Se ti occupi di controllo qualità, hai sicuramente a che fare con tantissime liste di controllo da compilare ogni volta che effetti un sopralluogo. Sia che si parli di controlli HACCP, che di controlli su lavorazioni (come saldature e così via) ti devi sorbire grandi quantità di carta.
Nell’articolo di oggi vogliamo parlarti di archiviazione dei documenti per il controllo qualità aziendale, dal momento che i moduli che compili, alla fine, devono pur essere conservati da qualche parte.
Molto spesso, questi moduli vengono catalogati all’interno di faldoni e cartelline varie, non prima di essere stati trascritti digitalmente sul proprio computer e salvati in qualche cartella. Se ci pensiamo, si tratta di una situazione paradossale: ci vengono richiesti dati digitali, ma quando si tratta di raccoglierli lo facciamo in forma analogica, cioè cartacea.
A tal proposito, le checklist che i tecnici utilizzano per effettuare le verifiche possono essere trovate su internet, ne siti dedicati, oppure create manualmente su programmi come Excel o Word. Dopodiché, vengono compilate a penna e il tutto viene trascritto in digitale, a mano o scannerizzando il documento (per farlo alla buona).
Questo tipo di procedimento, però, comporta delle criticità non indifferenti:
- L’uso della carta. Utilizzare i fogli per raccogliere dati è evidentemente rischioso e non porta nessun vantaggio, poiché i fogli rischiano di rovinarsi o di essere smarriti (causando più di un problema) e, soprattutto, non garantiscono informazioni in tempo reale, caratteristica peculiare solamente dei dati digitali.
- Perdite di tempo. Collegato all’utilizzo di “dati analogici”, raccogliere dati a penna comporta tutta una perdita di tempo nel trascrivere quei dati in digitale, quindi tornare in ufficio e dedicare tempo prezioso per un procedimento che potrebbe essere automatizzato tranquillamente.
Come automatizzare e digitalizzare questo processo? La soluzione si chiama TDox, scopri con noi come funziona.
Crea moduli digitali
Prima di parlare dell’archiviazione dei documenti per il controllo qualità aziendale, dobbiamo soffermarci sulla creazione di questo moduli in maniera digitale. Con TDox è possibile farlo senza scrivere codice, il che significa che chiunque può farlo in modo facilissimo, perché non servono competenze specifiche di programmazione.
Inoltre, anche le modifiche in itinere sono possibili, senza complicazioni o spese aggiuntive (come può succedere per altri software dove una modifica può avere costi molto elevati). Crei moduli aggiungendo funzionalità dedicate e pensate per chi deve svolgere verifiche sulla qualità direttamente sul campo.
Compila queste liste da mobile
Dopo aver creato le liste di controllo digitali, grazie a TDox sei in grado di compilarle da mobile, come smartphone o tablet. Questo ti garantisce di eliminare definitivamente la carta, dal momento che ti basta scaricare l’app di TDox sul tuo dispositivo mobile e compilare il modulo in pochi e semplici clic.
Una volta terminato, il modulo viene automaticamente salvato sul Cloud (quindi in digitale e non più in cartelline) e inviato immediatamente all’ufficio e/o al cliente, a seconda delle proprie necessità. Niente più tempo perso a scannerizzare documenti, modulo compilato una volta e lavoro completato. Senza dimenticare che TDox ti supporta nella fase di compilazione, dato che avvisa l’operatore nel caso di omissione di alcuni campi o di errori nella raccolta dati.
Reports per gestire i dati raccolti
Grazie alla digitalizzazione dell’archiviazione dei documenti per il controllo qualità aziendale con TDox, è possibile riordinare tutti i dati raccolti utilizzando i Reports. Attraverso questo strumento trovi tutte le compilazioni che hai effettuato e sei tu a decidere cosa deve essere visualizzato, come il nome dell’operatore che ha svolto il controllo, la data, il luogo e così via.
Un sistema intuitivo con cui raggruppare tutti i controlli e gestire al meglio quelli successivi. Oltretutto, questi reports possono essere convertiti in file Excel se ne si ha la necessità. Organizzazione e gestione delle attività tutte in digitale.
Provalo ora!
I vantaggi ottenibili dall’archiviazione dei documenti per il controllo qualità aziendale con TDox sono concreti e visibili, visto che risparmi ore e ore di tempo e ti eviti inutili mal di testa quando devi ricercare quel determinato documento di cui hai bisogno. Tutto salvato in Cloud e accessibile quando ne hai più bisogno. Approfitta della versione gratuita per farti un’idea di come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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