Come creare una packing list? Con la piattaforma digitale di multi-esperienza TDox è possibile crearla in modo semplice e veloce per poi renderla compilabile da vari dispositivi mobili, come smartphone o tablet (ecco la componente di multi-esperienza). Prima di tutto, però, è bene sapere cosa sia una packing list. Difatti, si tratta di un certificato che ha sostituito oramai la bolla di accompagnamento e nel quale viene indicato tutto ciò che è inerente ai colli, come ad esempio il numero, le dimensioni, il contenuto, il peso e così via.
In questo modo, il corriere è in grado di riconoscere immediatamente ogni collo e sapere subito il suo contenuto. La funzione delle packing list, quindi, è davvero utile, ma è bene ricordare che qui in Italia non è un documento ufficiale, al contrario, invece, per le spedizioni extra europee dove il documento è obbligatorio.
Inoltre, la packing list si rivela molto utile per quanto riguarda l’aspetto assicurativo, dal momento che servirà per valutare un eventuale danno dei colli o la loro mancata consegna. Oltre a ciò, essa serve anche a giustificare lo spostamento di uno o più beni da chi lo cede al cessionario tramite cambiamento di sede. Insomma, un documento essenziale che sempre più aziende italiane stanno adottando, poiché garantisce una migliore gestione dei beni trasportati.
Ora che sappiamo la sua utilità, andiamo a scoprire insieme come creare una packing list con TDox per trasformare questo documento in digitale ed eliminare una volta per tutte la carta. Seguici!
Crea la tua Packing List
Come prima cosa, non devi fare altro che iscriverti a TDox (è gratuito) e avrai accesso alla versione free della piattaforma. Dal menu, dovrai accedere alla sezione “Moduli” dove potrai creare la tua packing list. L’editor che ti si presenterà sarà come nell’immagine che vedi qui sotto.
Come puoi notare, nella barra in basso trovi diverse funzionalità che puoi aggiungere semplicemente trascinandole sullo smartphone, mentre nella tabella sulla destra, hai la possibilità di rinominarle, impostare che siano obbligatorie (ovvero l’operatore non potrà avanzare nella compilazione se non avrà eseguito quel determinato passaggio) o inserire funzioni avanzate e liste personalizzate (specifiche per il cliente desiderato).
Ma quali sono queste funzionalità che puoi inserire dalla tabella in basso? Eccole:
- Casella di testo e Raccoglitore Data. Inserisci dei campi di testo dover poter scrivere, ad esempio, il nome dell’operatore che ha svolto il sopralluogo e la data in cui ciò avviene.
- Integrazione con la fotocamera. Scatta fotografie da inserire nei tuoi documenti grazie all’integrazione con la fotocamera del tuo dispositivo. Si tratta di una funzione davvero utile, poiché ti permette di segnalare, ad esempio, danni, anomalie oppure per certificare ulteriormente un determinato intervento. Inoltre, grazie al time stamp, viene registrata anche l’ora esatta in cui la foto viene scattata.
- Checklist di controllo. Una funzionalità utilissima che ti consente di marcare le varie attività svolte, compilando in modo rapido e veloce la packing list.
- Casella Cliente. Tra le funzionalità da aggiungere è presente anche quella del campo cliente. In questo modo, quando l’operatore compilerà la packing list, gli basterà cliccare sulla casella cliente per trovare tutti i clienti salvati nell’anagrafica del sistema, con nome, indirizzo e tutti i dati necessari, senza bisogno di trascrivere a mano il tutto.
- Rilevazione GPS. Con le coordinate GPS trasmesse dal dispositivo dell’operatore, si è in grado di conoscere in tempo reale la sua esatta posizione. Un’implementazione molto valida che permette di gestire al meglio i propri trasportatori, proprio come è successo all’azienda Lindbergh SPA, che si è affidata a TDox (clicca qui per leggere l’articolo).
- Liste. Inserisci delle liste personalizzate create in precedenza, specifiche per il cliente a cui l’operatore deve consegnare i colli. Ad esempio, se devi consegnare componenti di macchinari a un cliente, nella lista saranno presenti tutti i nomi dei componenti per rendere più immediata la consegna e la compilazione della packing list.
- Firma digitale. Attraverso la firma digitale si certificano le varie prove di consegna senza più l’inconveniente di essersi dimenticati la penna.
- Anteprima PDF. Un semplice strumento che consente di mostrare l’anteprima del documento al cliente prima che lo firmi, cosicché sia consapevole di cosa andrà a firmare.
Una volta creata la packing list con le funzioni che più ti interessano, non dovrai fare altro che cliccare su “Salva e invia all’app” per avere il modulo creato subito disponibile su app mobile. Infine, se vorrai potrai accedere all’editor del PDF per modificare anche come il documento apparirà una volta compilato. Personalizzazione massima per garantire un risultato su misura per te.
Gestisci le Consegne dall’Agenda
Ora che sai come creare una packing list, TDox ti permette anche di creare degli ordini e assegnarli ai tuoi corrieri, i quali potranno vedere sul loro dispositivo mobile quali sono le consegne giornaliere che devono effettuare. Infatti, una volta impostati i nomi dei vari clienti in anagrafica, dall’agenda sei in grado di creare degli ordini giornalieri con i nomi dei vari clienti a cui il tuo operatore deve consegnare la merce. Dopodiché, ti basterà cliccare su “avvisa operatore”, affinché egli riceva sul suo dispositivo la notifica con l’ordine di consegna da svolgere.
L’operatore non dovrà fare altro che cliccare sull’ordine ricevuto per accedere alla packing list creata in precedenza e compilarla con i dati necessari. In questo modo, vengono evitati metodi di comunicazione dispersivi come mail o messaggi su WhatsApp, ad esempio. Egli ha tutto su un’unica applicazione, il che consente di lavorare in modo più ordinato e preciso.
Sempre Connesso e Raccolta Dati più Veloce
Oltre a ciò, con TDox sei sempre connesso, anche quando la connessione non c’è. Cosa significa? Essenzialmente, che il suo motore è nativo offline, cioè puoi lavorare anche senza connessione e senza la paura di perdere dati. Ti sarà sufficiente sincronizzare le informazioni raccolte appena avrai accesso a internet. Un problema più comune di quel che sembra, specie se la consegna deve essere fatta in un luogo dove la connessione è scarsa, che viene risolto grazie all’utilizzo di TDox.
Oltretutto, con TDox anche la raccolta dati è resa più semplice e veloce, grazie all’utilizzo dell’inserimento testuale automatico, ovvero la piattaforma sfrutta la realtà aumentata e l’intelligenza artificiale per raccogliere dati semplicemente inquadrando caselle di testo, senza dover nemmeno trascriverli a mano. Per saperne di più, leggi l’articolo a riguardo qui.
Come detto, la registrazione è gratuita e sarai tu a decidere se continuare ad utilizzare TDox o meno, in totale autonomia. Se poi vorrai sfruttare al massimo tutte le sue funzionalità, potrai abbonarti mensilmente o annualmente, proprio come avviene con abbonamenti come quelli di Netflix o Amazon Prime. Sarai sempre tu a decidere se interrompere l’utilizzo o continuare a sfruttare TDox.
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