Il digitale si rivela un aiuto fondamentale anche per quanto riguarda la raccolta dati sul campo, ma come sfruttarlo al meglio? Nell’articolo di oggi andremo alla scoperta della piattaforma TDox, dedicata alla digitalizzazione di questa tipologia di processo.
Cosa significa raccogliere dati sul campo? Essenzialmente vuol dire munirsi di carta e penna, presentarsi sul luogo in cui avvengono le operazioni e appuntarsi tutte le informazioni di proprio interesse. Tra coloro che svolgono quest’attività troviamo gli addetti al controllo qualità (di qualsiasi tipologia), i quali devono recarsi nelle diverse aziende e certificare che i processi avvengano nel modo conforme alle normative.
Non solo, la raccolta dati sul campo è un’attività che viene svolta anche dai tecnici manutentori, che effettuano interventi in esterna e che devono compilare il rapportino d’intervento. Lo stesso vale nel mondo logistico, dove gli autisti compilano e firmano il DDT (documento di trasporto) una volta consegnata la merce, e nel settore dell’edilizia, nel quale i responsabili di cantiere si occupano di raccogliere dati riguardanti lo stato e l’avanzamento dei lavori.
Insomma, si tratta di un processo molto comune e importante, che però presenta delle criticità non indifferenti legate all’utilizzo della carta. Vediamo che problematiche sono presenti nel processo di raccolta dati sul campo, considerando che tutte sono sempre accomunate da un fattore specifico: la grossa perdita di tempo.
Poca immediatezza e tanta scomodità
Chi si occupa di raccogliere dati sul campo sa bene quanto questo processo sia “scomodo”. Ci spieghiamo meglio: portarsi dietro cartelline con all’interno fogli da compilare o far firmare al cliente non è proprio comodissimo.
Al fine di effettuare tuto in modo ordinato e preciso, serve stare attenti che i campi siano compilati correttamente, fare attenzione che il documento non si rovini (altrimenti diventa complicato trascriverlo al computer o emettere fattura) e non dimenticarsi nulla, altrimenti ci si ritroverà a chiamare il cliente per chiedergli le informazioni che ci siamo persi o si dovrà ritornare sul campo a recuperare ciò che manca.
Se non si è meticolosi in questo tipo di attività, si rischia di perdere grandi quantità di tempo inutilmente e di farsi venire dei gran mal di testa.
Obbligo di trascrivere tutto in digitale
Questo è un po’ il paradosso che tantissime aziende si portano dietro, ma è figlio del contesto che viviamo. Oggigiorno, grazie alle nuove tecnologie e agli strumenti digitali che abbiamo a disposizione, vengono richiesti sempre e comunque dati digitali.
Il motivo è presto detto: informazioni più rapide e in tempo reale, molto più sicure e di più facile archiviazione e consultazione. Se tutti vogliono il digitale, allora perché ci si occupa della raccolta dati sul campo in maniera ancora “analogica”?
Appuntarsi le informazioni su carta si traduce nel dover trascrivere tutto al computer o dover scannerizzare ogni documento compilato. Tempo impiegato per quest’attività? Tanto, tantissimo considerando che si tratta di un processo ripetitivo e tedioso, che non richiede nemmeno grandi competenze (tant’è che di solito, in certe realtà, ci finisce lo stagista a scannerizzare i documenti).
Difficoltà di archiviazione e consultazione
Una volta compilati i vari documenti, questi vanno poi archiviati nel modo corretto. In genere, essi vengono salvati all’interno di qualche cartella condivisa in azienda per il digitale e in cartelline e faldoni per il cartaceo. Un processo dispendioso che, conseguentemente, rende più difficoltosa la consultazione in caso di bisogno.
Dobbiamo considerare che non sempre chi consulterà quel documento saremo noi, ma qualcun altro. La problematica di scrivere a penna risiede anche nella difficoltà, per gli altri, di capire cosa ci sia scritto sul documento. Un’eventualità che non va sottovalutata e che rallenta la fase di consultazione.
Impatto ambientale
Ultimo, ma non per importanza, va considerato l’impatto ambientale dello spreco di carta. Lo riporta anche un recente report di Adnkronos, secondo cui “ogni dipendente consuma fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. Basti pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti”. Numeri impressionanti che fanno ben capire quanto sia fondamentale, considerata anche la situazione che stiamo vivendo, ridurre al minimo l’utilizzo della carta.
Poi, dobbiamo anche considerare che le risme di fogli non sono nemmeno gratuite, quindi rappresenta uno spreco in ogni senso, anche di denaro.
Digitalizzarsi per semplificare e ottimizzare
Qual è l’alternativa ideale, quindi? Molto semplice, affidarsi al digitale è la scelta migliore. Ma come si fa a digitalizzare la raccolta dati sul campo? Ci si porta il computer portatile a mano ogni volta? Ovvio che no, anche perché questo metodo risulterebbe forse più scomodo di utilizzare la carta.
La soluzione si chiama TDox con quale crei in modo rapido e intuitivo i tuoi moduli digitali e li rendi disponibili e compilabili direttamente da smartphone o tablet. In pratica, hai tutto sul tuo dispositivo e in pochi clic hai raccolto ogni dato di cui hai bisogno. Una comodità unica e funzionale a chi lavora e si occupa di raccolta dati sul campo.
Inoltre, grazie alla compilazione automatica il sistema ti avvisa in caso di omissione di un campo o se è stato commesso un errore. Questo garantisce dati precisi e ordinati, abbassando il rischio di sbagliare.
Perché devi affidarti a TDox?
TDox ti permette di semplificare il processo di raccolta dati, dato che fai tutto da telefono, ma ti offre tanti altri vantaggi a cui non potrai più rinunciare, come:
- Elimini definitivamente la carta. Puoi dire addio a fogli volanti e documenti cartacei, dal momento che il documento è digitale e compilabile da mobile. Ti sbarazzi in un colpo solo di tutte le problematiche riguardanti la carta. Non male, eh!
- Dati in tempo reale. È chiaro che se i dati sono digitali, allora possono essere ottenuti istantaneamente, senza attese di operatori che devono tornare in ufficio per trascriverli a mano.
- Automazione. La piattaforma TDox sfrutta l’automazione per accelerare i processi e liberare gli utenti da attività ripetitive e tediose. Così, una volta che hai compilato il modulo, un file PDF viene creato automaticamente e inviato all’ ufficio e/o al responsabile, in base alle proprie preferenze. L’automazione del processo elimina un passaggio e consente di evitare una perdita di tempo “burocratica”.
- Archiviazione in Cloud. Altro vantaggio considerevole è quello di non dover più preoccuparsi di archiviare i documenti cartacei in faldoni e cartelline. Grazie al Cloud di TDox i documenti sono salvati online e accessibili ovunque e in qualsiasi momento. Poi, tramite la sezione Reports, potrai visualizzare le varie compilazioni che desideri e ordinarle secondo i criteri che decidi tu, come nome dell’operatore che ha svolto il controllo, data del sopralluogo, tempo impiegato, anomalie segnalate, ore impiegate, strumenti utilizzati e così via.
- Full Offline. Una caratteristica peculiare di TDox che rappresenta un beneficio enorme è la sua capacità di funzionare anche offline. Infatti, il suo motore è nativo offline, ovvero ti permette di lavorare e raccogliere dati anche in luoghi in cui la connessione è scarsa o assente, il tutto senza alcuna criticità di funzionamento e velocità della piattaforma. Sarà sufficiente sincronizzare l’app con un clic non appena si sarà raggiunto un luogo con una connessione a internet per aggiornare il sistema con i dati raccolti.
Che ti costa provarlo?
Raccogliere i dati da mobile con TDox facilita enormemente il tuo lavoro e ti fa risparmiare davvero tanto tempo, che puoi dedicare ad altre mansioni o, più semplicemente, alla tua vita privata. Non ti costa niente provarlo, per questo devi approfittare della versione gratuita, utile per farsi un’idea di come funziona TDox.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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