Sapevi che esistono rapportini di lavoro sia di carta che digitali? Oggi andiamo a vedere nello specifico le differenze tra carta vs digitale e comprendiamo meglio quale sia la soluzione migliore per il tuo lavoro. Seguici!
Il rapportino di lavoro è un documento importante nell’ambito della gestione degli interventi di manutenzione, ma quale è meglio utilizzare? Quello in formato cartaceo o quello in formato digitale? Bene, vediamo le principali differenze.
Accessibilità
Quando utilizziamo un rapportino di lavoro digitale, allora sfruttiamo le caratteristiche intrinseche del digitale, che ci consentono di ottenere il documento in maniera molto più facile. A tal proposito, esso può essere accessibile da più persone contemporaneamente, così si è informati in tempo reale del contenuto e dell’avvenuta manutenzione, ed è di più semplice condivisione.
Al contrario, quando ci affidiamo a un rapportino di lavoro cartaceo andiamo incontro a delle difficoltà oggettive: il rapportino cartaceo necessita di essere fisicamente condiviso e copiato, il che comporta una perdita di tempo non indifferente in grado di rallentare il lavoro.
Archiviazione
Passiamo all’aspetto di archiviazione del documento. Se si utilizzano rapportini di lavoro cartacei, questi devono poi essere conservati fisicamente, magari in cartelline o faldoni che occupano spazio all’interno dell’ufficio. Collegato a ciò, c’è anche il problema della consultazione: andare alla ricerca di un rapportino cartaceo in mezzo a tanti documenti non è sicuramente immediato e intuitivo.
Infine, una menzione la merita anche la calligrafia e la difficoltà nel leggere ciò che c’è scritto: non sempre chi andrà a consultare il documento sarà la stessa persona che l’ha compilato, quindi se si trova un rapportino scritto male, allora si dovrà perdere più tempo anche a “decifrare” cosa ci sia scritto.
Tutte queste problematiche non avvengono, invece, quando si ha a che fare con rapportini di lavoro digitali. Archiviarli è semplice tanto quanto ricercarne uno all’interno di una cartella nel proprio computer. Inserisci il nome del rapportino ed ecco che viene fuori in automatico.
Modificabilità
Se devi effettuare delle modifiche a un rapportino cartaceo, l’unica cosa che puoi fare è effettuare gli aggiustamenti a mano e poi stamparlo nuovamente. Un processo che richiede tempo, se non addirittura denaro nel caso in cui ci si affidi ad aziende esterne o a programmi online.
Nel caso del digitale, esistono software come TDox che ti consentono di effettuare modifiche e aggiornamenti al rapportino di lavoro senza nessuna difficoltà, bastano pochi clic e il gioco è fatto. Poi, dato che sfruttano il low-code, ovvero una tecnologia che non si affida a codice, puoi modificare il rapportino a costo zero!
Analisi dei dati
Un altro aspetto riguarda l’analisi dei dati, che possono essere utili per migliorare il proprio lavoro e lavorare in un’ottica di prevenzione, più che di correzione. Ebbene, con un rapportino di lavoro cartaceo il processo di analisi avviene in forma manuale rappresentando, ancora una volta, un’enorme perdita di tempo con conseguente aumento del rischio errore dovuto a distrazione o stanchezza.
In forma digitale questo non succede, dato che estrarre informazioni e statistiche è immediato e basta solo un clic. In TDox, ad esempio, è possibile estrarre tutti i dati in un file Excel e averli ordinati secondo la visualizzazione che si preferisce. Così non perdi nemmeno il tempo a creare una tabella da zero.
Ecologico
Quest’ultimo aspetto è facilmente comprensibile: un documento cartaceo necessita di carta e inchiostro, il che lo sottopone a tutti i rischi possibili della carta. Per esempio, dato che chi svolge manutenzioni deve compilare il rapportino sul campo, quindi proprio nel luogo in cui ha svolto l’intervento, è soggetto alle condizioni climatiche del momento.
Pioggia, vento, neve o semplicemente le basse temperature possono rappresentare un ostacolo per il tecnico che deve compilare il rapportino, ma anche un fattore di rischio che il documento si rovini, costringendolo a rifare tutto da capo (sprecando ulteriore carta). Insomma, una situazione che non avviene quando il rapportino è digitale e compilabile da applicazione, come quelli disponibili su TDox.
Abbiamo un vincitore: il digitale
Considerati gli aspetti che abbiamo confrontato riguardanti rapportino di lavoro cartaceo o digitale, non si può non notare come quello digitale sia vincitore a man bassa.
Il digitale è parte integrante della nostra vita, sia privata che lavorativa, e non possiamo più prescindere da esso. Specie di fronte ai vantaggi che offre e ai benefici che ogni azienda che lavora nell’ambito delle manutenzioni e installazioni di impianti o macchinari può ottenere.
Ecco perché TDox ti offre la possibilità di creare i tuoi rapportini super personalizzati, compilabili da app e con la facoltà di gestirli interamente in digitale. Si tratta di una svolta enorme, che migliore significativamente il modo di lavorare.
Non è un caso che aziende come Abbanoa, Autovie Venete o Rustici abbiano scelto TDox e l’adozione di un sistema interamente digitale per gestire le proprie attività di manutenzione. Tu cosa stai aspettando ancora? Vuoi fare tutto su carta?
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