CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI DI TRASPORTO – UNA SOLUZIONE COMODA ED EFFICACE

Dove conservi i tuoi DDT in azienda? Ti prego, non dirci che tieni tutto all’interno di cartelline e faldoni. Ascolta noi di TDox: oggi ti parliamo di una soluzione che mira alla conservazione digitale dei documenti di trasporto. Scoprila con noi!



Quando parliamo dell’archiviazione e conservazione dei documenti di trasporto ci sono, generalmente, due modalità con cui le aziende se ne occupano: li conservano all’interno di faldoni e cartelline, per la forma cartacea, oppure all’interno di gestionali dedicati, per la forma digitale.

Quali sono le problematiche di queste modalità? Vediamole insieme:

  • Scarsa immediatezza in fase di consultazione. Conservare i propri DDT all’interno di faldoni nel proprio ufficio non rappresenta una soluzione intuitiva quando si dovrà andare a consultarli. Bisognerà dedicare del tempo nella ricerca del documento, un tempo che, se sommato con tutte le volte che quest’operazione viene eseguita, può arrivare addirittura a ore.
  • Perdita di tempo per l’inserimento dati manuale. Quando ricevi i DDT dagli autisti una volta rientrati in ufficio (o quando ti inviano la foto del documento via WhatsApp, purtroppo succede anche questo) sei costretto a dedicare del tempo per inserire quelle informazioni al computer. Un’operazione monotona e ripetitiva di cui faresti volentieri a meno, lo sappiamo.
  • Rischio errore elevato. Ovviamente, se devi inserire tutto manualmente, il rischio di commettere un errore si alza considerevolmente, specie se quest’attività viene svolta a fine giornata, quando si è più stanchi. Oltretutto, va considerato anche che serve “tradurre” ciò che l’autista ha scritto, poiché spesso i clienti ci riportano di avere a che fare con calligrafie difficilmente comprensibili. E via con altro tempo perso!

Insomma, la conservazione di questi documenti può essere gestita in modo migliore, evitando gli sprechi di tempo, ma come? Molto semplice, affidandosi a TDox!

Automatizza l’inserimento dati

Perché la conservazione digitale dei documenti di trasporto dovrebbe essere fatta con TDox? Te lo spieghiamo subito: innanzitutto, la piattaforma ti consente di creare i tuoi personali DDT in modo semplice e veloce, con qualche rapido passaggio (dai un’occhiata qui su come creare un DDT con TDox).

Tutto qua? No, perché adesso arriva la vera bomba che solo TDox ti può offrire: ti permette di rendere il DDT che ti sei creato disponibile e compilabile direttamente da qualsiasi dispositivo mobile. In pratica, l’autista consegna la merce, prende il telefono e apre l’app di TDox. Qui troverà il DDT che compilerà e farà firmare al cliente.

Una volta terminato, ecco che scatta l’automazione. Viene generato il documento in file PDF e inviato automaticamente al cliente e all’ufficio, così tu lo ricevi in tempo reale senza doverti preoccupare di doverlo trascrivere a mano. Una comodità senza precedenti che ti libera finalmente dalla macchinosità della carta.

Archiviazione in Cloud

Se i documenti di trasporto non sono più cartacei, dove vanno a finire? Come posso tenerne una copia? Nessun problema, perché una delle particolarità di TDox riguarda l’archiviazione in Cloud, ovvero la possibilità di salvare tutti i propri DDT online, cosicché siano accessibili ogni volta che ce n’è bisogno.

È sufficiente accedere alla sezione Reports da app mobile o da pc per poter visualizzare ogni documento e ordinarli secondo l’ordine che più si preferisce, come il nome dell’autista che l’ha compilato, la data, il nome del cliente, la merce trasportata e così via.

La conservazione digitale dei documenti di trasporto è davvero più agevole e immediata con TDox, grazie a funzionalità dedicate che ti consentono di accedere a ogni informazione in modo intuitivo e rapido. Stop alle perdite di tempo e stop alla ricerca spasmodica di quel DDT che non ricordi dove avevi messo: con TDox hai tutto a portata di clic!



Prova ora TDox ora!

Non ti resta altro da fare che provare ora TDox! Approfitta della versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma. Se avrai problemi, ci sarà sempre il nostro canale YouTube nel quale trovi tutti i video-tutorial dedicati a ogni singola funzionalità della piattaforma.

E se non hai tempo o hai bisogno di qualcuno che ti spieghi meglio? Nessun problema, perché i nostri tecnici sono qui per aiutarti. Attraverso una video-consulenza di circa 7 ore di media, saranno in grado di presentarti la piattaforma, creare i tuoi primi moduli e mettere le basi per il tuo sistema digitale e iniziare a sfruttarlo per sfruttare la conservazione digitale dei documenti di trasporto.

Tocca a te, clicca il bottone qui sotto per vedere quale versione si adatta meglio alle tue esigenze e non esitare a contattarci nel modulo dedicato o scrivendo a info@mytdox.com dove potrai raccontarci le tue esigenze e problematiche.

Non nasconderti più dietro la frase “abbiamo sempre fatto così”, il passaggio al digitale è più vicino e semplice di quello che pensi.

Trasformiamo i tuoi processi in un’app!


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in Logistica, trasporti e postale