TDox non è solo un’applicazione per la raccolta dati su dispositivi mobili. Gli strumenti di progettazione di moduli e documenti PDF ti permettono di creare infinite applicazioni di raccolta dati diverse tra loro, senza nessuna modifica al software (low-code). Puoi convertire e rimpiazzare facilmente qualsiasi modulo compilato manualmente dai tuoi dipendenti, che sia cartaceo o in formato Excel/PDF compilabile da PC, con un modulo TDox compilabile da smartphone o tablet Android o iOS. Puoi progettare interamente ogni modulo e il relativo PDF dalla WebApp, il sito operativo di TDox per utenti desktop: è facile ed intuitivo. Con i moduli TDox, non raccogli solo i dati che prima venivano scritti sulla carta, ma numerose altre informazioni, come le posizioni GPS esatte dei dispositivi, le foto relative alle attività svolte e ogni altra informazione recuperabile dalle anagrafiche (clienti, prodotti, tabelle personalizzate) in maniera automatica.
PROGETTAZIONE DEI MODULI
Il designer
Lo strumento di progettazione dei moduli, detto anche “Designer di processo”, è il cuore pulsante dell’intero sistema. Puoi utilizzarlo se sei utente con ruolo di Administrator o di Designer ed esclusivamente da PC, data la quantità di opzioni di cui dispone e la necessità di vederle mentre si progetta. Dalla WebApp di TDox, dalla pagina “I tuoi moduli”, selezioni il modulo da modificare (nuovo o esistente) ed utilizzi le 4 sezioni principali:
- Elenco degli Step (a sinistra)
- Anteprima su smartphone (al centro)
- Pannello delle proprietà (a destra)
- Barra dei componenti (in basso)
Step e componenti del Modulo
Ogni step corrisponde ad una schermata nell’App, con uno o più campi da compilare. Ogni campo rappresenta una specifica informazione da raccogliere e memorizzare:
- un cliente, un prodotto o un altro tipo di record anagrafico
- una data (da calendario), un orario o un timestamp automatico
- un testo libero breve, una nota su più righe o un codice a barre
- una scelta singola da lista (menu a tendina) o multipla (checklist)
- una fotografia, una firma digitalizzata o una posizione geografica (GPS)
- una categoria di classificazione o una semplice etichetta informativa.
Per ogni tipo di informazione esiste un componente dedicato, da inserire nello step, e a cui puoi assegnare varie proprietà e relazioni con altri componenti del modulo già inseriti in step precedenti o nello stesso step.
VARIABILI, CONDIZIONI E FORMULE
Ogni componente aggiunto nel modulo rappresenta una variabile del processo. Per questa ragione, ad ogni componente di uno step è necessario assegnare: -un codice univoco (nome/codice del campo senza spazi né caratteri accentati, es. “Inizio_Lavoro”): verrà usato come chiave di identificazione della variabile legata al campo, per la sua memorizzazione e il suo utilizzo durante l’esecuzione del flusso di raccolta dati; -un’etichetta di testo per gli utenti (es. “Orario di inizio”): sarà la dicitura visibile sopra il campo. Puoi usare ogni variabile nelle condizioni di controllo e di visibilità degli step e/o degli altri campi successivi oppure in formule di calcolo/formattazione automatici. Le stesse variabili sono poi usate per la generazione del documento PDF (vedi sezione Designer di documenti PDF).
STEP RIPETUTI
Uno step può essere ripetuto, cioè l’utente dell’App potrà inserire N volte le informazioni dello stesso step, ma con valori diversi. Questo diventa particolarmente utile quando si devono ripetere le stesse azioni diverse volte, senza saperne il numero esatto. Con gli step ripetuti non c’è limite al numero di informazioni da raccogliere per lo stesso tipo di attività. Ad esempio, l’inserimento di:
- articoli diversi (da/verso il magazzino o per l’uso sul campo) con relativa quantità e prezzo
- attività svolte su oggetti diversi (macchine, prodotti, persone…), con esito e commenti su ognuno
- persone diverse che hanno lavorato, ognuna con i relativi orari di ingresso, pausa e uscita
- foto diverse ognuna dedicata ad un soggetto (luogo, cantiere, attrezzatura…) con eventuale commento
- firme di persone diverse per approvazione o avanzamento lavori
- altri infiniti utilizzi.
Ogni step ripetuto dà luogo ad una tabella o griglia visibile da App, dove le colonne sono i campi dello step e le righe contengono i diversi valori di ogni ripetizione dello step. La griglia è inizialmente vuota e viene popolata dall’utente ad ogni ripetizione dello step. È anche possibile popolare automaticamente la griglia, a partire da una tabella personalizzata, cioè una tabella dati creata dall’amministratore per memorizzare informazioni che devono essere consultabili e modificabili sia da App che da ufficio, ma che non possono stare nelle anagrafiche principali (es. lista di macchine con i dati dell’ultima manutenzione fatta).
PUBBLICAZIONE E VISIBILITÀ
Una volta terminata la progettazione del modulo e del relativo documento PDF, puoi pubblicare online il modulo. Esso non sarà visibile a nessuno da App, finché non lo assegnerai agli utenti che dovranno utilizzarlo. Gestendo la visibilità dei moduli per singolo utente potrai creare e provare nuovi moduli senza impatti sull’operatività degli altri utenti. Ogni utente avrà a disposizione, sul suo dispositivo mobile, solamente i moduli che tu, come amministratore, gli renderai visibili.
VISUALIZZAZIONE SU APP
La visualizzazione degli step da smartphone o tablet è sempre sequenziale, cioè rispetta l’ordine esatto degli step che hai definito in fase di progettazione del modulo. Tuttavia, dallo strumento di progettazione dei moduli puoi definire delle opportune condizioni di visibilità su uno o più step che consentano di “saltarli”. Ad esempio, se alla domanda “Hai consegnato materiali?” l’utente risponde “NO”, il programma dovrebbe saltare lo step di consegna dei materiali (da visualizzare a condizione che la risposta fosse stata “SI”) per proseguire con gli step seguenti. All’ultimo step, la compilazione si conclude e i dati vengono salvati e sincronizzati in cloud per renderli immediatamente disponibili all’ufficio.