Pianificazione di attività e raccolta di dati digitali sono aspetti essenziali che hanno portato l’azienda Iren ad affidarsi a TDox per digitalizzare i propri processi. Scopri come la multiutility è riuscita a sfruttare al meglio i vantaggi della piattaforma TDox!
La rivoluzione digitale ha sicuramente impattato su qualsiasi ambito lavorativo, cambiando le carte in tavola e portando migliorie e innovazioni che fino a dieci anni fa sembravano impensabili. Questo, però, è collegato al passaggio di dati che non sono più analogici, ma digitali ed è per questo che per raccoglierli ed elaborarli sono necessari strumenti dedicati, a loro volta digitali. Ecco, quindi, che è nata la collaborazione tra Iren e TDox.
Iren è una delle più importanti multiutility del panorama italiano attiva nei settori dell’energia elettrica, del gas, dell’energia termica per teleriscaldamento (primo operatore nazionale in questo ambito), della gestione dei servizi idrici integrati, dei servizi ambientali e dei servizi tecnologici. Inoltre, il gruppo Iren rappresenta una realtà fortemente consolidata con oltre 4 miliardi di euro di fatturato, più di 8.000 dipendenti e fornisce energia e servizi a oltre 7 milioni di cittadini.
In quest’ottica di cambiamento e miglioramento, Iren ha deciso di digitalizzare i suoi processi, in particolare per ciò che riguardava la pianificazione di interventi e l’utilizzo di documenti digitalizzati. Andiamo a vedere come l’azienda ha sfruttato a suo vantaggio i benefici di TDox!
Difficoltà iniziali dell’azienda
Prima di scegliere TDox, l’azienda aveva alcune problematiche legate all’utilizzo di strumenti analogici. Vediamole insieme.
L’uso della carta
La prima criticità presentata da Iren riguardava l’utilizzo della carta. A tal proposito, dopo che un tecnico aveva analizzato uno specifico campione d’acqua, egli doveva compilare un modulo con tutte le informazioni riguardanti l’analisi appena compiuta e far ritorno all’ufficio.
Come si può facilmente comprendere, ciò richiedeva parecchio tempo e l’ufficio non poteva avere informazioni in tempo reale riguardo l’analisi appena compiuta. Un problema più importante di quello che sembra, dato che secondo la prassi, un campione d’acqua deve essere consegnato entro 24 ore dal momento in cui è stato raccolto.
A questo, va aggiunta la perdita di tempo necessaria per trascrivere le informazioni sul proprio sistema (o scannerizzare il documento) con l’alto rischio di commettere errori dovuti a distrazione o fretta.
Infine, non va dimenticata la precarietà dei fogli: un documento cartaceo può rovinarsi o andare perduto, mettendo il tecnico in grossa difficoltà e costringendolo a effettuare nuovamente il prelievo del campione.
Mancanza di dati in tempo reale
La seconda problematica, invece, riguardava l’assenza di dati in tempo reale e la mancanza di prelievi di campioni d’acqua. Strettamente legata all’utilizzo della carta, con la quale è impossibile inviare dati all’istante all’ufficio, l’assenza di dati immediati rappresentava un intoppo per il corretto processo di analisi. Infatti, i campioni d’acqua possono essere prelevati in zone difficoltose da raggiungere, come fiumi, laghi, torrenti, bacini o zone di montagna.
Per questo, non c’era nessun modo per certificare che i tecnici non potessero raggiungere il sito dove effettuare i prelievi, così l’azienda doveva fidarsi di ciò che essi riportavano. La questione si complicava quando i tecnici che effettuavano il campionamento acque non erano del gruppo Iren, ma di altre aziende affiliate e per questo era ancora più fondamentale poter ottenere dati precisi e puntuali al fine di ottenere un controllo in tempo reale dei campionamenti.
Le Risposte di TDox
Andiamo a vedere come la piattaforma TDox è stata in grado di dare risposte digitali al gruppo Iren con le quali ha potuto, finalmente, sfruttare i vantaggi della piattaforma per migliorare i propri processi.
L’adozione di dati digitali
Con l’aiuto dei tecnici TDox, il dipartimento IT di Iren è riuscito a creare dei moduli specifici dedicati al campionamento acque. Costruire moduli con TDox è rapido e veloce, poiché non serve scrivere codice e inserisci le funzionalità di cui hai bisogno semplicemente trascinandole sul modulo. Dopodiché, è possibile renderli disponibili e compilabili su dispositivo mobile come smartphone o tablet, così i tecnici sono in grado di compilare i vari moduli semplicemente con un paio di clic. È chiaro che questo consente di eliminare definitivamente la carta, poiché i dati sono esclusivamente in digitale.
Funzionalità specifiche per il campionamento acque
In aggiunta, l’azienda ha potuto sfruttare a suo vantaggio alcune funzionalità che la piattaforma TDox mette a disposizione nei propri moduli:
- Rivelazione GPS. Con l’integrazione del sistema GPS è ora possibile memorizzare l’esatta posizione in cui il tecnico effettua un prelievo di campione. Questo vantaggio si rivela molto utile per i prelievi successivi, in particolare se il tecnico deve ritornare in quella zona, dato che TDox può essere utilizzato come un vero e proprio navigatore, grazie all’integrazione con le mappe di Google.
- Integrazione con la fotocamera del dispositivo. Attraverso questa integrazione i tecnici possono ora scattare fotografie per riportare anomalie o difficoltà nel raggiungere un determinato sito. Un metodo utile che consente all’azienda di controllare meglio i tecnici delle aziende affiliate.
Una pianificazione delle attività più precisa
Un altro beneficio ottenuto dall’azienda utilizzando TDox è legato a un importante strumento presente sulla piattaforma, ovvero l’Agenda. Tramite questo strumento è possibile pianificare ogni intervento e avvisare i propri tecnici, i quali ricevono una notifica sul proprio dispositivo avvisandoli dei vari campionamenti da effettuare durante la giornata.
Ciò è stato possibile grazie all’automazione, infatti Iren ha fornito un file Excel con differenti criteri (come i nomi degli operatori, gli strumenti utilizzati, i dati da analizzare, i punti di campionamento ecc.) ai tecnici TDox, i quali li hanno implementato questo file nell’agenda TDox.
Il risultato di ciò, grazie anche all’integrazione con il LIMS (laboratory information management system) di Iren, è stato che appena un tecnico compila un modulo, esso viene automaticamente inviato al sistema, evitando il processo di scrittura manuale via mail all’ufficio. Risulta evidente che un miglioramento come questo permette di ridurre drasticamente i tempi e consente all’ufficio di ottenere dati in tempo reale.
Full Offline
In ultima, non possiamo non riportare la capacità di TDox di lavorare anche offline e che è rappresentato un grosso beneficio per i tecnici di Iren. Infatti, il motore di TDox è nativo offline, quindi anche quando i tecnici si ritrovano in zone dove la connessione è scarsa o assente, il software non ha alcun problema di velocità e performance.
Così facendo, i tecnici raccolgono dati in totale sicurezza, senza paura di perdere dati, e non devono fare altro che sincronizzare l’app non appena si trovano in un luogo dove la connessione è presente. Semplice e sicuro, per garantire ai tecnici di lavorare digitalmente ovunque si trovino.
Prova ora TDox!
La collaborazione tra Iren e TDox è funzionata alla grande e adesso l’azienda ha il suo sistema digitalizzato con cui raccoglie informazioni precise e in tempo reale, così può intervenire tempestivamente in caso di inconveniente. Costi ridotti e processi ottimizzati, un grande passo avanti per Iren!
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