Dove conservi i tuoi DDT in azienda? Ti prego, non dirci che tieni tutto all’interno di cartelline e faldoni. Ascolta noi di TDox: oggi ti parliamo di una soluzione che mira alla conservazione digitale dei documenti di trasporto. Scoprila con noi!
Quando parliamo dell’archiviazione e conservazione dei documenti di trasporto ci sono, generalmente, due modalità con cui le aziende se ne occupano: li conservano all’interno di faldoni e cartelline, per la forma cartacea, oppure all’interno di gestionali dedicati, per la forma digitale.
Quali sono le problematiche di queste modalità? Vediamole insieme:
- Scarsa immediatezza in fase di consultazione. Conservare i propri DDT all’interno di faldoni nel proprio ufficio non rappresenta una soluzione intuitiva quando si dovrà andare a consultarli. Bisognerà dedicare del tempo nella ricerca del documento, un tempo che, se sommato con tutte le volte che quest’operazione viene eseguita, può arrivare addirittura a ore.
- Perdita di tempo per l’inserimento dati manuale. Quando ricevi i DDT dagli autisti una volta rientrati in ufficio (o quando ti inviano la foto del documento via WhatsApp, purtroppo succede anche questo) sei costretto a dedicare del tempo per inserire quelle informazioni al computer. Un’operazione monotona e ripetitiva di cui faresti volentieri a meno, lo sappiamo.
- Rischio errore elevato. Ovviamente, se devi inserire tutto manualmente, il rischio di commettere un errore si alza considerevolmente, specie se quest’attività viene svolta a fine giornata, quando si è più stanchi. Oltretutto, va considerato anche che serve “tradurre” ciò che l’autista ha scritto, poiché spesso i clienti ci riportano di avere a che fare con calligrafie difficilmente comprensibili. E via con altro tempo perso!
Insomma, la conservazione di questi documenti può essere gestita in modo migliore, evitando gli sprechi di tempo, ma come? Molto semplice, affidandosi a TDox!
Automatizza l’inserimento dati
Perché la conservazione digitale dei documenti di trasporto dovrebbe essere fatta con TDox? Te lo spieghiamo subito: innanzitutto, la piattaforma ti consente di creare i tuoi personali DDT in modo semplice e veloce, con qualche rapido passaggio (dai un’occhiata qui su come creare un DDT con TDox).
Tutto qua? No, perché adesso arriva la vera bomba che solo TDox ti può offrire: ti permette di rendere il DDT che ti sei creato disponibile e compilabile direttamente da qualsiasi dispositivo mobile. In pratica, l’autista consegna la merce, prende il telefono e apre l’app di TDox. Qui troverà il DDT che compilerà e farà firmare al cliente.
Una volta terminato, ecco che scatta l’automazione. Viene generato il documento in file PDF e inviato automaticamente al cliente e all’ufficio, così tu lo ricevi in tempo reale senza doverti preoccupare di doverlo trascrivere a mano. Una comodità senza precedenti che ti libera finalmente dalla macchinosità della carta.
Archiviazione in Cloud
Se i documenti di trasporto non sono più cartacei, dove vanno a finire? Come posso tenerne una copia? Nessun problema, perché una delle particolarità di TDox riguarda l’archiviazione in Cloud, ovvero la possibilità di salvare tutti i propri DDT online, cosicché siano accessibili ogni volta che ce n’è bisogno.
È sufficiente accedere alla sezione Reports da app mobile o da pc per poter visualizzare ogni documento e ordinarli secondo l’ordine che più si preferisce, come il nome dell’autista che l’ha compilato, la data, il nome del cliente, la merce trasportata e così via.
La conservazione digitale dei documenti di trasporto è davvero più agevole e immediata con TDox, grazie a funzionalità dedicate che ti consentono di accedere a ogni informazione in modo intuitivo e rapido. Stop alle perdite di tempo e stop alla ricerca spasmodica di quel DDT che non ricordi dove avevi messo: con TDox hai tutto a portata di clic!
Prova ora TDox ora!
Non ti resta altro da fare che provare ora TDox! Approfitta della versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
Clicca il bottone qui sotto e avrai accesso alla piattaforma per sviluppare i tuoi moduli e ricreare i tuoi rapportini fedelmente. Inoltre, avrai in regalo un corso online via mail riguardante la digitalizzazione aziendale, più di 30 moduli d’esempio e oltre 60 video-tutorial. Cosa aspetti? Digitalizza ora la tua azienda!
