Oggi ti parliamo di una soluzione tutta digitale per compilare una nota di consegna: stiamo parlando di TDox, la piattaforma che ti consente di avere questa tipologia di documenti direttamente sul tuo telefono. Scopri di più con noi!
Hai mai notato quanto sia ingombrante un documento cartaceo e quanto tempo faccia perdere? Rischi sempre che possa rovinarsi o che vada perso, senza contare che, una volta compilato, devi trascriverlo in digitale in forme e maniere che variano: c’è chi lo trascrive a mano, copiandolo passo dopo passo, e c’è chi scannerizza direttamente il singolo documento.
Sì, perché oggigiorno l’esigenza di informazioni, dati e documenti è puramente digitale e questo perché sono più facili da gestire e comunicare. Nonostante ciò, in tantissime aziende la raccolta di queste informazioni avviene ancora sotto forma cartacea, la quale si porta dietro tutte le complicazioni e macchinosità che l’elemento carta possiede. La compilazione di una nota di consegna rientra proprio all’interno di questo insieme, ovvero la raccolta dati in forma cartacea che poi necessita di essere digitalizzata.
Quale soluzione, dunque? La risposta è TDox, la piattaforma dedicata alla digitalizzazione e automatizzazione dei processi con la quale raccogliere dati in digitale, abbandonando definitivamente la carta. Scopriamo come funziona!
Crea e compila facilmente
Il primo passo da fare è registrarsi a TDox (è gratuito) e accedere all’aerea Moduli. Da qui, potrai creare la tua nota di consegna personale in modo facile e veloce. Nessuna conoscenza del software richiesta e nessuna necessità di inserire codici o altro: l’editor di creazione moduli di TDox è pensato per essere accessibile e utilizzabile da chiunque, anche da coloro che hanno meno conoscenze informatiche. A tal proposito, le funzionalità specifiche della piattaforma vengono inserite in modo visuale, trascinandole all’interno del modulo.
E poi? Poi, il documento viene reso accessibile e compilabile da dispositivo mobile, così lo puoi ottenere sul tuo telefono, tablet, palmare e così via. Una soluzione che cambia tutto e che consente di eliminare la carta in favore di una soluzione tutta digitale. Se ci pensi, è un vantaggio enorme per chi lavora all’esterno: parlavamo di come la carta possa rovinarsi, beh se ci pensi, un documento cartaceo può cadere al suolo e rovinarsi, oppure bagnarsi in caso di pioggia. Insomma, una nota di consegna compilabile da telefono si dimostra essere molto più comoda di una cartacea.
Automazione continua
Ma il vantaggio non risiede solamente nel fatto di evitare che la nota di consegna si rovini. TDox sfrutta al massimo l’automazione, cosicché quando hai compilato il documento, esso venga inviato in maniera automatica (a seconda delle tue preferenze e necessità) al cliente e/o al tuo ufficio.
Cosa garantisce questo? Un risparmio di tempo enorme, perché permette all’autista di non dover far ritorno obbligatorio all’ufficio con il documento compilato o costringerlo a scattare una foto della nota di consegna da mandare via WhatsApp alla propria azienda (succede spesso e non è per nulla comodo, oltre ad aumentare la possibilità di commettere errori).
Ma l’automazione non si ferma qui, perché TDox consente anche una pianificazione delle consegne in maniera automatica. Infatti, tramite lo strumento Agenda si può programmare tutte le consegne da effettuare in un certo lasso di tempo che decidi tu. Dopodiché, mandi una notifica ai tuoi autisti, i quali sono automaticamente informati della consegna e ricevono in allegato anche il documento digitale che dovranno andare a compilare una volta consegnata la merce.
Tutto ciò rende la gestione delle attività più semplice e snellisce enormemente la comunicazione, perché ti evita di affidarti a metodi dispersivi e confusionari come mail, messaggi sul telefono o chiamate.
Tempo reale e archivio digitale
Ovviamente se la nota di consegna viene compilata in forma digitale, allora le informazioni che riceviamo sono in tempo reale. Questo permette all’amministrazione di lavorare con più calma e di non essere costretta a fare continui straordinari per aspettare il documento da parte dell’autista di turno. Le informazioni sono immediatamente registrate a sistema e sono anche più precise, dato che è lo stesso TDox a supportare la compilazione del documento avvisando l’autista in caso di errore o di omissione di un campo.
E poi accedi a un archivio totalmente digitale, dove ogni compilazione viene salvata in Cloud, ovvero online, permettendoti di accedere a ogni documento quando vuoi e dove vuoi. Niente faldoni, cartelline o cartelle sul proprio pc: dalla sezione Reports presente sulla piattaforma avrai accesso a tutte le compilazioni effettuate e potrai visualizzarle secondo l’ordine che preferisci, come la data, il cliente a cui è stata consegnata la merce, il nome dell’operatore che ha effettuato la consegne ecc.
Nativo offline
Infine, non possiamo non sottolineare una delle caratteristiche peculiari di TDox: il suo motore nativo offline. Questo consente alla piattaforma di funzionare ovunque, anche nelle zone in cui non è presente una connessione a internet. Una situazione che può capitare, specie se la consegna deve essere effettuata in aeree di montagna o in certe zone di campagna.
Grazie a TDox il problema non si pone, perché l’autista compilerà senza intoppi la nota di consegna e una volta che avrà raggiunto un luogo in cui “il telefono prende”, non dovrà fare altro che sincronizzare l’app con un clic per aggiornare immediatamente il sistema. Semplice, sicuro e veloce.
Cosa aspetti? Provalo!
Tanti sono i benefici che puoi ottenere adottando una nota di consegna digitale, quindi cosa aspetti a provare TDox? Approfitta della versione gratuita utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
Clicca il bottone qui sotto e avrai accesso alla piattaforma per sviluppare i tuoi moduli e ricreare i tuoi rapportini fedelmente. Inoltre, avrai in regalo un corso online via mail riguardante la digitalizzazione aziendale, più di 30 moduli d’esempio e oltre 60 video-tutorial. Cosa aspetti? Digitalizza ora la tua azienda!
