Chi si occupa di manutenzione sa bene che al termine dell’intervento va compilato un service report, ovvero un rapportino dove viene messo per iscritto il tipo di lavoro effettuato, quali strumenti sono stati utilizzati, i dati del cliente, le ore di lavoro e così via. Tante aziende di manutenzione e piccoli manutentori compilano questo documento in forma cartacea, ma noi vogliamo mostrarti come crearlo e compilarlo in modo digitale. Seguici!
Se compili service report o rapportini di lavoro a penna, forse ti sei già reso conto di quanto tempo viene perso per svolgere questo processo. Innanzitutto, sia che tu abbia una piccola azienda di manutenzione di impianti (elettrici, termici o altro ancora), sia che tu svolga manutenzioni all’interno della tua azienda, ti serve ovviamente creare un service report che utilizzerai per i tuoi interventi.
In moltissime realtà, piccole o grandi che siano, questi rapportini vengono creati su Excel al computer, stampati e poi compilati a penna sul posto. Qual è il problema di tutto questo? La carta.
Sì, perché utilizzare la carta comporta una serie di problematiche che rallentano enormemente il tuo lavoro, ad esempio:
- Poca immediatezza. La carta non assicura quell’immediatezza necessaria per svolgere le proprie attività in modo rapido e preciso. Se una volta terminato il lavoro, ti tocca fermarti e perdere quei 5/10 minuti a compilare il service report con tutte le informazioni del caso, allora vuol dire che stai perdendo tempo e, nel caso tu sia anche di fretta, il rischio di commettere errori aumenta vertiginosamente.
- Disordine. Collegato al punto precedente: scrivere a penna implica più facilità di sbagliare e quindi cancellature, sbavature e disastri vari che possono essere fatti soprattutto, come dicevamo prima, se si ha poco tempo a disposizione.
- Rischio smarrimento. Si sa, i fogli possono rovinarsi perché magari cadono per terra e si sporcano, oppure perché vengono piegati male o, ancora peggio, possono andare smarriti. Perdere il proprio rapportino di lavoro significa, specie per coloro che lavorano con partita iva, non poter emettere fattura su quel lavoro e quindi non guadagnare nemmeno un euro. Ti va di lavorare gratis?
- Mancanza di dati in tempo reale. Questa è la chiara e naturale conseguenza di utilizzare i fogli per compilare i propri service report. In particolare, nelle aziende in cui ci sono diversi manutentori che svolgono interventi in luoghi diversi, se si usa la carta bisogna aspettare che il tecnico faccia ritorno in sede o che mandi la fotografia del rapportino all’amministrazione che si dovrà occupare dell’archiviazione del documento e della conseguente elaborazione della fattura. I problemi di questo tipo di procedimento sono chiari: dover attendere fino a fine giornata che il tecnico ritorni in ufficio o tentare di decifrare la sua scrittura per poter immettere in forma digitale i dati raccolti.
- Impatto ambientale. È di poco tempo fa il risultato di una ricerca riportato direttamente da Adnkronos, la quale dice “che ogni dipendente consumi fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. Basti pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti”. Un problema sia ambientale, e di enorme attualità, ma anche economico, dato che le risme di fogli non sono gratuite!
Crea il Service Report Digitale con TDox
Ecco allora la soluzione: con TDox sei in grado di creare un service report digitale che puoi compilare direttamente da telefono o tablet, senza più bisogno di stampare alcun documento o di comprare fogli. Vuoi sapere come?
È molto semplice e ti basta iscriverti a TDox (è gratuito) per aver accesso alla piattaforma. Nella sezione “Moduli” potrai crearne uno da zero o modificare quello d’esempio già esistente. L’editor della piattaforma ti apparirà come nella foto sottostante.
Come puoi notare, nella barra in basso trovi diverse funzionalità che puoi aggiungere semplicemente trascinandole sullo smartphone, mentre nella tabella sulla destra, hai la possibilità di rinominarle, impostare che siano obbligatorie (ovvero l’operatore non potrà avanzare nella compilazione se non avrà eseguito quel determinato passaggio) o inserire funzioni avanzate e liste personalizzate (specifiche per il cliente desiderato).
Una volta terminato, potrai rendere disponibile e compilabile il modulo direttamente da dispositivo mobile, come puoi vedere dalle immagini qui sotto.
Quali sono i vantaggi di usare TDox?
Con TDox hai dei vantaggi che puoi ottenere solo se utilizzi questa piattaforma, pensata per digitalizzare i processi. Vediamo insieme questi benefici:
- I dati sono immediati e in tempo reale, dal momento che essendo digitali, basta un clic e l’ufficio riceve immediatamente la documentazione;
- Meno errori, grazie all’aiuto del software che ti segue durante la compilazione del modulo, suggerendo le varie opzioni man mano che si selezionano i vari campi;
- Funzionalità specifiche e dedicate per l’attività che devi svolgere, come la possibilità di scattare fotografie da inserire nel documento per segnalare lo stato di un macchinario o di un impianto, oppure l’anteprima PDF per mostrare un’anteprima al cliente del service report o ancora la firma digitale per accelerare i tempi di compilazione;
- Elimini la carta, ovviamente grazie ai dati digitali, così eviti il consumo di carta guadagnando un doppio vantaggio: risparmi soldi che spenderesti per comprare la carta e allo stesso tempo fai del bene all’ambiente evitando gli sprechi e adottando un approccio più green;
- Lavori anche senza connessione, dal momento che il motore di TDox è nativo offline, cioè puoi lavorare anche quando non c’è connessione dati senza paura di perdere ciò che hai raccolto. Il tecnico compila il documento e non appena il suo dispositivo si riconnette a internet, gli sarà sufficiente sincronizzare l’app con un clic. In questo modo, non c’è più il problema di interventi effettuati dove la connessione è scarsa o assente, perché TDox ti aiuta anche in questo frangente;
- Pianificazione. Grazie all’Agenda, puoi creare dei veri e propri workloads, ovvero carichi di lavoro (leggi la guida qui), da assegnare ai vari tecnici. Così facendo, l’operatore riceverà sul proprio dispositivo gli interventi da eseguire in giornata e tutte le informazioni necessarie saranno disponibili sull’app di TDox;
- Integrazione. Un ulteriore vantaggio è la possibilità di integrare TDox con il sistema di fatturazione “Fatture in Cloud”, molto utile per tutti coloro che lavorano con partita iva e hanno bisogno di emettere fattura. In questo modo, il rapportino compilato viene trasferito facilmente su Fatture in Cloud per semplificare anche questo procedimento;
- Automazione. Infine, c’è da sottolineare l’importanza dell’automazione nella raccolta dati, che offre la possibilità ai tecnici di eseguire questo processo in modo più rapido e di inviare i documenti immediatamente, semplicemente con un clic, dal momento che il sistema creerà una mail automatica con il file in allegato, senza il bisogno di scriverne una nuova ogni volta.
Alta personalizzazione con TDox!
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
Clicca il bottone qui sotto e avrai accesso alla piattaforma per sviluppare i tuoi moduli e ricreare i tuoi rapportini fedelmente. Inoltre, avrai in regalo un corso online via mail riguardante la digitalizzazione aziendale, più di 30 moduli d’esempio e oltre 60 video-tutorial. Cosa aspetti? Digitalizza ora la tua azienda!
