Chi si sposta per lavoro non sempre ha a disposizione dei mezzi aziendali: spesso deve utilizzare la propria vettura per le trasferte e richiedere a fine mese all’azienda un rimborso chilometrico.
Si tratta di un indennizzo che l’impresa deve restituire al dipendente per i costi legati all’utilizzo dell’auto, ma non sempre è facile rilevare e gestire i rimborsi chilometrici: ecco, allora, alcune indicazioni utili.
Come calcolare i rimborsi chilometrici
Per calcolare il rimborso chilometrico al dipendente, che ha effettuato degli spostamenti per lavoro con la propria autovettura, si utilizzano delle tariffe chilometriche prestabilite che vanno moltiplicate per i chilometri percorsi.
Tali tariffe possono essere fissate in accordo con il lavoratore, ma nella maggior parte dei casi puoi fare riferimento a quelle Aci, che considerano con precisione il modello di auto utilizzato e il costo che tale mezzo prevede.
In qualità di titolare puoi anche decidere di riconoscere al dipendente i costi annui non proporzionali alla percorrenza, ovvero tutte le spese che in ogni caso il proprietario dell’auto deve sostenere, come ad esempio:
– quota di interessi sul capitale d’acquisto;
– tassa automobilistica;
– assicurazione Rca.
Solitamente si opta per pagare al dipendente solo i costi legati alla percorrenza, perché il procedimento di ripartizione dei costi tra uso aziendale/privato richiede molto tempo e non è mai preciso.
Come compilare i rimborsi chilometrici
Ecco quali sono le informazioni necessarie che devono comparire nel modulo di rimborso chilometrico:
- data;
- itinerario da/a;
- motivazione della trasferta;
- km percorsi.
In molte aziende si utilizzano i moduli cartacei per raccogliere questi dati. Tuttavia, così facendo, sorgono spesso diverse problematiche: i dipendenti consegnano in ritardo i moduli o li perdono, dimenticano i dettagli della trasferta o compiono degli errori nella compilazione.
Inoltre, ci possono essere degli errori di trascrizione nel passaggio dal modulo di carta compilato dal dipendente al gestionale utilizzato dall’amministrazione.
Tutto questo è risolvibile utilizzando degli strumenti più intelligenti e pratici come ad esempio delle app, che sostituiscono i moduli cartacei con quelli digitali e guidano i collaboratori nella compilazione, che diventa molto più facile e veloce.
Utilizzando queste app, compilare i moduli di rimborso chilometrico è molto più immediato: attraverso lo smartphone, le informazioni sono subito registrate in digitale e non vanno smarrite, mentre la comunicazione con l’amministrazione procede rapida e senza errori.
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