Un metodo più semplice per effettuare la verifica periodica degli ascensori? Utilizzare checklist digitali con le quali raccogliere dati molto più velocemente e in modo più preciso. Scopriamo come fare!
Ti occupi della verifica periodica degli ascensori? Come raccogli i dati durante i tuoi sopralluoghi? Generalmente la procedura è questa: si creano delle liste di controllo al computer tramite programmi come Excel o Word, poi si stampano e si compilano a penna direttamente sul campo. Una volta effettuata quest’operazione, le checklist devono essere digitalizzate; dunque, vengono trascritte a mano sul computer o scannerizzate.
Tempo impiegato per svolgere tutto questo processo? Tantissimo, specie per quanto riguarda il tempo perso a occuparsi dell’inserimento dati a sistema. Inoltre, considerando le tecnologie a nostra disposizione, pensare di effettuare ancora tutto su carta sembra quasi paradossale.
Ma allora, se ogni volta bisogna investire del tempo per digitalizzare ciò che raccogliamo in forma cartacea, dato che oramai la richiesta di informazioni è solo digitale, perché non sfruttare gli strumenti a nostra disposizione per raccogliere dati direttamente in digitale?
Per semplificarti la vita e rendere il processo meno dispendioso, ecco che arriva in tuo soccorso TDox, la piattaforma dedicata alla digitalizzazione dei processi lavorativi con la quale semplifichi ogni attività e risparmi tempo, energia e denaro. Grazie a TDox, crei moduli digitali che compili direttamente da smartphone o tablet, inserendo dati immediatamente in digitale, senza perdite di tempo in trascrizioni varie. Scopriamo meglio come funziona la piattaforma.
Come funziona TDox?
Il funzionamento della piattaforma TDox è molto semplice e ti consente di creare dei moduli dedicati alla verifica periodica degli ascensori, e non solo, con estrema facilità. Registrandoti alla piattaforma (è gratuito) potrai accedere alla sezione Moduli, dove troverai dei modelli d’esempio da cui partire o ci sarà la possibilità di creare il tuo modello personale da zero.
Dopodiché, ti apparirà l’editor di creazione moduli dove poter inserire tutte le funzionalità che la piattaforma mette a disposizione, dedicate alla tua attività. Nell’immagine qui sotto puoi avere un esempio di come appare l’editor.
Nella barra in basso puoi vedere varie funzionalità che puoi aggiungere semplicemente trascinandole all’interno dello smartphone. Si tratta di funzionalità dedicate, vediamole insieme:
- Casella di testo. Aggiungi una casella di testo in cui inserire il nome dell’operatore che svolge la verifica.
- Check Box. Crei delle liste di controllo con le varie caselle da selezionare, inserendo le differenti possibilità, come “applicabile”, “non applicabile” e così via.
- Raccoglitore Data. Semplice, inserisci la data in cui avviene l’ispezione accedendo al calendario dell’app.
- Raccoglitore Foto. Questa funzionalità è molto interessante per chi effettua ispezioni sul campo, dal momento che grazie all’integrazione con la fotocamera del dispositivo consente di inserire delle fotografie per inserire dati più precisi in caso di anomalie, guasti o stato degli ascensori oggetto di verifica. La foto viene inserita automaticamente nel modulo, senza patemi, al fine di dare un elemento aggiuntivo che certifica l’ispezione.
- Codice a Barre. Legato all’integrazione con la fotocamera, attraverso essa si possono scannerizzare codici a barre e inserire in modo automatico le informazioni riguardanti un componente dell’ascensore o dell’ascensore stesso.
- GPS. La geolocalizzazione ci viene in soccorso dandoci l’esatta posizione in cui ci troviamo, senza perdere tempo a dover inserire dati come la via, il paese o la città in cui si trova il luogo dell’ispezione.
- Firma Digitale. Con un dito si certifica l’avvenuto controllo, il che ha valore legale e rende univoca la verifica effettuata da quell’operatore.
- Casella Cliente. In questa casella troviamo tutti i clienti che abbiamo a sistema. Infatti, nella sezione Anagrafiche della piattaforma TDox, potrai inserire tutti i clienti con cui ti relazioni. In questo modo, quando effettui la verifica, ti basterà cliccare sopra il campo per trovarla immediatamente.
- Casella Prodotto. La stessa cosa che avviene con i clienti succede con i prodotti, i quali possono essere registrati nel database e inseriti più facilmente. Occupandoci della verifica periodica degli ascensori, i prodotti saranno le varie tipologie di ascensori che solitamente andremo a controllare.
- Selettore per Tabelle Personalizzate. Questa tipologia di tabelle è uno strumento avanzato, che non possiamo spiegare in qualche riga, ma che può rivelarsi molto utile per la gestione dei propri dati. Per questo, vi consigliamo di guardare il video a questo link per capire meglio come funzionano e sfruttarle al massimo.
- Anteprima PDF. Ti permette di
visualizzare in anteprima come apparirà il documento completo, così potrai
farti un’idea ed effettuare le opportune modifiche se lo riterrai necessario,
prima di renderlo ufficiale.
Nella tabella sulla destra, invece, hai la possibilità di rinominare le varie funzionalità che andrai a inserire, impostare che siano obbligatorie (ovvero l’operatore non potrà avanzare nella compilazione se non avrà eseguito quel determinato passaggio) o inserire funzioni avanzate e liste personalizzate (specifiche per il cliente desiderato).
Infine, sulla sinistra i vari step che compongono il modulo e che l’operatore visualizzerà man mano che procede con la compilazione.
Raccogli tutte le compilazioni nei Reports
Ma cosa succede dopo aver compilato il modulo? Come dicevamo prima, quando si effettua la verifica periodica degli ascensori serve ritornare in ufficio e digitalizzare la lista di controllo appena compilata con i dati raccolti. Con TDox questo non succede, perché i dati sono digitali e vengono inseriti automaticamente a sistema e salvati in Cloud.
Cosa significa? Essenzialmente, che risparmi davvero tantissimo tempo (e anche denaro, dato che ti sbarazzi della carta ed eviti di comprare risme di fogli), hai dati più precisi e i tuoi moduli sono disponibili per la consultazione in ogni momento e ovunque tu sia.
Poi, tramite la sezione Reports, potrai visualizzare le varie compilazioni che desideri e ordinarle secondo i criteri che decidi tu, come nome dell’operatore che ha svolto il controllo, data del sopralluogo, tempo impiegato, anomalie segnalate e così via. Puoi dare un’occhiata alla sezione Reports nell’immagine qui sotto.
Ah, hai l’esigenza di inviare il documento compilato all’ufficio, al tuo cliente o al tuo responsabile? Nessun problema, con TDox è possibile impostare che il file venga inviato automaticamente al destinatario che preferisci, così lo riceverà subito via mail, non serve che anche lui abbia TDox. Facilità, semplicità e intuitività che rendono TDox il tuo alleato perfetto la verifica periodica degli ascensori.
Provalo ora!
Non devi fare altro se non provare ora TDox! Tocca con mano i vantaggi che la piattaforma dedicata a chi lavora può offrirti, approfitta ora della versione gratuita per farti un’idea di come funziona la piattaforma.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
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