La prova di avvenuta consegna, in inglese proof of delivery (POD), è un documento che certifica l’avvenuta ricezione della merce da parte del destinatario. Sapevi che questo documento, il quale va compilato al momento della consegna, può essere digitalizzato? Scopri con noi come!
Ottenere dati in tempo reale è un vantaggio per qualsiasi tipo di azienda, perché consente di monitorare continuamente lo stato di processi e attività. Nel mondo della logistica questo vale ancora di più, specie per quanto riguarda l’ambito delle consegne.
Sapere immediatamente che della merce è stata consegnata permette di gestire al meglio ogni trasporto, dato che non serve aspettare la chiamata dell’autista o il suo ritorno in ufficio con la prova di avvenuta consegna compilata. Questo beneficio, però, non può essere ottenuto se il POD, il quale assicura che il trasporto sia andato a buon fine e che rappresenta anche una prova sicura in caso di contenzioso, è in forma cartacea.
La necessità di ottenere dati in tempo reale è sempre più impellente per ogni azienda.
Ovviamente, ciò dipende dalla struttura “analogica” della carta: se l’autista compila la prova di avvenuta consegna, come fa in maniera automatica a trasmetterla al proprio ufficio? La soluzione è tornare in ufficio, il che richiede tempo, oppure, come accade in molte aziende, scattare una foto al documento e inviarla all’addetto in amministrazione via WhatsApp. Non proprio una soluzione semplice e diretta.
E allora cosa fare? Serve convertire la prova di avvenuta consegna in formato digitale e renderla compilabile direttamente da dispositivo mobile (come smartphone, tablet, palmare ecc.) per consentire ai propri autisti di trasmettere le informazioni raccolte in maniera più semplice e, soprattutto, in tempo reale.
Chi ti aiuta in questo? Chiaramente TDox! Vediamo come.
Crea in un batter d’occhio
Così come i dati vengono inviati in modo veloce e istantaneo, allo stesso modo la fase di creazione del documento di prova di avvenuta consegna avviene in tempi brevissimi. Abbandona software troppo generici come Word o Excel (ottimi, ma non specifici per la logistica) e moduli campione presenti su internet: accedi a TDox, registrati gratuitamente ed entra nella sezione Moduli.
Grazie alla tecnologia Low-Code creare un modulo non è mai stato così semplice, perché tutti possono farlo!
Da qui, potrai dedicarti al processo di creazione del documento in maniera super semplice, dal momento che tutto avviene fatto visivamente, trascinando le funzionalità che più ti interessano all’interno del modulo. Questo garantisce a chiunque di poterlo fare, grazie a un’interfaccia chiara e pulita. Dai un’occhiata al video qui sotto per farti un’idea sulla facilità con cui viene creato un modulo digitale.
Sfrutta la compilazione da app
Dopo aver creato il tuo modulo di prova di avvenuta consegna, ecco la svolta: puoi renderlo disponibile e compilabile direttamente da dispositivo mobile, con tutti i vantaggi che questo comporta, come:
- Automatizzi l’inserimento dati. Raccogliendo dati da mobile e direttamente in digitale, non devi più perdere tempo ad aspettare il ritorno dell’autista, poiché i dati sono inseriti automaticamente a sistema. Inoltre, bisogna sottolineare che l’automazione è parte integrante della piattaforma; infatti, con TDox è possibile impostare che il file venga inviato automaticamente al destinatario che preferisci (al tuo ufficio o al tuo cliente, per esempio), così lo riceverà subito via mail, non serve che anche lui sia registrato alla piattaforma.
- È più intuitivo e diminuisci il rischio errore. Un altro punto importante riguarda l’immediatezza con cui compili il modulo da telefono. Le schermate sono chiare, in pochi clic hai terminato e non serve nessuna conoscenza approfondita dello strumento, dato che tutti oramai utilizziamo un telefono. Inoltre, grazie alla compilazione automatica, il sistema ti suggerisce le opzioni man mano che avanzi nella compilazione del bollettino, avvisandoti in caso di errore od omissione di un campo. Dati più precisi e rischio errore abbassato drasticamente.
- Sfrutti i vantaggi della compilazione da mobile. Permettendoti di compilare moduli come la prova di avvenuta consegna direttamente da mobile, TDox sfrutta le caratteristiche intrinseche dei dispositivi mobili. È il caso dell’integrazione con la fotocamera, che consente di inserire fotografie al modulo o di leggere i codici a barre dei colli. Oltre a questa, è presente anche la geolocalizzazione già presente nel dispositivo (per inserire in maniera automatica i dati) e la firma digitale per certificare il documento semplicemente con un dito.
Semplifica la comunicazione
Tra i benefici di utilizzare la prova di avvenuta consegna in digitale c’è quello di poter semplificare in maniera significativa la comunicazione con i propri autisti e l’organizzazione delle singole consegne.
L’automazione gioca un ruolo fondamentale, poiché libera le persone da compiti ripetitivi e fa risparmiare davvero tanto tempo.
Tutto parte dall’utilizzo dello strumento Agenda presente in TDox, con il quale puoi pianificare i trasporti in modo ancora più intuitivo. Crei un “evento”, ovvero un ordine di consegna, e lo collochi nel periodo di tempo desiderato. Dopodiché, assegni quella determinata consegna a uno degli autisti, il quale riceve automaticamente sul proprio dispositivo tutte le informazioni legate alla consegna, compresi i moduli in allegato (come la prova di avvenuta consegna) che dovrà compilare una volta arrivato a destinazione.
Questa modalità rende la comunicazione con i vari autisti ancora più diretta e meno dispersiva, perché non sei costretto a passare da canali come messaggi su WhatsApp, mail o chiamate al cellulare. L’autista non deve nemmeno passare dall’ufficio, ma riceve tutto in automatico sul proprio telefono. Quando avrà compilato il documento e la consegna sarà effettuata, l’evento si chiuderà da solo e sarà segnato come “completato”.
Un archivio a portata di clic
Ma dove finiscono tutte le compilazioni effettuate dagli autisti? Ogni prova di avvenuta consegna viene salvata nell’archivio Cloud di TDox, ovvero online, cosicché sia disponibile e consultabile ogni volta che ne hai bisogno. Tutto in digitale e niente più faldoni, cartelline o cartelle sul pc in cui archiviare file su file.
Dalla sezione Reports, poi, potrai visualizzare tutti i moduli e ordinarli secondo le tue preferenze, come la data in cui è stato compilato, l’autista in carico, la tipologia di merce consegnata, il cliente che l’ha ricevuta e così via. Un modo ancora più immediato per gestire tutti questi dati che ricevi giornalmente e sfruttarli a tuo vantaggio.
Scopri TDox!
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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