Hai presente quanta carta sprechi per stampare ogni volta il bollettino di consegna? Senza contare, poi, il fatto che rischi che il documento si rovini o vada perso. Ecco perché oggi vogliamo parlarti della possibilità di compilare il bollettino di consegna direttamente da smartphone. Scopri con noi come fare!
Ma quante complicazioni ti porta utilizzare documenti cartacei? Le difficoltà che puoi incontrare sono diverse e tutte comportano perdite di tempo e denaro, ma anche una gestione dei processi maggiormente complicata.
Alcuni esempi sono:
- Rischio che i fogli si perdano o si rovinino, causando più di un problema all’azienda.
- Scomodità per l’autista che deve portarsi dietro il bollettino cartaceo ogni qual volta sia in partenza per una consegna. Deve, dunque, sempre passare dall’ufficio e ritirare il documento. E se si dimentica? Tocca tornare indietro!
- Assenza di dati in tempo reale, dato che devi sempre aspettare che l’autista faccia ritorno in sede per consegnare il bollettino di consegna compilato.
- Calligrafie poco leggibili, che aumentano il rischio di commettere errori. Questo avviene specialmente nei casi in cui gli autisti inviano la foto del bollettino via WhatsApp all’ufficio. Inutile dire che non sempre chi si deve occupare dell’inserimento dati a sistema riesce a decifrare o a leggere cosa ci sia scritto.
- Tempo da dedicare alla trascrizione di questi documenti in digitale. A volte avviene in forma manuale, copiando ciò che c’è scritto, mentre in altri casi i bollettini vengono direttamente scannerizzati al computer. Il tempo perso in queste situazioni è più elevato di quello che si pensa.
- Difficoltà di archiviazione e consultazione di questi documenti, i quali sono essenziali e fondamentali in caso di disguidi o screzi con il cliente. E poi, legalmente, devono essere conservati per un determinato periodo di tempo e le aziende spesso li archiviano in faldoni e cartelline, una soluzione che occupa spazio in ufficio e che rende complicata la consultazione in caso di necessità.
- Impatto ambientale che non deve essere sottovalutato. Lo riporta anche un recente report di Adnkronos, secondo cui “ogni dipendente consuma fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. Basti pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti”. Numeri impressionanti che fanno ben capire quanto sia fondamentale, considerata anche la situazione che stiamo vivendo, ridurre al minimo l’utilizzo della carta.
Insomma, la carta rappresenta un elemento obsoleto e soprattutto ricco di problematiche che oggigiorno un’azienda, specie chi opera nel mondo della logistica, non può più permettersi, poiché le perdite di tempo che essa causa sono tantissime. E sappiamo benissimo come il fattore TEMPO nella logistica sia essenziale.
Bollettino digitale
Se la carta non va bene, allora a cosa ci si affida? Facile, al digitale! È proprio qui che interviene TDox, la piattaforma che ti consente di eliminare definitivamente il cartaceo in favore di moduli digitali.
Come? Tramite il suo editor, puoi creare un bollettino di consegna digitale in pochi e semplici passaggi. Inserisci tutte le funzionalità che ti interessano e in pochi minuti il tuo documento è pronto.
Una volta terminato, non dovrai fare altro che renderlo accessibile e compilabile direttamente da smartphone (ma anche tablet o palamare, se ne hai la necessità). È sufficiente cliccare su “Salva e invia all’app” una volta creato il bollettino secondo le tue specifiche esigenze.
Vantaggi di una compilazione da smartphone
Compilare il bollettino di consegna da smartphone comporta dei vantaggi a cui difficilmente riuscirai a rinunciare, come:
- Automatizzi l’inserimento dati. Raccogliendo dati da mobile e direttamente in digitale, non devi più perdere tempo a trascrivere manualmente tutto su pc o a scannerizzare ogni documento. Inoltre, bisogna sottolineare che l’automazione è parte integrante di TDox; infatti, se hai l’esigenza di inviare il documento compilato all’ufficio, al tuo cliente o al tuo responsabile, con TDox è possibile impostare che il file venga inviato automaticamente al destinatario che preferisci, così lo riceverà subito via mail, non serve che anche lui sia registrato alla piattaforma.
- Dati in tempo reale. Ovviamente, raccogliendo digitalmente i dati, essi sono immediatamente aggiunti a sistema, così anche i tuoi collaboratori possono visualizzarli al momento, senza attendere che vengano inseriti a mano.
- È più intuitivo e diminuisce il rischio errore. Un altro punto importante riguarda l’immediatezza con cui compili il modulo da telefono. Le schermate sono chiare, in pochi clic hai terminato e non serve nessuna conoscenza approfondita dello strumento, dati che tutti ormai utilizziamo un telefono. Inoltre, grazie alla compilazione automatica, il sistema ti suggerisce le opzioni man mano che avanzi nella compilazione del bollettino, avvisandoti in caso di errore od omissione di un campo. Dati più precisi e rischio errore abbassato drasticamente.
- Sfrutta i vantaggi della compilazione mobile. Permettendoti di compilare il bollettino di consegna da mobile, TDox sfrutta anche le caratteristiche intrinseche dei dispositivi mobili. Per esempio, grazie all’integrazione con la fotocamera è possibile inserire fotografie (per segnalare eventuali guasti o anomalie) o effettuare scansione barcode per agevolare l’inserimento dati. Oppure, si può sfruttare la geolocalizzazione del dispositivo e la firma digitale per certificare il documento.
Provalo ora!
Non ti resta che provare TDox e abbandonare la carta una volta per tutte. Non preoccuparti se non ti senti ancora sicuro di adottare uno strumento digitale nella tua azienda come TDox, perché hai avuto brutte esperienze o perché è la prima volta che ti approcci a strumenti digitali come questo, perché è presente una versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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