilazione avvisandolo in caso di omissioni di un campo o di errore. E poi, non devi nemmeno impazzire dietro rapportini scritti con una calligrafia illeggibile grazie al digitale.
- Elimini le forme di comunicazioni dispersive. Stop a chiamate, messaggi su WhatsApp o mail: non c’è più bisogno di rincorrere i propri tecnici e così si snellisce la comunicazione e la si rende molto più immediata.
Un’automazione che fa la differenza
Il piano di manutenzione ordinaria che crei con TDox è impreziosito dalla componente di automazione presente nella piattaforma. Nello specifico, quando crei un evento, puoi far sì che essa venga ripetuto in modo automatico senza che tu debba crearlo manualmente ogni volta.
Facciamo un esempio per comprendere meglio: la manutenzione di caldaie necessita di essere eseguita periodicamente; perciò, con TDox crei l’evento sullo strumento Agenda, avvisi l’operatore che dovrà eseguirla e, non appena sarà stata eseguita (quindi il tecnico avrà compilato il rapportino), il sistema creerà in automatico la nuova data in cui dovrà essere rieseguita la manutenzione.
E se per caso dovesse esserci un guasto improvviso? Ecco, qui entreremmo nell’ambito della manutenzione straordinaria. Nessun problema anche in questo caso, dal momento che si barrerà la casella “manutenzione straordinaria” sul rapportino e il sistema riaggiornerà la successiva manutenzione ordinaria a partire dalla data in cui è stato eseguito l’intervento straordinario.
Un metodo che semplifica enormemente la gestione, automatizza le attività e rende più facile l’organizzazione di interventi e tecnici.
Scopri di più su TDox!
Creare un piano di manutenzione ordinaria con TDox è semplicissimo e ti permette di fare un salto di qualità nella tua vita lavorativa. Hai informazioni in tempo reale che ti evitano perdite di tempo e ore e ore di straordinari a fine giornata o nel weekend.
Non preoccuparti se non ti senti ancora sicuro di adottare uno strumento digitale nella tua azienda come TDox, perché hai avuto brutte esperienze o perché è la prima volta che ti approcci a strumenti digitali come questo, perché è presente una versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
Clicca il bottone qui sotto e avrai accesso alla piattaforma per sviluppare i tuoi moduli e ricreare i tuoi rapportini fedelmente. Inoltre, avrai in regalo un corso online via mail riguardante la digitalizzazione aziendale, più di 30 moduli d’esempio e oltre 60 video-tutorial. Cosa aspetti? Digitalizza ora la tua azienda!
