Perché affidarsi a un verbale di visita in cantiere in forma cartacea quando esiste il digitale? Se sei un direttore dei lavori di cantiere, scopri con noi come accedere a moduli digitali per velocizzare e semplificare il tuo lavoro.
La compilazione di moduli e della documentazione di riferimento è una delle parti essenziali per chiunque occupi ruoli lavorativi che prevedono l’amministrazione e la gestione delle varie attività lavorative.
È il caso del direttore dei lavori di cantiere, il quale deve redigere un verbale di visita in cantiere tutte le volte che effettua un sopralluogo. L’art. 101 del Codice, comma 3, infatti parla chiaro: è il direttore dei lavori che ha responsabilità di controllo tecnico, contabile e amministrativo dell’esecuzione degli interventi. Deve, insomma, controllare che i lavori vengano svolti a regola d’arte, affinché tutto proceda come programmato.
Ecco, quindi, che compilare il verbale di visita in cantiere per il direttore dei lavori è fondamentale, perché si tratta di un documento che certifica che lui abbia supervisionato in modo corretto l’andamento delle attività. Un documento che mette nero su bianco il corretto procedere dei lavori.
Data l’importanza e la necessità del documento, noi di TDox vogliamo offrirti una soluzione che elimini definitivamente la carta e che ti consente di ottenere questo modulo direttamente in digitale, così da rendere il processo di compilazione, comunicazione e archiviazione ancora più snello e immediato. Vediamo come!
Usi Excel o Word? Troppa fatica!
Un modulo come il verbale di visita in cantiere è generalmente creato o su Excel o su Word. Niente da dire su questi programmi, assolutamente validi e utilissimi. Dobbiamo, però, sottolineare che attraverso essi non si esce dal circolo vizioso della carta.
A tal proposito, ti tocca sempre stampare il documento per poterlo compilare, anche perché portarsi dietro il pc, specie quando si va in cantiere, è davvero difficoltoso e scomodo. Figuriamoci poi se c’è brutto tempo e piove, non parliamone nemmeno.
“La richiesta di documentazione e dati, oggigiorno, è quasi esclusivamente digitale, dato che sono più facili da gestire e trasmettere”.
La carta porta con sé una serie di svantaggi che devono fare riflettere sul suo utilizzo, come:
- Rischio che la carta possa rovinarsi o che il verbale cartaceo venga perso. Ricordiamoci che si tratta di un documento che viene compilato e firmato sul campo, ovvero all’esterno e non in un ufficio, il che preclude diverse problematiche come il fatto che piova o che il documento cada e si rovini. Come dicevamo prima, se piove o se cade per terra, diventa complicato poi archiviarlo correttamente.
- Mancanza di dati che siano in tempo reale, una criticità legata alle caratteristiche intrinseche della carta. Se ci pensiamo, quando un verbale di visita in cantiere cartaceo viene compilato, dopo serve che venga digitalizzato e per fare questo occorre dedicare del tempo. Sì, perché ciò che spesso non consideriamo è il fatto che la richiesta di documentazione e dati, oggigiorno, è quasi esclusivamente digitale, dato che sono più facili da gestire e trasmettere.
- Difficoltà di archiviazione e consultazione di questi documenti, i quali sono essenziali e fondamentali in caso di disguidi o screzi con il cliente. E poi, legalmente, devono essere conservati per un determinato periodo di tempo e le aziende spesso li archiviano in faldoni e cartelline, una soluzione che occupa spazio in ufficio e che rende complicata la consultazione in caso di necessità.
Come fare allora? Beh TDox interviene in modo dirompente offrendoti la possibilità di creare in modo super personalizzato il tuo verbale di visita in cantiere. Ma non è finita qui, perché una volta effettuato, potrai renderlo disponibile e, soprattutto, compilabile da dispositivo mobile. Ecco come!
Crea e compila in pochi passi
Prima cosa da fare è registrarsi a TDox (è gratuito) per poter accedere alla piattaforma. Una volta entrato, non devi fare altro che entrare nell’area Moduli, dove potrai iniziare a creare il tuo personalissimo verbale di visita in cantiere.
Il processo è davvero semplice e veloce, con il modulo che viene creato in pochi minuti, grazie alla possibilità di inserire le funzionalità in modo visuale, semplicemente trascinandole. Dai un’occhiata al video qui sotto per vedere il processo di creazione di un modulo.
Dopodiché, puoi rendere disponibile il verbale su smartphone, tablet o palmare semplicemente cliccando su “Salva e Invia all’App”. Da qui, potrai compilare il verbale in maniera agevole, con pochi e rapidi clic. Una svolta essenziale che elimina una volta per tutte la carta e i ritardi che essa comporta.
Nel video qui sotto c’è l’esempio di una compilazione da mobile di un modulo dedicato agli interventi di manutenzione (sì, perché con TDox crei tutti i moduli che vuoi). Come puoi notare, ci si mette davvero poco e il software ti supporta lungo la fase di compilazione.
Rapido ed efficace!
Automaticamente semplice!
Se la compilazione di un verbale di visita in cantiere direttamente dal tuo telefono ti sembra un grande innovazione, beh devi sapere che con TDox non è nemmeno l’unica. Difatti, la piattaforma sfrutta al massimo l’automazione dei processi per eliminare le tue attività più monotone e ripetitive.
Un esempio è il fatto che se devi inviare il verbale al tuo cliente, al tuo responsabile o al comune, è sufficiente impostare che appena il documento viene compilato, il sistema lo invii automaticamente a questi destinatari (non serve che abbiano TDox). Una soluzione stravolgente, in grado di evitarti tutto il tempo perso a scannerizzare il documento e scrivere delle mail dedicate ai vari soggetti in campo.
Comunicazioni più semplici, inserimento automatico dei dati a sistema e programmazione automatizzata degli interventi. Niente di più semplice con TDox!
L’automazione, però, è presente anche nell’inserimento e archiviazione dati. Infatti, appena compili un verbale, esso viene immediatamente salvato nel Cloud, ovvero nel sistema di archiviazione digitale online, così da averlo disponibile e consultabile ogni volta che vuoi, senza dover cercare il faldone in ufficio o la giusta cartella nel pc. Dalla sezione Reports, poi, potrai visualizzare ogni compilazione e ordinarla secondo il giorno in cui è stata fatta, il nome del cantiere, del cliente, di chi ha stilato il verbale e così via.
Infine, non possiamo non sottolineare la presenza dell’automazione anche nella fase che antecede tutto questo, ovvero quella di pianificazione. Tramite lo strumento Agenda è possibile creare degli “eventi”, ovvero delle attività, e collocarli all’interno del proprio calendario. Successivamente, puoi assegnare l’evento al tecnico che decidi, il quale riceve in maniera automatica una notifica che lo avvisa dell’attività da svolgere, come, ad esempio, l’effettuare un sopralluogo in uno specifico cantiere. Egli vedrà anche il modulo del verbale di visita in cantiere in formato digitale che dovrà compilare una volta arrivato sul posto. In questo modo, vengono azzerate tutte le vie di comunicazione dispersive, come chiamate, mail o messaggi su WhatsApp. Ancora più facile con TDox!
Che aspetti?
Non perdere altro tempo, prova ora TDox e facci sapere cosa ne pensi! Non preoccuparti se non ti senti ancora sicuro di adottare uno strumento digitale nella tua azienda come TDox, perché hai avuto brutte esperienze o perché è la prima volta che ti approcci a strumenti digitali come questo, perché, come detto, è presente una versione gratuita, utile per capire come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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