Torniamo a parlare di digitalizzazione e dell’importanza di utilizzare strumenti digitali per semplificare e migliorare i propri processi aziendali. Nell’articolo di oggi vogliamo soffermarci su un documento in particolare, ovvero il verbale di sopralluogo.
Questo tipo di documento è molto utilizzato in due dei settori in cui TDox opera, ovvero l’edilizia e le attività di manutenzione. Andiamo, quindi, a vedere come sia possibile creare un documento come questo attraverso l’uso della piattaforma TDox al fine di eliminare una volta per tutte la carta e i ritardi che essa comporta. Seguici!
- Il Verbale di Sopralluogo: a cosa serve?
- Il problema della carta
- TDox: una piattaforma per la tua forza lavoro
- Crea il Verbale di Sopralluogo con TDox
- TDox non è come gli altri
—
Il Verbale di Sopralluogo: a cosa serve?
In ambito edile il verbale di sopralluogo di cantiere è un documento fondamentale che ogni direttore dei lavori di cantiere o coordinatore della sicurezza CSE deve sempre compilare. In questo documento troviamo diverse informazioni essenziali, come ad esempio:
- Identifica del cantiere
- Riconoscimento delle figure responsabili del cantiere
- I soggetti presenti
- Una veloce esposizione delle attività svolte
- Chi effettua il sopralluogo
- Eventuali osservazioni o problemi riscontrati
- Data e luogo del sopralluogo
- Firma di chi redige il documento
Per quel che riguarda l’ambito delle attività di manutenzione, il verbale di sopralluogo d’intervento contiene più o meno le stesse informazioni, con la differenza che qui il verbale risulta fondamentale in ottica fatturazione. Anche qui vengono segnalate le tipologie d’intervento, gli strumenti utilizzati, le ore di lavoro e così via. Tutte informazioni che poi serviranno per emanare la fattura, appunto.
—
Il problema della carta
Come detto, quindi, il verbale di sopralluogo risulta essere un documento essenziale e per questo motivo serve fare in modo che sia redatto e conservato correttamente, al fine di evitare spiacevoli inconvenienti. Proprio per questo motivo, affidarsi alla carta non si rivela essere la miglior scelta, anzi.
Purtroppo, tantissime aziende in Italia non digitalizzano questo tipo di processo e preferiscono affidarsi a strumenti analogici, come la carta appunto. Sì, perché creare il verbale di sopralluogo e poi stamparlo e compilarlo a penna, non rende la tua azienda digitalizzata solamente perché il modulo l’hai creato al pc. Questo procedimento richiede tempo e comporta rischi di ritardi e lentezza nella comunicazione della documentazione.
Infatti, può succedere che il foglio si rovini o che addirittura venga perso. Inoltre, il modulo deve essere riportato in ufficio, quindi non si hanno informazioni in tempo reale ma serve aspettare il ritorno dell’operatore, e in aggiunta serve trascrivere su pc ciò che riporta il modulo o scannerizzare il documento per poi poterlo archiviare correttamente sul proprio computer. Senza dimenticarsi che, come fanno tante aziende, il modulo cartaceo viene conservato in cartelline o faldoni su qualche scaffale dell’archivio aziendale.
Insomma, è chiaro che tutto ciò non permette di avere dati aggiornati sul momento (ed è assurdo considerando il livello dello sviluppo tecnologico in cui ci troviamo); porta via tanto tempo che potrebbe essere impiegato per mansioni più proficue; aumenta la possibilità di errore quando si raccolgono i dati o si trascrivono le informazioni al computer; occupa spazio in ufficio; consuma tanta, tantissima carta inutilmente.
—
TDox: una piattaforma per la tua forza lavoro
La soluzione a ciò sta nell’adozione di strumenti digitali che permettano di semplificare il processo e migliorino la qualità del proprio lavoro. In questo senso, TDox si rivela essere una piattaforma dedicata alla tua forza lavoro e che garantisce dati precisi, puntuali e in tempo reale. Difatti, TDox è una piattaforma di multi-esperienza che consente di creare moduli in low-code (a basso codice) cosicché tutti siano in grado di farlo, anche chi non ha competenze professionali di programmazione.
Oltretutto, la sua multi-esperienza permette di avere a diposizione i moduli che si creano su vari dispositivi mobili, come ad esempio:
- Smartphone
- Tablet
- Lettori Codici a Barre
- Dispositivi Industriali
- Smart Glasses (occhiali per la realtà aumentata)
Così facendo, il verbale di sopralluogo può essere agilmente creato da web app (da computer) per poi compilarlo da un semplicissimo smartphone, sarà sufficiente scaricare l’applicazione dal proprio store di riferimento (Google Store o App Store).
—
Crea il Verbale di Sopralluogo con TDox
Per creare il tuo verbale di sopralluogo, ti è sufficiente registrarti a TDox (gratuitamente) per accedere alla piattaforma. Da qui, alla sezione “Moduli” potrai iniziare ad inserire le funzioni che più preferisci semplicemente trascinandole. L’editor ti apparirà come nella foto qui sotto.
Come puoi notare, sulla destra è presente una tabella dove poter rinominare i vari campi e inserire variabili come l’obbligatorietà o meno della compilazione di alcuni di essi, cosicché l’operatore sul posto non potrà dimenticarsi.
Tra le varie funzionalità da inserire troviamo:
- Casella di testo e Raccoglitore Data. Inserisci dei campi di testo dover poter scrivere, ad esempio, il nome dell’operatore che ha svolto il sopralluogo e la data in cui ciò avviene.
- Integrazione con la fotocamera. Scatta fotografie da inserire nei tuoi documenti grazie all’integrazione con la fotocamera del tuo dispositivo. Si tratta di una funzione davvero utile, poiché ti permette di segnalare, ad esempio, danni, anomalie oppure per certificare ulteriormente un determinato intervento. Inoltre, grazie al time stamp, viene registrata anche l’ora esatta in cui la foto viene scattata.
- Checklist di controllo. Una funzionalità utilissima che ti consente di marcare le varie attività svolte, compilando in modo rapido e veloce il verbale di sopralluogo.
- Casella Cliente. Tra le funzionalità da aggiungere è presente anche quella del campo cliente. In questo modo, quando l’operatore compilerà il verbale, gli basterà cliccare sulla casella cliente per trovare tutti i clienti salvati nell’anagrafica del sistema, con nome, indirizzo e tutti i dati necessari, senza bisogno di trascrivere a mano il tutto.
- Rilevazione GPS. Con le coordinate GPS trasmesse dal dispositivo dell’operatore, si è in grado di conoscere in tempo reale la sua esatta posizione. Un’implementazione molto valida che permette di gestire al meglio i propri trasportatori, proprio come è successo all’azienda Lindbergh SPA, che si è affidata a TDox (clicca qui per leggere l’articolo).
- Firma digitale. Attraverso la firma digitale si certificano le varie prove di consegna senza più l’inconveniente di essersi dimenticati la penna.
- Anteprima PDF. Un semplice strumento che consente di mostrare l’anteprima del documento al cliente prima che lo firmi, cosicché sia consapevole di cosa andrà a firmare.
Una volta creato il verbale di sopralluogo con le funzioni che più ti interessano, non dovrai fare altro che cliccare su “Salva e invia all’app” per avere il modulo creato subito disponibile su app mobile. Infine, se vorrai potrai accedere all’editor del PDF per modificare anche come il documento apparirà una volta compilato. Personalizzazione massima per garantire un risultato su misura per te.
—
TDox non è come gli altri
Tra le caratteristiche che rendono TDox diverso dagli altri non c’è solamente la multi-esperienza, ma troviamo anche:
- Nativo offline. Il motore di TDox è nativo offline cioè puoi lavorare anche senza connessione e senza la paura di perdere dati. Ti sarà sufficiente sincronizzare le informazioni raccolte appena avrai accesso a internet. Un problema più comune di quel che sembra, specie se l’attività da svolgere deve essere eseguita in un luogo dove la connessione è scarsa, che viene risolto grazie all’utilizzo di TDox.
- Una Super App. Una dei vantaggi di TDox è essere una super app. Che significa? Essenzialmente, che lavora come una sorta di raccoglitore di diverse applicazioni, quindi puoi creare tante app diverse, dal verbale di sopralluogo alla prova di consegna, dal modulo per gestire le attrezzature all’ app per tracciare il materiale. Una volta create, vengono tutte raccolte all’interno di TDox, cosicché tu non abbia una organizzazione dispersiva, ma tutto sia concentrato nel tuo punto di riferimento per le tue attività lavorative: la super app TDox.
- Automazione. Con l’agenda di TDox sei in grado di programmare i vari interventi creando degli appositi ordini (leggi la guida per creare i tuoi workloads con TDox qui), i quali vengono automaticamente notificati dal sistema ai tuoi operatori. Loro non dovranno fare altro che aprire l’app di TDox sul loro dispositivo per trovare l’elenco di tasks giornaliero.
- Inserimento testuale automatico. Grazie a questo strumento TDox sfrutta l’intelligenza artificiale, combinata alla realtà aumentata, consentendo di utilizzare il proprio dispositivo mobile per inquadrare una porzione di testo: l’app individuerà i diversi blocchi di testo che la costituiscono, aggiornando in tempo reale la visualizzazione man mano che l’utente sposta l’inquadratura; a questo punto l’utente potrà selezionarne alcuni, che verranno concatenati e valorizzeranno il campo del modulo; l’utente potrà infine rimaneggiare tale testo, se necessario.
Come anticipato, la registrazione è gratuita e sarai tu a decidere se continuare ad utilizzare TDox o meno, in totale autonomia. Se poi vorrai sfruttare al massimo tutte le sue funzionalità, potrai abbonarti mensilmente o annualmente, proprio come avviene con abbonamenti come quelli di Netflix o Amazon Prime. Sarai sempre tu a decidere se interrompere l’utilizzo o continuare a sfruttare TDox.
Clicca il bottone qui sotto e avrai accesso alla piattaforma per sviluppare i tuoi moduli e ricreare i tuoi rapportini fedelmente. Inoltre, avrai in regalo un corso online via mail riguardante la digitalizzazione aziendale, più di 30 moduli d’esempio e oltre 60 video-tutorial. Cosa aspetti? Digitalizza ora la tua azienda!
