Lo sappiamo: stai cercando ovunque su Google come creare una lista di controllo in Excel, perché ne hai bisogno e non sai come crearla, dato che per utilizzare il programma serve una conoscenza dedicata del pacchetto Office. E se va bene, trovi un modello già fatto da modificare con i dati relativi alla tua azienda, così risparmi tempo. Ma siamo sicuri sia il metodo giusto?
Ok, dicci la verità: quando sul lavoro ti adatti significa che stai facendo quello che devi fare al massimo delle tue potenzialità? Dipende, nel senso che la più alta qualità la metti quando ti ritrovi nella situazione ideale. Ma quando ti adatti, significa che devi scendere a compromessi, perché la situazione in cui ti trovi non è quella che ti consente di performare al massimo delle tue capacità.
Intendiamoci, adattarsi è una capacità essenziale, che ci consente di rispondere in modo rapido e tempestivo ai cambiamenti e alle situazioni che viviamo. Avere un’alta capacità di adattamento è una skill (come viene definita oggi dai recruiter) non facile da trovare in una persona. Se parliamo dell’utilizzo di strumentazione adeguata, però, non possiamo adattarci.
Facciamo un esempio per capirci meglio: per una persona che lavora in amministrazione e deve emettere fatture, ricevere le proforme cartacee diventa complicato, dal momento che dovrà digitalizzare ogni dato sul software di fatturazione per ogni proforma ricevuta. Perché la persona in questione si sta adattando? Perché potrebbe ricevere quelle proforme direttamente in digitale, ordinate e precise, risparmiando tantissimo tempo ed evitando di commettere errori dovuti a distrazione o difficoltà di comprensione del testo scritto (alcune calligrafie sono davvero difficili da comprendere, te lo possiamo assicurare).
Insomma, basterebbe utilizzare lo strumento giusto e tante complicazioni sarebbero evitate, invece l’addetto in amministrazione deve adattarsi e adeguarsi alla situazione che vive. Siamo ancora sicuri che in questi casi adattarsi sia la soluzione ideale?
Utilizzare gli strumenti adeguati
Tutto questo discorso che abbiamo fatto sull’adattarsi si ricollega molto bene alla creazione e all’utilizzo di una lista di controllo in Excel, poiché una checklist creata con questa tipologia di programma non è specifica per le attività che devi svolgere.
Chi utilizza liste di controllo lavora generalmente nell’ambito del controllo qualità o della sicurezza, come, ad esempio, il controllo dei materiali, dei macchinari o dei processi di produzione. Ecco, quindi, che servono funzionalità dedicate che non sono semplici da inserire con un programma molto generico come Excel, il quale è pensato per soddisfare tantissime tipologie di bisogni.
Usare Excel significa dunque adattarsi, dal momento che esistono applicazioni completamente dedicate a chi svolge queste verifiche e sopralluoghi sul campo.
Una su tutte? Ovviamente TDox!
Crea le tue liste di controllo e compilale da mobile
La particolarità di TDox è di consentirti di creare una lista di controllo in pochi clic e di compilarle da smartphone o tablet, dal momento che non serve scrivere codice, quindi chiunque può farlo, anche coloro che hanno meno manualità con gli strumenti digitali.
In questo modo, si possono inserire dati specifici e più dedicati che soddisfino le necessità pratiche. Tutto è fatto in modo visuale, trascinando le funzionalità che TDox ti offre per le tue verifiche. Ecco che tipologie di funzionalità puoi trovare sulla piattaforma da inserire nelle tue liste di controllo:
- Casella di testo. Aggiungi una casella di testo in cui inserire il nome dell’operatore che svolge la verifica.
- Check Box. Crei delle liste di controllo con le varie caselle da selezionare, inserendo le differenti possibilità, come “applicabile”, “non applicabile” e così via.
- Raccoglitore Data. Semplice, inserisci la data in cui avviene l’ispezione accedendo al calendario dell’app.
- Raccoglitore Foto. Questa funzionalità è molto interessante per chi effettua ispezioni sul campo, dal momento che grazie all’integrazione con la fotocamera del dispositivo consente di inserire delle fotografie per inserire dati più precisi in caso di anomalie, guasti o stato dei macchinari. La foto viene inserita automaticamente nel modulo, senza patemi, al fine di dare un elemento aggiuntivo che certifica l’ispezione.
- Codice a Barre. Legato all’integrazione con la fotocamera, attraverso essa si possono scannerizzare codici a barre e inserire in modo automatico le informazioni su un prodotto o macchinario ispezionato.
- GPS. La geolocalizzazione ci viene in soccorso dandoci l’esatta posizione in cui ci troviamo, senza perdere tempo a dover inserire dati come la via, il paese o la città in cui si trova il luogo dell’ispezione.
- Firma Digitale. Con un dito si certifica l’avvenuto controllo, il che ha valore legale e rende univoca la verifica effettuata da quell’operatore.
- Casella Cliente. In questa casella troviamo tutti i clienti che abbiamo a sistema. Infatti, nella sezione Anagrafiche della piattaforma TDox, potrai inserire tutti i clienti con cui ti relazioni. In questo modo, quando effettui la verifica, ti basterà cliccare sopra il campo per trovarla immediatamente.
- Casella Prodotto. La stessa cosa che avviene con i clienti succede con i prodotti, i quali possono essere registrati nel database e inseriti più facilmente. Se ci occupiamo di controllo qualità del latte, ad esempio, i prodotti inseriti potranno essere i macchinari che regolarmente vengono ispezionati.
- Selettore per Tabelle Personalizzate. Questa tipologia di tabelle è uno strumento avanzato, che non possiamo spiegare in qualche riga, ma che può rivelarsi molto utile per la gestione dei propri dati. Per questo, vi consigliamo di guardare il video a questo link per capire meglio come funzionano e sfruttarle al massimo.
- Anteprima PDF. Ti permette di visualizzare in anteprima come apparirà il documento completo, così potrai farti un’idea ed effettuare le opportune modifiche se lo riterrai necessario, prima di renderlo ufficiale.
Tutte queste funzionalità le potrai rinominare, impostare che siano obbligatorie (ovvero l’operatore non potrà avanzare nella compilazione se non avrà eseguito quel determinato passaggio) o inserire funzioni avanzate e liste personalizzate (specifiche per il cliente desiderato).
Dai un’occhiata all’editor di creazione moduli di TDox nell’immagine qui sotto.
Ma che fine fanno le mie compilazioni?
Domanda legittima, compili i tuoi moduli da smartphone direttamente sul campo, ma poi che fine fanno? Questa è un’altra, enorme differenza dall’utilizzare una lista di controllo in Excel e una creata con TDox: quando hai raccolto tutti i dati, il modulo viene salvato automaticamente in Cloud, quindi online, affinché sia disponibile e consultabile in ogni momento e in qualsiasi luogo tu ti trovi.
Basta documenti salvati in faldoni e cartelline che occupano spazio in archivio e che rendono difficile la consultazione, ma soprattutto basta perdere tempo a trascrivere tutto nuovamente su pc o a scannerizzare ogni modulo per archiviarlo all’interno di qualche cartella condivisa in azienda.
Infatti, tramite la sezione Reports, potrai visualizzare le varie compilazioni che desideri e ordinarle secondo i criteri che decidi tu, come nome dell’operatore che ha svolto il controllo, data del sopralluogo, tempo impiegato, anomalie segnalate e così via. Puoi dare un’occhiata alla sezione Reports nell’immagine qui sotto.
Ah, e se hai l’esigenza di inviare il documento compilato all’ufficio, al tuo cliente o al tuo responsabile? Nessun problema, con TDox è possibile impostare che il file venga inviato automaticamente al destinatario che preferisci, così lo riceverà subito via mail, non serve che anche lui abbia TDox.
Non adattarti, TDox è quello che ti serve!
Smetti di adattarti e di cercare una lista di controllo in Excel su internet, scegli TDox e creala e compilala in semplicità, risparmiando tempo, energia e denaro. Se non ti senti ancora sicuro/a di adottare uno strumento digitale nella tua azienda come TDox, perché hai avuto brutte esperienze o perché è la prima volta che ti approcci a strumenti digitali come questo, allora devi assolutamente approfittare della versione gratuita, utile per farsi un’idea di come funziona TDox.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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