Stufo di ricopiare tutte le volte il certificato di avvenuta manutenzione al computer al fine di registrarlo per emanare fattura? Scopri con noi come creare il tuo certificato digitale e, soprattutto, come compilarlo direttamente da telefono e dire addio, finalmente, alla carta.
Hai mai pensato a quanto tempo perdi per riordinare tutti i tuoi certificati di avvenuta manutenzione, ricopiarli al computer (o scannerizzarli, per chi lo fa alla buona) e inserirli all’interno del gestionale di riferimento per emanare poi fattura?
Affidarsi a certificati o rapportini cartacei comporta tantissime problematiche riguardanti il rischio che questi documenti importantissimi vengano persi o rovinati e, come dicevamo prima, il tempo che bisogna dedicare per digitalizzarli.
Ebbene sì, perché oggigiorno la richiesta di documentazione è sempre più digitale. Il motivo? È presto detto: più semplicità nella gestione di documenti digitali, poiché essi possono essere inviati più rapidamente, senza doversi recare presso un ufficio apposito. Si fa tutto comodamente dal pc, si risparmia tempo e tanto denaro. Ma siamo sicuri che stiamo risparmiando davvero del tempo?
Già, perché se i documenti devono essere digitali, allora come mai li compiliamo in forma cartacea per poi perdere tempo a trascriverli sul computer? Non si farebbe prima a raccoglierli direttamente in digitale?
Certamente, proprio per questo motivo coloro che compilano il certificato di avvenuta manutenzione in digitale è perché conoscono la piattaforma TDox!
Un nuovo modo di compilare i rapportini
TDox è la Super App in cui trovi tutti i tuoi certificati e rapportini d’intervento dedicati a ogni singolo lavoro che devi svolgere. Accedendo da pc, puoi creare il tuo modulo in pochi e semplici passaggi, perché non serve scrivere codice, quindi chiunque può farlo senza avere conoscenze pregresse in ambito programmazione.
Nel video che puoi vedere qui sotto viene mostrata la creazione di un modulo direttamente dall’editor di TDox: come si può notare, il processo è davvero intuitivo, dal momento che le funzionalità presenti nella barra in basso vengono trascinate visivamente all’interno del modulo. Dopodiché, nella tabella a possono essere rinominate, impostate che siano obbligatorie (ovvero l’operatore non potrà avanzare nella compilazione se non avrà eseguito quel determinato passaggio) o è possibile inserire funzioni avanzate e liste personalizzate (specifiche per il cliente desiderato).
Cosa succede una volta terminato? Semplice, viene salvato il modulo e inviato all’app, permettendo in questo modo di renderlo disponibile e compilabile da dispositivo mobile. Così facendo avrai il tuo certificato di avvenuta manutenzione sul telefono e potrai compilarlo con qualche veloce clic, eliminando definitivamente la carta.
Ma i vantaggi di compilare questo tipo di documento da mobile non sono finiti qui, vediamoli insieme:
- Automatizzi l’inserimento dati. Raccogliendo dati da mobile e direttamente in digitale, non devi più perdere tempo a trascrivere manualmente tutto su pc o a scannerizzare ogni documento. Inoltre, bisogna sottolineare che l’automazione è parte integrante di TDox; infatti, se hai l’esigenza di inviare il documento compilato all’ufficio, al tuo cliente o al tuo responsabile, con TDox è possibile impostare che il file venga inviato automaticamente al destinatario che preferisci, così lo riceverà subito via mail, non serve che anche lui sia registrato alla piattaforma.
- Dati in tempo reale. Ovviamente, raccogliendo digitalmente i dati, essi sono immediatamente aggiunti a sistema, così anche i tuoi collaboratori possono visualizzarli al momento, senza attendere che vengano inseriti a mano.
- È più intuitivo e diminuisce il rischio errore. Un altro punto importante riguarda l’immediatezza con cui compili il modulo da telefono. Le schermate sono chiare, in pochi clic hai terminato e non serve nessuna conoscenza approfondita dello strumento, dati che tutti ormai utilizziamo un telefono. Inoltre, grazie alla compilazione automatica, il sistema ti suggerisce le opzioni man mano che avanzi nella compilazione del modulo, avvisandoti in caso di errore od omissione di un campo. Dati più precisi e rischio errore abbassato drasticamente.
- Sfrutta i vantaggi della compilazione mobile. Permettendoti di compilare il certificato di avvenuta manutenzione da mobile, TDox sfrutta anche le caratteristiche intrinseche dei dispositivi mobili. Per esempio, grazie all’integrazione con la fotocamera è possibile inserire fotografie (per segnalare eventuali guasti o anomalie) o effettuare scansione barcode per agevolare l’inserimento dati. Oppure, si può sfruttare la geolocalizzazione del dispositivo e la firma digitale per certificare il documento.
Archivio digitale per i tuoi certificati
Compilato il modulo, non ti rimane che salvarlo, ma dove lo puoi ritrovare? TDox ti offre un archivio in Cloud, ovvero online, cosicché i tuoi moduli siano disponibili in ogni momento. Niente più faldoni e cartelline, niente più documenti salvati in qualche cartella del pc: hai tutto a disposizione nella sezione Reports.
A tal proposito, qui potrai trovare ogni documento catalogato e visualizzato secondo i criteri che tu decidi, come il nome del tecnico che ha eseguito l’intervento, la data, il tempi impiegato e così via.
E poi funziona ovunque!
Tra le caratteristiche che differenziano TDox dagli altri e lo rendono unico, troviamo la sua capacità di funzionare in qualsiasi luogo, anche dove non è presente una connessione a internet, grazie al suo motore nativo offline.
Difatti, la piattaforma è pensata e dedicata per chi svolge manutenzioni e installazioni, che deve spesso recarsi in luoghi diversi, dove può capitare di trovarsi in una zona dove essenzialmente “non c’è campo”, una situazione molto comune nelle aree rurali o di montagna.
In questi casi, si può compilare il proprio certificato di avvenuta manutenzione senza alcun intoppo, il software non subirà alcun rallentamento. Sarà sufficiente sincronizzare l’app (basta un clic!) non appena si sarà raggiunto in cui il proprio dispositivo possa collegarsi a Internet. Insomma, non ci sono proprio più scuse per non digitalizzarsi e affidarsi all’utilizzo di TDox.
Provalo e togliti ogni dubbio!
Ancora dubbi sullo scegliere TDox per compilare il certificato di avvenuta manutenzione in digitale? Non preoccuparti se non ti senti ancora sicuro/a di adottare uno strumento digitale nella tua azienda come TDox, perché hai avuto brutte esperienze o perché è la prima volta che ti approcci a strumenti digitali come questo, perché è presente una versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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