Utilizzare il digitale per gestire le operazioni che riguardano il recupero eccedenze alimentari offre vantaggi fondamentali in termini di miglior gestione delle attività che devono essere svolte. Vediamo nello specifico come.
L’attività di recupero eccedenze alimentari viene svolta da associazioni, a volte no-profit, che si occupano di recuperare cibo in eccesso da donatori della filiera agroalimentare, per esempio, da industrie alimentari, da grandi distributori o dai centri di cottura, ovvero quei luoghi dove sono controllati, registrati e immagazzinati i prodotti alimentari che vengono poi puliti e preparati per essere spediti nelle mense e altri centri di distribuzione dove sarà terminata la loro preparazione finale affinché possano essere serviti.
Tra le associazioni più famose in Italia troviamo Banco Alimentare, che si occupa proprio di questo attraverso una fitta rete di dipendenti e volontari che lavorano per recuperare questi alimenti e distribuirli, poi, a strutture caritative o a persone bisognose che si rivolgono all’associazione.
Tutto questo lavoro di raccolta e distribuzione preclude una grossa organizzazione dal punto di vista logistico, sia per quanto riguarda il trasporto del cibo da una struttura a un’altra, sia per ciò che concerne la creazione e compilazioni di documenti, come DDT (documento di trasporto), che devono essere consegnati al momento dello scarico della merce.
Per gestire questa moltitudine di processi e attività, la soluzione migliore è quella di adottare il digitale, che può rappresentare un vero alleato in questo frangente. Molto più di quello che potrebbe fare la carta, limitata, come ben sappiamo, dalle sue caratteristiche oggettive: i fogli si possono rovinare o andare persi; le informazioni che vengono tramesse non sono in tempo reale; assenza di un controllo capillare di ogni trasporto.
La soluzione digitale si chiama TDox!
Nell’ambito del recupero eccedenze alimentari, un vero alleato che semplifica l’organizzazione di ogni operazione è proprio TDox, ovvero la piattaforma dedicata con cui è possibile creare dei moduli digitali compilabili da smartphone sui quali raccogli dati e informazioni (come compilare un DDT) che ricevi in maniera automatica e immediata.
Tutto ciò garantisce un monitoraggio completo e in tempo reale di ogni attività. Vediamo come la piattaforma aiuta concretamente la gestione delle operazioni e la trasmissione dei dati.
Tracciabilità e automazione
Le associazioni che si occupano di recupero eccedenze alimentari necessitano di tracciare le consegne e di rilasciare un DDT alle strutture a cui sono destinati gli alimenti. Questa operazione con TDox viene resa davvero semplice e intuitiva, poiché hai la possibilità di creare il tuo DDT personale e specifico (grazie all’alta personalizzazione della piattaforma) e di renderlo compilabile da dispositivo mobile, così l’autista non dovrà fare altro che prendere il suo telefono, aprire il modulo e compilarlo (leggi qui per scoprire come creare un DDT con TDox).
Una volta effettuata questa operazione, i dati sono automaticamente inseriti a sistema, così chi lavora in amministrazione riceve in tempo reale le informazioni. Questo si traduce in un vantaggio importantissimo, perché consente di organizzare al meglio ogni consegna sapendo esattamente lo stato dei vari trasportatori.
Pianifica e organizza
A seconda dei casi, può essere che il cibo recuperato debba essere consegnato in giornata (e qui torna utile la tracciabilità delle consegne), oppure che venga conservato in un magazzino e distribuito entro una certa data (generalmente in una – due settimane).
Nel secondo caso diventa essenziale la pianificazione delle consegne. Anche in questa situazione, TDox si rivela essere un alleato prezioso, perché offre uno strumento specifico dedicato alla programmazione delle attività, ovvero l’Agenda.
Attraverso l’Agenda è possibile creare un evento, nello specifico un ordine di consegna, e segnarlo sul calendario. In base alle proprie preferenze, si può assegnare la consegna a un determinato dipendente/volontario, il quale riceverà automaticamente sul suo dispositivo una notifica, che lo avviserà della consegna in programma per il giorno stabilito. Oltre all’avviso, sarà presente in allegato il modulo del DDT che dovrà compilare una volta effettuato il trasporto, così non dovrà nemmeno passare dall’ufficio per ritirare il documento.
Cosa significa tutto questo? Molto semplice, che l’organizzazione viene snellita enormemente e resa ancora più rapida e immediata. Inoltre, anche la comunicazione con i vari autisti è resa più chiara e meno dispersiva, così si ottengono dati chiari e precisi, senza affidarsi ogni volta a chiamate, mail o messaggi su WhatsApp.
Sfrutta le funzionalità dei dispositivi mobili
Rimanendo in tema di tracciabilità e nel caso in cui il cibo debba essere conservato per programmare una consegna successiva, le associazioni che si occupano di recupero eccedenze alimentari necessitano di tracciare gli alimenti stessi.
Come lo fanno? Tramite i barcode o codici a barre, i quali sono identificativi del singolo alimento. Qui TDox offre una funzionalità unica, perché sfrutta al massimo le caratteristiche intrinseche dei dispositivi mobili.
Infatti, mediante l’integrazione con la fotocamera del telefono, del tablet o del palmare è possibile (oltre a scattare foto da aggiungere ai vari DDT in caso di danni o anomalie) effettuare la lettura barcode. Basta inquadrare il codice a barre per risalire velocemente alle informazioni del prodotto e inserire i dati sul proprio dispositivo senza doverlo fare manualmente.
Al dispositivo si possono anche implementare strumenti più dedicati, e più economici dei vari dispositivi industriali, per leggere i barcode che è possibile trovare in questo articolo dedicato.
Ovviamente, non possiamo non sottolineare anche le altre caratteristiche dei dispositivi mobili che possono essere sfruttate, come la geolocalizzazione (per aggiungere la posizione esatta della consegna senza doverlo fare manualmente) e la possibilità di firmare i documenti semplicemente con il dito.
Gestisci tutte le compilazioni
Una domanda che potrebbe sorgere spontanea è: “Ma dove finiscono tutte le compilazioni degli autisti?” Nessuna paura, nessun documento viene disperso nei meandri di internet, ma tutto è salvato in Cloud, quindi online, affinché sia disponibile per la consultazione ogni volta che lo si desidera.
Nella sezione Reports potrai visualizzare ogni compilazione effettuata e catalogarla secondo l’ordine che desideri, come la data, il nome dell’autista, l’ente che ha ricevuto la consegna e così via.
Infine, se l’associazione lavora con il comune in cui opera, potrebbe essere richiesto un riepilogo di ogni consegna effettuata durante il mese. Basterà effettuare un’estrazione Excel per avere un documento contenente tutte le informazioni necessarie, pronto per essere girato al destinatario. Semplice, veloce e sicuro.
Prova TDox e scopri il digitale
Che aspetti allora? Scopri il digitale con TDox e tutti i vantaggi che esso ha da offrire. Approfitta della versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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