Noi di TDox ci teniamo molto all’adozione di strumenti digitali che semplifichino le attività dei dipendenti. Il passaggio al digitale è ormai fondamentale ed essenziale per poter competere ad alti livelli con i vari competitors, sia nazionali che internazionali, specie nell’ambito logistico.
Per fare ciò, però, serve scegliere gli strumenti giusti, per questo motivo vogliamo superare la semplice gestione trasporti con Excel e fare un ulteriore passo in avanti.
Quando parliamo di digitalizzazione, non intendiamo solamente sfruttare strumenti digitali, ma ci riferiamo all’automazione e adozione di funzionalità che siano specifiche per l’ambito in cui si opera. In questo caso, Excel è un ottimo strumento, ma è molto generico, perché di base deve soddisfare moltissime richieste.
Per fare un esempio: se voglio creare un modulo dove poter inserire delle fotografie o delle scansioni di codici a barre per rilevare la merce in entrata o in uscita, diventa molto complicato. È necessaria una conoscenza approfondita del programma e delle sue funzionalità avanzate. Tutto questo perché non è un software pensato appositamente per la logistica e, nello specifico, per la gestione trasporti, quindi sei costretto a adattarti.
Se quindi ti occupi della gestione trasporti e della logistica in generale, in TDox puoi trovare un alleato sicuro che offre funzionalità specifiche per questo settore. Curioso di sapere quali? Scoprile con noi!
Una piattaforma digitale e automatizzata
Se occuparsi della gestione trasporti con Excel può risultare controproducente e non corretto, ecco allora che la soluzione TDox arriva in soccorso. Con questa piattaforma sei in grado di creare moduli e applicazioni in modo semplice e veloce, senza scrivere codice, per poi renderli disponibili su dispositivi mobili come smartphone o tablet. Così facendo, elimini definitivamente la carta e incentivi la raccolta dati in mobilità, dal momento che i dati sono tutti digitali, e garantisci informazioni in tempo reale.
A questo devi aggiungerci funzionalità specifiche per la gestione trasporti, come lo strumento Agenda presente in TDox con il quale pianifichi e programmi le spedizioni e le assegni ai vari trasportatori. Infatti, crei dei workloads (carichi di lavoro) in cui inserisci tutte le informazioni necessarie, come il nome del cliente, indirizzo, dettagli sulla merce e così via.
In questo modo, eviti ogni forma di comunicazione dispersiva con i tuoi corrieri, come chiamate o mail, e gli permetti di non passare nemmeno dall’ufficio per raccogliere i documenti, ma di essere pronti per salire sul mezzo ed effettuare le consegne del giorno.
In aggiunta, una volta che il corriere avrà consegnato la merce e compilato il documento, non dovrà fare altro che dare conferma con un clic e il modulo verrà inviato automaticamente tramite mail all’ufficio e/o al cliente, senza dover scrivere una nuova mail da zero ogni volta o senza dover far foto al documento. Grazie all’automazione di questo processo, sei certo di ricevere la documentazione immediatamente e semplifichi le attività del trasportatore.
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Funzionalità specifiche
La particolarità di TDox è di garantire che questi moduli che vengono creati per le consegne sono poi compilabili da telefono, semplificando enormemente la raccolta dati. Ma quali sono queste funzionalità specifiche che TDox permette di inserire e che non avresti con una gestione trasporti con Excel? Vediamole:
- Casella di testo e Raccoglitore Data. Inserisci dei campi di testo dover poter scrivere, ad esempio, il nome dell’operatore che ha consegnato la merce e la data in cui ciò avviene.
- Integrazione con la fotocamera. Scatta fotografie da inserire nei tuoi documenti grazie all’integrazione con la fotocamera del tuo dispositivo. Si tratta di una funzione davvero utile, poiché ti permette di segnalare, ad esempio, merce danneggiata o anomalie. Inoltre, grazie al time stamp, viene registrata anche l’ora esatta in cui la foto viene scattata.
- Checklist di controllo. Una funzionalità utilissima che ti consente di marcare le varie attività svolte, compilando in modo rapido e veloce i tuoi moduli.
- Casella Cliente. Tra le funzionalità da aggiungere è presente anche quella del campo cliente. In questo modo, quando l’operatore compilerà il modulo, gli basterà cliccare sulla casella cliente per trovare tutti i clienti salvati nell’anagrafica del sistema, con nome, indirizzo e tutti i dati necessari, senza bisogno di trascrivere a mano il tutto.
- Rilevazione GPS. Con le coordinate GPS trasmesse dal dispositivo dell’operatore, si è in grado di conoscere in tempo reale la sua esatta posizione. Un’implementazione molto valida che permette di gestire al meglio i propri trasportatori, proprio come è successo all’azienda Lindbergh SPA, che si è affidata a TDox (clicca qui per leggere l’articolo).
- Liste. Inserisci delle liste personalizzate create in precedenza, specifiche per il cliente a cui l’operatore deve consegnare i colli. Ad esempio, se devi consegnare componenti di macchinari a un cliente, nella lista saranno presenti tutti i nomi dei componenti per rendere più immediata la consegna e la compilazione del modulo.
- Firma digitale. Attraverso la firma digitale si certificano le varie prove di consegna senza più l’inconveniente di essersi dimenticati la penna.
- Anteprima PDF. Un semplice strumento che consente di mostrare l’anteprima del documento al cliente prima che lo firmi, cosicché sia consapevole di cosa andrà a firmare.
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E se lo smartphone non prende?
Lavorare con strumenti digitali potrebbe far sorgere qualche dubbio ai più scettici (assurdo, considerata l’epoca e il livello di digitalizzazione presente nelle nostre vite, ma succede anche questo) e quindi la domanda che gli potrebbe sorgere sarebbe: “E se lo smartphone non prende, come fa il corriere a compilare il modulo? Così non ho i dati e devo affidarmi alla carta nuovamente”.
Sbagliato!! Con TDox questo problema non esiste più, a riprova di quanto il digitale sia essenziale e fondamentale e di quanto TDox ci tenga a eliminare una volta per tutte il fattore cartaceo. Come funziona? Semplice, il motore della piattaforma è nativo offline, ovvero puoi lavorare sull’applicazione e compilare tutti i moduli anche quando non c’è connessione, come in certi luoghi di montagna o in campagna. L’app funziona tranquillamente e senza problemi.
Appena il corriere raggiungerà un luogo dove è presente la connessione a internet (si presuppone che non rimarrà in quel luogo senza internet in eterno) gli sarà sufficiente sincronizzare l’app con un clic per aggiornare il sistema e trasmettere le informazioni raccolte. Non ci sono scuse che tengano per non adottare TDox, perché anche una funzionalità come questa si sposa perfettamente con chi lavora in ambito logistico.
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