L’archiviazione e la condivisione sicura dei documenti è una delle priorità di qualsiasi azienda, piccola o grande che sia. Gestire una documentazione cartacea è davvero complicato a causa delle complessità che la carta porta con sé. Se ci pensi, i fogli possono rovinarsi o andare persi, senza contare che la consultazione di uno specifico documento (se conservato all’interno di faldoni e cartelline) diventa davvero più complessa e macchinosa.
Quale soluzione, quindi? Un’archiviazione dei documenti in formato digitale permette una condivisione molto più sicura, garantendo l’accesso a una serie di vantaggi in grado di fare la differenza nella propria organizzazione aziendale.
Un’archiviazione e condivisione sicura dei documenti mediante il digitale: quali vantaggi?
Per ottenere un’archiviazione e condivisione sicura dei documenti che vengono gestiti in azienda, il digitale rappresenta davvero la soluzione ideale. Più nello specifico, un sistema basato su Cloud può fornire vantaggi unici e stravolgenti, perché ti permette di non affidarti ad archivi cartacei o server fisici aziendali.
Tra i principali vantaggi di avere un’archiviazione in Cloud ricordiamo:
- Accessibilità. I documenti digitali sono facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo e ciò significa che possono anche essere condivisi in maniera più rapida e facile, senza dover essere fisicamente presenti in ufficio.
- Sicurezza. Solo le persone autorizzate possono accedere ai documenti, riducendo così il rischio di accessi non autorizzati o di furto di informazioni.
- Efficienza. Archiviare i documenti in un sistema Cloud rende più facile il processo di consultazione degli stessi. Si risparmia così tanto tempo, permettendo di dedicarsi ad altre attività.
- Riduzione dei costi. Infine, vengono cancellati i costi dovuti all’archiviazione, alla stampa e alla spedizione di documenti cartacei. Più produttività a un costo più basso!
Automatizza il processo con TDox!
Affidandosi alla piattaforma interamente in Cloud di TDox, hai accesso a un’archiviazione e condivisione sicura dei documenti che trae tutti i benefici del Cloud che abbiamo elencato poco fa.
Ma un vantaggio ulteriore viene offerto dalla digitalizzazione della raccolta dati che solo con TDox puoi ottenere. Infatti, dopo esserti registrato (è gratuito), potrai costruire il tuo modulo specifico secondo le tue personali esigenze. La particolarità di TDox è quella di consentire a chiunque di costruire il proprio modulo, perché non servono competenze specifiche di programmazione, ma tutto viene svolto in maniera visuale.
Dopodiché, il modulo creato viene reso disponibile e compilabile direttamente da dispositivo mobile. In questo modo, per raccogliere dati sul campo basta semplicemente prendere il proprio smartphone, tablet o palmare e aprire l’app di TDox, nella quale sarà presente il modulo pronto per essere compilato in maniera digitale e con qualche veloce clic.
Vera svolta di tutto questo? Che appena il modulo viene compilato, esso è automaticamente inserito a sistema e salvato sull’ archivio in Cloud. Così facendo, non c’è alcuna necessità di appuntarsi tutto su carta e trascrivere a mano ogni informazione.
Ogni dato è facilmente condivisibile con i propri collaboratori, i quali possono visualizzare tutte le compilazioni e ordinarle secondo i criteri che preferiscono: data della compilazione, nome dell’operatore che ha raccolto i dati, nome del cliente, tipologia di controllo/intervento e così via.
Archiviazione e condivisione sicura dei documenti assicurata grazie a TDox che, attraverso la digitalizzazione del processo di raccolta dati, riesce ad automatizzare l’inserimento dati e rendere l’archiviazione dei documenti ancora più snella e veloce. Dai un’occhiata alle varie soluzioni Cloud dedicate che offre TDox, clicca qui.
Tante funzionalità al tuo servizio!
Se sei in cerca di una soluzione digitale che ti garantisca un’archiviazione e condivisione sicura dei documenti, con TDox hai ciò che cerchi e anche di più. Oltre all’automazione, la piattaforma presenta tante altre funzionalità dedicate alla pianificazione, alla gestione del carico di lavoro e all’analisi e al tracciamento di dati.
TDox è un’app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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Inoltre, avrai in regalo un corso online via mail riguardante la digitalizzazione aziendale, più di 30 moduli d’esempio e oltre 60 video-tutorial. Cosa aspetti? Digitalizza ora la tua azienda!
