Quante cose possiamo fare tramite un’app presente sul nostro telefono? Tante, tantissime e tra queste c’è anche quella di compilare e consegnare un bollettino postale di attestazione, così dici addio alla carta. Scopri con noi come fare!
Se non ne puoi più della carta, devi sapere che con TDox hai la possibilità di ottenere la modulistica che ti serve completamente in digitale, compilabile da dispositivo mobile in qualsiasi momento.
È il caso del bollettino postale di attestazione, creabile da pc e compilabile da smartphone, che ti consente di sbarazzarti una volta per tutte delle problematiche che affliggono la carta, come la possibilità che i fogli si rovinino, che vadano persi e la totale assenza di dati in tempo reale.
Un documento come questo si presta perfettamente alla sua digitalizzazione, perché si tratta di un modulo che va compilato sul campo, non in ufficio, e rendendolo digitale viene semplificata l’attività del postino che si occupa della consegna. Vediamo come digitalizzarlo con TDox!
Il passaggio al digitale
Per poter digitalizzare il bollettino postale di attestazione è necessario registrarsi a TDox (è gratuito) così da accedere alle sue funzionalità. Una volta effettuato questo passaggio, ci si potrà dedicare all’attività di creazione del modulo. Il grosso vantaggio di TDox è quello di permettere di creare il documento in maniera super personalizzata, affinché soddisfi le proprie specifiche esigenze di settore.
A differenza di programmi come Excel o Word, i quali sono molto generici e pensati per soddisfare diverse tipologie di bisogno, TDox è una piattaforma dedicata ad alcuni settori specifici, tra cui l’edilizia, le manutenzioni, il controllo qualità e la logistica.
“Questo permette di avere un bollettino più specifico e dedicato, perché soddisfa le esigenze reali di chi dovrà poi compilarlo sul campo”.
Proprio la sua propensione per questo ultimo ambito fa sì che TDox abbia funzionalità dedicate che possono essere aggiunte al proprio modulo. Alcuni esempi? Eccoli:
- Integrazione con la fotocamera. Scatta fotografie da inserire nei documenti grazie all’integrazione con la fotocamera del proprio dispositivo. Si tratta di una funzione davvero utile, poiché permette di segnalare, ad esempio, la consegna o il ritiro di merce danneggiata in modo da avere una prova concreta. Inoltre, grazie al time stamp, viene registrata anche l’ora esatta in cui la foto viene scattata.
- Lettura barcode. Sempre grazie alla fotocamera del dispositivo, è possibile eseguire la lettura dei barcode del materiale ricevuto in assoluta comodità. Inoltre, si può dotare lo smartphone di un Barcode Reader, il quale permetterà di scannerizzare i barcode senza nemmeno accedere alla fotocamera. Una funzionalità davvero interessante e utile, soprattutto per chi lavora, ad esempio, nell’ambito postale e riceve giornalmente tantissimi pacchi e necessita di una scansione di codici a barre molto veloce.
- Rilevazione GPS. Con le coordinate GPS trasmesse dal dispositivo dell’operatore, si è in grado di conoscere in tempo reale la sua esatta posizione. Un’implementazione molto valida che permette di gestire al meglio i propri trasportatori, proprio come è successo all’azienda Lindbergh SPA, che si è affidata a TDox (clicca qui per leggere l’articolo).
- Firma digitale. Attraverso la firma digitale si certificano le varie prove di consegna senza più l’inconveniente di essersi dimenticati la penna.
- Checklist di controllo. Le liste di controllo possono rivelarsi molto utili, poiché l’autista registra in modo più semplice le attività svolte. Il processo è ancora più rapido in questo modo, complice anche la compilazione automatica di TDox, ovvero appena si seleziona un campo, il sistema pone le varie scelte disponibili, rendendo l’attività molto veloce.
- Anteprima PDF. Un semplice strumento che consente di mostrare l’anteprima del documento al cliente prima che lo firmi, cosicché sia consapevole di cosa andrà a firmare.
Tutte queste funzionalità possono essere inserite all’interno del bollettino postale di attestazione che andremo a creare nella sezione Moduli della piattaforma. Basterà trascinare ogni singola funzionalità all’interno del modulo, in maniera visiva, senza la necessità di dover scrivere codice.
Un vantaggio significativo, che consente a chiunque di poterlo fare, anche a coloro che hanno meno manualità con gli strumenti digitali. Questo permette di avere un bollettino più specifico e dedicato, perché soddisfa le esigenze reali di chi dovrà poi compilarlo sul campo.
Ottieni il tuo storico di bollettini
La compilazione del bollettino postale di attestazione direttamente da un dispositivo mobile, che può essere uno smartphone, un tablet o un palmare, offre l’opportunità di automatizzare l’inserimento dati. Cosa significa?
Molto semplice, i postini appena compilano il documento aggiornano in maniera automatica il sistema con tutte le informazioni raccolte. In questo modo, dall’ufficio sarà possibile ottenere questi dati in tempo zero e gestirli nell’immediato. Non serve, dunque, dover attendere il ritorno del postino in sede per poter aggiornare il sistema. Si tratta di un vantaggio in termini di tempo non indifferente e che rende automatico un processo che altrimenti sarebbe manuale e ripetitivo.
Ma cosa succede dopo aver compilato un bollettino? Dove vengono salvati? Con TDox hai accesso a un archivio in Cloud, ovvero online, che permette di consultare i vari documenti ogni volta che si vuole.
Nella sezione Reports è possibile, inoltre, visualizzare tutti i bollettini e riordinarli a seconda delle proprie preferenze, come la data della compilazione, il nome del postino che l’ha compilato, il destinatario che ha ricevuto la merce e così via. Questo crea un vero e proprio storico dei bollettini postali di attestazione completamente in digitale, così non ci si affida più a cartelline e faldoni in cui conservare la documentazione.
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TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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