Per ogni nuovo modulo di raccolta dati che vuoi pubblicare, devi definire anche un modello di documento PDF (chiamato “template”). Se non ti serve un PDF stampabile dei dati raccolti, puoi salvare un template vuoto. Anche per ogni successiva modifica del modulo, devi comunque passare dallo strumento di Disegno del PDF prima della pubblicazione, in modo che la nuova revisione del modulo venga agganciata ad una corrispondente revisione del template PDF e per dare modo al sistema di verificare che il PDF sia coerente con il modulo e con tutte le sue variabili.
Disegno dei documenti PDF
Come per la progettazione dei moduli, lo strumento di disegno del template PDF è costituito da 3 sezioni principali sempre visibili: l’anteprima, le proprietà degli oggetti e la barra degli oggetti. Esistono poi alcune sezioni visibili solo se le attivi: la lista delle variabili (dei campi) del modulo di compilazione raggruppate per step (a sinistra) e la lista degli oggetti inclusi nel template PDF, raggruppati per sezione del documento (a destra).
Il template PDF è suddivisibile in 3 parti distinte:
- intestazione;
- corpo;
- pié di pagina.
Intestazione e pié di pagina, ripetuti su ogni pagina, devono contenere gli oggetti da stampare su ogni pagina (es. il logo, il nominativo dell’azienda, il nome del documento, il numero di pagina ecc.).
Nel corpo del template puoi inserire delle aree (o “layout area”), cioè righe in cui inserire gli oggetti destinati a contenere le informazioni da stampare, inclusi i valori delle variabili di ogni campo del modulo, posizionati e formattati opportunamente tramite le opzioni disponibili nella sezione delle proprietà di ogni oggetto (posizione orizzontale o verticale rispetto all’area di appartenenza, colore, formato ecc.).
Per gli step ripetuti, il sistema genera automaticamente delle tabelle con tutte le colonne (cioè i campi dello step), dando la possibilità di definirne le proprietà (larghezza, altezza, allineamenti, formato dei dati, ecc.) e di decidere quali colonne vadano stampate e in che ordine.
La paginazione dipende dal contenuto del corpo. Puoi inserire nel template qualsiasi campo del modulo in qualsiasi delle 3 sezioni, stando attento a non uscire dai margini definiti per la stampa (fisica o virtuale, come generazione del file PDF). L’altezza e la larghezza di ogni sezione, il formato e i margini dell’intero foglio sono configurabili dal pannello delle proprietà, una volta selezionata la sezione di interesse.
Anteprima di stampa
In qualsiasi momento, anche senza aver salvato, puoi provare la generazione del PDF sulla base dell’ultimo documento compilato, se presente, altrimenti si occuperà il programma di generare dei valori di esempio per ogni tipologia di oggetto, incluse le tabelle relative a step ripetuti. Puoi provare qualsiasi modifica senza rischi, guardando l’anteprima e salvando solo dopo aver verificato il funzionamento e l’aspetto grafico. Le modifiche saranno memorizzate nel cloud solamente dopo aver premuto il tasto “Salva”. Il tasto Salva e chiudi, invece, dopo il salvataggio, ti fa tornare direttamente alla pagina del modulo, da dove puoi pubblicarlo e assegnare la visibilità ai vari utenti.
Una volta che hai terminato il disegno del template PDF e hai salvato, puoi pubblicare il modulo e provare a compilarlo da App e vedere il PDF con i dati reali. Se sei soddisfatto del risultato, puoi rendere visibile il modulo anche agli altri utenti App, che potranno cominciare ad utilizzarlo.
Revisioni consistenti dei moduli
Ogni volta che devi modificare un PDF di un modulo pubblicato, è necessario creare una nuova revisione del modulo, in modo che ogni documento compilato precedentemente, continui ad essere visualizzabile e modificabile come quando è stato compilato, cioè con la stessa versione del modulo e del template PDF. Questo garantisce che i dati siano consistenti con i componenti effettivamente presenti nel modulo e con gli oggetti contenuti nel template PDF. Così nessun dato verrà perso e qualsiasi documento, anche di revisioni precedenti, potrà essere ristampato su richiesta e in ogni momento.