Sei stufo di raccogliere dati in forma cartacea? Scegli di utilizzare documenti digitali per il controllo qualità della produzione, così hai informazioni in tempo reale e ancora più precise. Vuoi sapere come? Scoprilo con noi!
Utilizzare documenti digitali per il controllo qualità della produzione può rivelarsi essere la scelta migliore per chi si è sempre affidati alla carta. Come sa bene chi compila le proprie liste di controllo in forma cartacea, la carta rappresenta un elemento obsoleto che porta con sé alcune problematiche.
Che tipologia di criticità ha la carta? Ecco alcuni esempi:
- Aumenti il rischio di errori. Una compilazione di una lista di controllo a penna può farti commettere errori per distrazione o fretta. La stessa cosa può avvenire quando queste checklist devi trascriverle in digitale sul tuo computer, specie se lo fai a fine giornata quando sei più stanco, archiviando documenti che potrebbero presentare degli errori.
- Rischio smarrimento. Utilizzando liste di controllo cartacee c’è il rischio che il modulo si rovini o venga smarrito, obbligandoti a effettuare nuovamente il controllo, il che causa delle situazioni spiacevoli nel caso in cui si debba ricontattare il cliente e avvisarlo che si dovrà effettuare un secondo sopralluogo.
- Tanto tempo perso. Oggigiorno è necessario che le informazioni siano digitali, ciononostante le raccogliamo in forma cartacea. Cosa comporta ciò? Essenzialmente, come dicevamo prima, che devi trascriverle sul tuo computer una volta che le hai raccolte sul tuo modulo e quindi devi impiegare ore del tuo tempo a svolgere quest’attività. Tutto tempo che potrebbe essere speso in altre mansioni o semplicemente per dedicarti alla tua vita privata, senza l’incombenza di dover terminare la trascrizione entro la giornata.
- Perdita di denaro. Se poi sommiamo tutte queste problematiche, capiamo bene che per l’azienda questo si trasformi in un enorme perdita di denaro. Le risme di carta non sono gratuite, i dati persi devono essere recuperati e ciò implica una spesa aggiuntiva, il tempo perso a fare dell’altro toglie quello necessario per svolgere nuovi lavori. Insomma, la carta rappresenta un problema che un’azienda smart non può più sottovalutare.
Alla luce di ciò, risulta evidente che l’utilizzo di documenti digitali sia fondamentale. Ma cosa significa utilizzare documenti digitali? I moduli creati su Excel o Word non sono già documenti digitali?
La differenza è come raccogliamo i dati
Assolutamente sì, un modulo creato in Excel, stampato, compilato e poi digitalizzato (cioè scannerizzato o trascritto in digitale sul computer) è sicuramente un documento digitale. Dove sta, però, il problema? Essenzialmente nel processo che abbiamo appena descritto: svolgere questa serie di passaggi rappresenta una perdita di tempo non indifferente, oltre a un consumo inutile di carta.
Come accennavamo poco sopra, la richiesta di informazioni è digitale, ma noi eseguiamo il processo in forma analogica. La soluzione a tutto questo sta nel digitalizzare la raccolta dati, che consente di eliminare diversi passaggi.
Compila moduli digitali
Per digitalizzare la raccolta dati, devi affidarti a TDox, la piattaforma che ti permette di creare liste di controllo digitali senza scrivere codice (quindi con semplicità, non servono competenze specifiche di programmazione, anzi) e di compilarle direttamente su dispositivo mobile, come può essere uno smartphone o un tablet.
È sufficiente scaricare l’app di TDox sul proprio dispositivo per trovarsi i moduli creati da pc. In questo modo elimini definitivamente la carta e aggiorni il tuo sistema all’istante, senza perdere tempo a trascrivere i dati che hai raccolto in digitale. Un vantaggio non da poco con il quale ottimizzare il modo con cui ti occupi della raccolta di informazioni, dal momento che puoi utilizzare uno smartphone, il quale è uno strumento che tutti sappiamo usare e che si rivela davvero molto più comodo rispetto a un pc portatile o a una lista di controllo cartacea, specie nel controllo qualità della produzione dove devi effettuare delle verifiche sul campo all’interno, per esempio, di fabbriche.
Compila documenti da app!
Questo significa usare documenti digitali per il controllo qualità della produzione: usare moduli digitali, ma anche compilarli digitalmente, cosicché sfrutti al massimo i benefici del digitale. Devi sapere che appena hai compilato la tua lista di controllo, essa viene immediatamente salvata sul Cloud, ovvero in digitale, affinché sia disponibile ovunque e in qualsiasi momento. Ciò ti consente di sbarazzarti di cartelline e faldoni che occupano solamente spazio in ufficio e che rendono la consultazione dei documenti davvero poco immediata.
Full Offline
Ok, compilare liste di controllo da smartphone è fantastico e ti semplifica la vita, ma se non c’è rete? Chi si occupa di controllo qualità della produzione deve andare a fare sopralluoghi in aziende che spesso si trovano in zone con scarsa connettività, come in campagna. Si tratta di un’eventualità che può accadere più spesso di quello che si pensa, nonostante ormai internet sia arrivato quasi ovunque.
Cosa fare in quei casi? Si ritorna ad appuntarsi tutto su carta? E allora, ciò che abbiamo appena detto perde completamente di senso. Beh, non è il caso di TDox, dato che ti permette di compilare i documenti digitali per il controllo qualità della produzione anche quando la connessione a internet è assente.
Infatti, il suo motore è nativo offline, cosicché non risenta in termini di velocità e performance. Sarà sufficiente sincronizzare l’app con un clic non appena si sarà raggiunto un luogo con una connessione a internet per aggiornare il sistema con i dati raccolti. Una funzionalità utilissima che ti permette di affidarti sempre al digitale, senza preoccupazioni e senza perdite di tempo.
Prova TDox e togliti ogni dubbio!
Sappiamo bene che in tante aziende si fa ancora fatica a compiere il passo verso la vera digitalizzazione che consente di risparmiare tempo e denaro, poiché si ha ancora una certa diffidenza nei confronti degli strumenti digitali. Ecco perché devi assolutamente approfittare della versione gratuita per farti un’idea di come funziona TDox.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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