Compilare una lista di controllo sicurezza sul lavoro in modo digitale è possibile se si sfruttano gli strumenti tecnologici in nostro possesso. Vediamo come fare per snellire e velocizzare questo processo.
Cos’è una lista di controllo sicurezza sul lavoro? Si tratta di un documento che i preposti devono compilare al fine di verificare che le misure di sicurezza vengano rispettate all’interno dello spazio lavorativo. Intendiamo, quindi, la verifica dell’adozione di comportamenti responsabili, l’utilizzo di DPI (dispositivi di protezione individuale) adeguati e l’osservanza del corretto funzionamento di macchinari e strumenti.
Il preposto incaricato si appunta ogni dato su una lista di controllo, generalmente una checklist cartacea stampata al computer. Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie, l’operatore si occupa della trascrizione digitale di questi dati al pc (magari facendolo a mano o scannerizzando il documento, per velocizzare) e della loro conseguente archiviazione in una cartella aziendale condivisa (per il PDF) e in qualche cartellina o faldone (per il cartaceo).
Tutto nella norma dirai, ma andiamo ad analizzare questo processo e cerchiamo di capire cosa non funziona:
- Le liste di controllo vengono compilate a penna e poi trascritte digitalmente, il che si traduce in un grosso spreco di tempo. Tempo che il preposto deve dedicare a questa mansione e che perde per poter fare, banalmente, un’altra attività.
- Se chi si occupa della trascrizione è un’altra persona rispetto al preposto, non è sempre detto che riuscirà a decifrare in maniera corretta ciò che l’operatore ha scritto. Vero, per la maggior parte del documento troviamo caselle da sbarrare, ma ci sono anche sezioni dedicate a note e appunti che il preposto utilizza per segnalare anomalie o non conformità. Lo stesso problema sorge nei casi in cui serva consultare il documento, il quale se è scritto male, si fa fatica a comprendere cosa ci sia scritto.
- Collegato alla questione consultazione, ritrovare un documento del genere in mezzo a tanti faldoni risulta difficile. Così come cercare di capire in quale cartella sia stato salvato. Non c’è immediatezza in questo processo provocando un ulteriore spreco di tempo, che ci fa saltare dalla sedia, specie se si ha molta urgenza.
- Un altro punto è legato all’elemento cartaceo, difatti non dobbiamo mai sottovalutare il fatto che i fogli possano rovinarsi o andare perduti, causando più di un problema. Si tratta di documenti con valore legale, che fanno una grossa differenza in caso di incidente sul lavoro.
- Infine, non possiamo non sottolineare l’impatto ambientale che tutta questa carta ha sul nostro ecosistema. Uno dei più recenti report riportati da Adnkronos dice che “ogni dipendente consumi fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. Basti pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti”. Numeri impressionanti che fanno ben capire quanto sia fondamentale, considerata anche la situazione che stiamo vivendo, ridurre al minimo l’utilizzo della carta.
La soluzione? Ma è chiaro, il digitale!
Ebbene sì, affidarsi al digitale è la risposta ideale per risolvere queste problematiche che potremmo definire analogiche. Digitalizzarsi non significa solamente usare un computer per gestire le informazioni o mandare le mail: vuol dire utilizzare dati digitali, automatizzare l’inserimento di questi dati ed eliminare il più possibile l’utilizzo della carta nei propri processi.
Se ci pensi, ogni documento viene richiesto in digitale, ormai facciamo tutto online e non si può prescindere da questo, perché porta vantaggi concreti e visibili. Ma allora, perché raccogliamo le informazioni necessarie ancora in forma cartacea? Abbiamo a disposizione strumenti tecnologici super all’avanguardia, eppure ci occupiamo della trascrizione dei dati ancora manualmente.
Questo tipo di atteggiamento è dettato dalla paura di tante aziende di affidarsi a tecnologie innovative che riducano il tempo perso, solamente perché abituati a fare in un certo modo e legati alla solita vecchia frase: “abbiamo sempre fatto così”. Come ci siamo abituati agli smartphone o alle piattaforme in streaming come Netflix e così via, sarà compito delle aziende riuscire a fare un ulteriore passo avanti, senza più paura.
Per fare questo passo un alleato che viene in soccorso c’è e si chiama TDox. Vediamo perché, in termini di sicurezza e non solo, questa piattaforma digitale risulta essere un grandissimo alleato per le imprese.
Moduli digitali per compilazioni in mobilità
Con TDox puoi creare una lista di controllo sicurezza sul lavoro in digitale aggiungendo funzionalità che con programmi come Excel o Word non potresti o faresti molta più fatica. Infatti, grazie a TDox puoi compilare le tue liste di controllo direttamente da smartphone o tablet e grazie a questa caratteristica, la piattaforma è in grado di sfruttare l’integrazione con questi dispositivi.
Ad esempio, si possono inserire fotografie (utili per certificare ulteriormente anomalie e situazioni non conformi), rilevare la posizione esatta (grazie al GPS integrato), firmare digitalmente con un dito i documenti o scannerizzare codici a barre, sempre mediante la fotocamera o tramite barcode scanner.
Come puoi vedere nel video qui sotto, la compilazione di una lista di controllo è davvero immediata e bastano pochi clic per effettuarla. Una comodità non indifferente quella di compilare il documento da mobile, perché ti evita di portare il pc portatile in giro oppure la penna e la cartellina per appuntare tutto, dovendo alla fine trascrivere a pc ciò che hai raccolto.
Compila con pochi clic!
E poi creare un modulo come questo è super semplice e intuitivo, dato che non serve scrivere codice, dunque può farlo chiunque, anche chi ha meno manualità con gli strumenti digitali.
Vantaggi digitali che hai solo con TDox
Quali sono, dunque, i vantaggi che ottieni affidandoti a TDox per compilare una lista di controllo sicurezza sul lavoro e gestire tutti i documenti nel modo migliore? Eccoli riassunti in qualche punto:
- Elimini definitivamente la carta. Puoi dire addio a fogli volanti e documenti cartacei, dal momento che la lista di controllo sicurezza sul lavoro è digitale e compilabile da mobile. Ti sbarazzi in un colpo solo di tutte le problematiche riguardanti la carta. Non male, eh!
- Dati in tempo reale. È chiaro che se i dati sono digitali, allora possono essere ottenuti istantaneamente, senza attese di operatori che devono tornare in ufficio per trascriverli a mano.
- Automazione. La piattaforma TDox sfrutta l’automazione per accelerare i processi e liberare gli utenti da attività ripetitive e tediose. Così, una volta che l’operatore ha compilato il modulo, viene automaticamente creato un file PDF e inviato al proprio ufficio e/o al responsabile, in base alle proprie preferenze. L’automazione del processo elimina un passaggio e consente di evitare una perdita di tempo “burocratica”.
- Archiviazione in Cloud. Altro vantaggio considerevole è quello di non dover più preoccuparsi di archiviare i documenti cartacei in faldoni e cartelline. Grazie al Cloud di TDox i documenti sono salvati online e accessibili ovunque e in qualsiasi momento. Poi, tramite la sezione Reports, potrai visualizzare le varie compilazioni che desideri e ordinarle secondo i criteri che decidi tu, come nome dell’operatore che ha svolto il controllo, data del sopralluogo, tempo impiegato, anomalie segnalate e così via.
- Full Offline. Una caratteristica peculiare di TDox che rappresenta un beneficio enorme è la sua capacità di funzionare anche offline. Infatti, il suo motore è nativo offline, ovvero ti permette di lavorare e raccogliere dati anche in luoghi in cui la connessione è scarsa o assente, il tutto senza alcuna criticità di funzionamento e velocità della piattaforma. Sarà sufficiente sincronizzare l’app con un clic non appena si sarà raggiunto un luogo con una connessione a internet per aggiornare il sistema con i dati raccolti.
Provalo, conoscilo e sfruttalo al massimo
Adottare TDox è una scelta così semplice che ci vogliono veramente pochi minuti per registrarsi e iniziare a creare la propria lista di controllo sicurezza sul lavoro e tantissimi altri moduli. Troppo indeciso o non ancora sicuro della scelta? Nessun problema, perché c’è la versione gratuita utile per farsi un’idea di come funziona TDox.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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