Nei nostri articoli parliamo spesso dell’importanza dei dati digitali, ma come mai essi sono così importanti per chi si occupa di manutenzioni, di verifiche periodiche e di installazioni di impianti e macchinari? Quali sono i vantaggi che essi apportano? Scopriamolo insieme!
Se lavori in un’azienda di manutenzione e installazione di impianti o macchinari e credi di poter fare a meno del digitale, beh ti diamo una notizia: ti sbagli di grosso.
Sì, perché l’utilizzo di strumenti digitali, i quali sfruttano a loro volta dati digitali, può veramente semplificarti la vita e rendere il tuo lavoro ancora più semplice. Pensiamo alla questione rapportini di lavoro: questa tipologia di documento va compilato al termine di un intervento ed è essenziale, poiché contiene tutte le informazioni riguardanti il lavoro svolto e che ti serviranno per poi emettere fattura (farti pagare, insomma).
Come avviene, generalmente, il processo di compilazione di questi rapportini? A mano e in forma cartacea, il che comporta tutta una serie di problematiche e scomodità che alla lunga possono far commettere davvero tanti errori.
Nemico pubblico numero uno: la carta
Noi di TDox crediamo fortemente che la carta sia un elemento davvero obsoleto e che, grazie alle nuove tecnologie, possa essere sostituito dall’utilizzo di strumenti digitali dedicati. In particolare, se devi compilare un rapportino di lavoro su carta, ci sono degli svantaggi che sicuramente avrai già notato, come:
- Poca immediatezza e tanta scomodità. Raccogliere dati su carta significa dover fare tutto manualmente, facendo attenzione che i fogli non si rovinino e che i campi siano compilati correttamente (altrimenti diventa complicato trascrivere quei dati su computer o scannerizzare il documento). Inoltre, si tratta di un processo oggettivamente scomodo, dato che significa portarsi dietro cartelline e fogli che devono essere compilati uno ad uno e a mano.
- Necessità di trascrivere tutto in digitale. Oggigiorno ci viene richiesto che i dati siano digitali e la risposta è presto detta: i dati digitali sono di più facile gestione e consultazione; dunque, bisogna trascrivere tutto ciò che raccogliamo a penna sul proprio computer, specie nel caso delle manutenzioni, dove la digitalizzazione del rapportino di lavoro diventa essenziale in termini di fatturazione.
- Difficoltà di archiviazione e consultazione. Quando compili il tuo rapportino devi, poi, archiviarlo nel modo corretto. In genere, esso viene salvato all’interno di qualche cartella condivisa in azienda per il digitale e in cartelline e faldoni per il cartaceo. Un processo dispendioso che, conseguentemente, rende più difficoltosa la consultazione in caso di bisogno. Dobbiamo considerare che non sempre chi consulterà quel documento saremo noi, ma qualcun altro. La problematica di scrivere a penna risiede anche nella difficoltà, per gli altri, di capire cosa ci sia scritto sul documento. Un’eventualità che non va sottovalutata e che rallenta la fase di consultazione.
- Impatto ambientale. Ultimo, ma non per importanza, va considerato l’impatto che spreco di carta ha sull’ambiente. Lo riporta anche un recente report di Adnkronos, secondo cui “ogni dipendente consuma fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. Basti pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti”. Numeri impressionanti che fanno ben capire quanto sia fondamentale, considerata anche la situazione che stiamo vivendo, ridurre al minimo l’utilizzo della carta.
La differenza sta nel digitale
Se la carta non consente di ottenere vantaggi per motivi puramente fisiologici, dettati dalle caratteristiche intrinseche dell’elemento, ciò non si può dire del digitale, il quale è in grado di cambiare completamente l’approccio verso la gestione dei dati che vengono raccolti.
È proprio qui che interviene TDox, la piattaforma che permette di digitalizzare il tuo rapportino di lavoro e di averlo comodo e compilabile direttamente da dispositivo mobile. In pratica, hai tutto su telefono, senza la necessità di dover stampare fogli da portare in giro.
Vediamo che vantaggi puoi ottenere con TDox:
- Il documento non si rovina. Compilare il rapportino di lavoro da telefono, tablet o palmare permette di farlo in maniera più rapida (bastano pochi clic), ma soprattutto evita che il documento si rovini. Infatti, sai bene che lavorare nel mondo delle manutenzioni e delle installazioni comporta essere sul campo e non dietro una scrivania. Capita di essere all’aperto e di essere soggetti alle condizioni climatiche, come pioggia, vento e freddo (specie in inverno). Ecco, una compilazione da app elimina questi problemi e il documento non si rovina e non si perde nemmeno.
- Archiviazione in Cloud. Perché non perdi il documento? Semplice, perché appena compili il rapportino, esso viene automaticamente salvato nel tuo archivio Cloud, dove è conservato ogni rapportino. In questo modo, non devi preoccuparti di riportare in azienda il documento e di farlo trascrivere in digitale dall’ufficio: in pochi clic tutto viene in fatto in maniera automatica e senza errori.
- Sfrutta i vantaggi della compilazione mobile. Permettendoti di compilare il rapportino da mobile, TDox sfrutta anche le caratteristiche intrinseche dei dispositivi mobili. Per esempio, grazie all’integrazione con la fotocamera è possibile inserire fotografie (per segnalare eventuali guasti o anomalie) o effettuare scansione barcode per agevolare l’inserimento dati. Oppure, si può sfruttare la geolocalizzazione del dispositivo e la firma digitale per certificare il documento.
Puoi finalmente dire addio alle innumerevoli ore perse il fine settimana a digitalizzare i rapportini o a chiamare i vari tecnici. Tempo che risparmi per te stesso e per la tua vita privata senza dover essere sommerso dal lavoro. Una scelta funzionale, non solo per il tuo portafogli, ma anche per la tua salute!
Vuoi saperne di più?
Cosa pensi dei vantaggi che i dati digitali ti offrono nell’ambito di manutenzioni e installazioni? Hai notato quanto tempo e denaro puoi risparmiare? TDox è la piattaforma che ti aiuta in questo e se vuoi saperne di più, non ti resta che dare un’occhiata alla versione gratuita, la quale ti dà un’idea di come funziona.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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