Che cosa intendiamo quando parliamo di audit aziendale? E perché può risultare davvero vantaggioso l’utilizzo di un software per audit? In questo articolo andremo a trattare nello specifico questi temi e come rendere più semplice e immediato un audit grazie all’utilizzo di un software dedicato.
Intanto iniziamo definendo l’espressione audit: si tratta di un insieme di attività che possono essere riconducibili ai sistemi di gestione aziendale. Queste sono effettuate al fine di assicurare che i processi di gestione funzionino in maniera efficace, sia per quanto riguarda la governance dell’azienda, sia per la gestione dei rischi.
Chi si occupa dell’audit interno? La figura professionale incaricata a compiere l’audit è l’internal auditor, il quale deve avere ottime capacità di relazione con la direzione dell’azienda, rappresentando, quindi, un collante tra questa e i lavoratori, sviluppando così un’organizzazione tale che possa permettere di raggiungere gli obiettivi prefissati.
Come raccoglie i dati l’internal auditor durante un audit? Generalmente, crea dei modelli precisi o delle checklist su Word o Excel, li stampa e poi li compila a penna. Terminata questa operazione, trascrive tutto quello che ha raccolto su pc o scannerizza i documenti una volta tornato in ufficio attraverso scanner o, alla peggio, applicazioni sul suo smartphone.
In altri casi, si appunta tutto su un tablet direttamente sul foglio in Word, un metodo non semplicissimo dal momento che programmo come Excel e lo stesso Word non sono pensati appositamente per svolgere audit aziendali.
Una pratica comune, ma dove sta il problema? L’enorme perdita di tempo. Raccogliere dati a penna o su un foglio Word risulta davvero complicato. Partiamo dal primo caso: troppo alti i rischi che il foglio si rovini o vada perso accidentalmente. Senza considerare l’eventualità in cui ci si sbagli e si compili un campo erroneamente, creando disordine e confusione per lo stesso auditor che dovrà poi trascrivere tutto su computer. Inoltre, non offre la possibilità di allegare fotografie del contesto, per dare un’ulteriore certifica e completezza al suo report.
Anche nel secondo caso, ovvero raccogliere dati su un foglio Word, Excel o altro risulta essere piuttosto difficoltoso. Non essendo pensati per questo tipo di attività, anche creando dei modelli precisi (che comunque richiedono molto tempo), sono scomodi e non adeguati a raccogliere i dati in modo ordinato e preciso.
Risulta, dunque, fondamentale utilizzare un software per audit pensato esattamente per svolgere questa attività. Se ti dicessimo che questo software esiste e che è possibile utilizzarlo per effettuare le tue verifiche da smartphone o tablet? Il tutto affinché il tuo processo sia ancora più semplice e immediato.
Beh, il software per audit in questione è TDox. Una nuova tecnologia per gestire al meglio gli audit aziendali senza dover far fatica e, soprattutto, eliminando tutte le perdite di tempo. Seguici e scorpi le funzionalità di TDox!
È molto semplice: ti registri a TDox gratuitamente e accedi al tuo profilo dove potrai creare tuti le schede di controllo, checklist o altri moduli di cui hai più bisogno per i tuoi audit. Una peculiarità di TDox è il fatto che sia personalizzabile e quindi si adatti alle tue specifiche esigenze. Una volta fatta questa operazione, ti basterà scaricare l’app di TDox sul tuo telefono o tablet, effettuare una rapida sincronizzazione e infine troverai tutti i modelli creati sul tuo dispositivo mobile. In questo modo, potrai raccogliere dati direttamente in digitale, senza dover sprecare tempo nel doverli trascrivere nuovamente su computer. Inoltre, i modelli sono pensati appositamente per i tuoi controlli, quindi sono facilissimi da compilare.
Infatti, è presente la compilazione automatica, ovvero ogni volta che selezioni un campo, TDox ti mostra subito le varie opzioni da scegliere, per rendere la compilazione della scheda ancora più semplice e immediata.
A ciò si possono aggiungere elementi davvero utili: stiamo parlando della possibilità di inserire fotografie, grazie alla fotocamera integrata, e di fare lettura barcode. Farà fede il time stamp, il quale registrerà il momento preciso in cui è stata scattata la foto e, grazie anche alle coordinate GPS, il luogo esatto. Senza dimenticare la firma digitale, una funzione aggiuntiva importante per certificare il tuo documento con un semplice dito (così non rischi di dimenticarti la penna!).
Infine, va sottolineata l’agenda di TDox. Uno strumento davvero utile per quanto riguarda la pianificazione dei vari controlli da eseguire. Con l’agenda gestisci meglio le verifiche e sei in grado di inviare una notifica ai tuoi dipendenti avvisandoli dei vari audit da effettuare. Snellisci, così, la comunicazione ed eviti di inviare messaggi su WhatsApp o mail.
L’utilizzo di un software come TDox offre una vera marcia in più al tuo lavoro. Un software per audit pensato appositamente per questo tipo di attività e che ti aiuta semplificando il tuo lavoro. Offre completezza, ordine e precisione, benefici che non sono ottenibili in altro modo. Scegliere di svolgere gli audit su carta o su programmi non idonei, non ti permette di fare un lavoro completo. Sarebbe strano che un internal auditor che deve fare un controllo sulla qualità aziendale, sfruttasse per le sue verifiche degli strumenti che invece non sono per niente qualitativi. TDox è un software di qualità per chi di qualità se ne intende, ma per davvero!
La registrazione, poi, è pure gratuita e in un attimo sarai nel programma dove, come detto prima, potrai creare i tuoi moduli specifici. Devi sapere che nel caso tu non avessi tempo per crearli o non sapessi come fare, potrai affidarti ai nostri tecnici che, con pochissime ore di videochiamata, creeranno i moduli e schede che più si adattano alle tue esigenze.
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