Perché mai dovremmo utilizzare il digitale per la tracciabilità e rintracciabilità alimentare? Che vantaggi può portare? A quale piattaforma dobbiamo affidarci? Seguici, perché oggi andremo a rispondere a queste domande per migliorare la tua gestione del controllo qualità.
“Abbiamo sempre fatto così e non cambieremo” è una frase che spesso gira nei corridoi aziendali e a pronunciarla è spesso l’imprenditore, nonché capo dell’azienda stessa. In Italia, in particolare, c’è diffidenza nei confronti del digitale, specie dai titolari delle imprese che non si fidano a sfruttare strumenti che possono realmente ottimizzare e migliorare i propri processi, grazie a benefici oggettivi.
Cambiare e adattarsi alle nuove tecnologie presenti sul mercato è fondamentale per ogni azienda che vuole rimanere competitiva. In questo senso, la pandemia ce l’ha insegnato chiaramente: coloro che si sono reinventati e hanno sfruttato il digitale per continuare a fare quello che facevano prima, sono riusciti a superare questo momento di crisi. Addirittura, qualcuno ne è uscito anche più forte.
Certo, il cambiamento non è sempre e per forza positivo, quando si introducono nuove metodologie e strumenti bisogna essere sicuri e consapevoli di cosa comporteranno. Nel caso della tracciabilità e rintracciabilità alimentare, però, non affidarsi al digitale è oggettivamente deleterio, dal momento che sono essenziali dati precisi, immediati, ben organizzati e molto chiari.
Ma cosa significa affidarsi al digitale?
La raccolta dati cartacea
Solitamente, si pensa che digitalizzarsi significhi semplicemente utilizzare computer, creare moduli su Excel o Word, oppure utilizzare software gestionali per l’organizzazione delle attività. Certo, tutto ciò rientra all’interno del processo di digitalizzazione aziendale, ma questo processo non si è fermato e le nuove tecnologie ci supportano a compiere un ulteriore passo in avanti.
Facciamo un esempio legato all’argomento dell’articolo di oggi, ovvero il digitale per la tracciabilità e rintracciabilità alimentare. In queste tipologie di attività, ovvero il tracciamento da materia prima fino a prodotto finito (tracciabilità) e da prodotto finito fino a materia prima (rintracciabilità), è essenziale utilizzare un software sul quale possiamo trovare tutta la documentazione contenente le informazioni sui vari passaggi effettuati e le varie verifiche svolte.
Ecco, su questo vorremmo soffermarci e fare uno step ulteriore: come avviene la raccolta dati di quei processi? Generalmente in questo modo: si utilizzano liste di controllo create su computer, che vengono stampate e compilate a penna. Successivamente, queste liste vengono trascritte digitalmente a pc (o scannerizzate, per farlo alla buona) e archiviate nel gestionale o in qualche cartella, mentre il cartaceo viene conservato in faldoni e cartelline.
Quali problematiche comporta un processo come questo che fa affidamento alla carta? Ecco degli esempi:
- Aumenti il rischio di errori. Una compilazione di una lista di controllo a penna può farti commettere errori per distrazione o fretta. La stessa cosa può avvenire quando queste checklist devi trascriverle in digitale sul tuo computer, specie se lo fai a fine giornata quando sei più stanco, archiviando documenti che potrebbero presentare degli errori.
- Rischio smarrimento. Utilizzando liste di controllo cartacee c’è il rischio che il modulo si rovini o venga smarrito, obbligandoti a effettuare nuovamente il controllo, il che causa delle situazioni spiacevoli nel caso in cui si debba ricontattare il cliente e avvisarlo che si dovrà effettuare un secondo sopralluogo.
- Assenza di dati in tempo reale. Piuttosto ovvio, dato che col cartaceo ciò che raccogliamo rimane sul foglio finché non lo condividiamo con i colleghi.
- Tanto tempo perso. Oggigiorno è necessario che le informazioni siano digitali, ciononostante le raccogliamo in forma cartacea. Cosa comporta ciò? Essenzialmente, come dicevamo prima, che devi trascriverle sul tuo computer una volta che le hai raccolte sul tuo modulo e quindi devi impiegare ore del tuo tempo a svolgere quest’attività. Tutto tempo che potrebbe essere speso in altre mansioni o semplicemente per dedicarti alla tua vita privata, senza l’incombenza di dover terminare la trascrizione entro la giornata.
- Perdita di denaro. Se poi sommiamo tutte queste problematiche, capiamo bene che per l’azienda questo si trasformi in un enorme perdita di denaro. Le risme di carta non sono gratuite, i dati persi devono essere recuperati e ciò implica una spesa aggiuntiva, il tempo perso a fare dell’altro toglie quello necessario per svolgere nuovi lavori. Insomma, la carta rappresenta un problema che un’azienda smart non può più sottovalutare.
Digitalizzarsi con i giusti alleati
Scegliere il digitale, dunque, è una scelta essenziale che deve essere compiuta, in particolare, se ci si occupa di tracciabilità e rintracciabilità alimentare. Per farlo, però, è fondamentale affidarsi al giusto alleato, come lo è TDox.
Se non conosci TDox, devi sapere che è una piattaforma dedicata alla forza lavoro e alla digitalizzazione di processi che prevedono la carta. Infatti, ti consente di creare moduli digitali dalla propria web app in modo semplice e veloce, senza scrivere codice, e poi rende questi moduli disponibili e compilabili da mobile, come smartphone o tablet.
Vediamo che tipologia di vantaggi ottieni scegliendo TDox come tuo alleato:
- Elimini definitivamente la carta. Puoi dire addio a fogli volanti e documenti cartacei, dato che i moduli sono digitali e compilabili con qualche semplice clic. Ti sbarazzi in un colpo solo di tutte le problematiche che elencavamo prima riguardo alla carta. Non male, eh!
- Dati in tempo reale. È chiaro che se i dati sono digitali, allora possono essere ottenuti istantaneamente, senza attese di operatori che devono tornare in ufficio per trascriverli a mano.
- Automazione. La piattaforma TDox sfrutta l’automazione per accelerare i processi e liberare gli utenti da attività ripetitive e tediose. Così, una volta che l’operatore ha compilato il modulo, viene automaticamente creato un file PDF e inviato al proprio ufficio e/o al cliente, se lo si desidera. L’automazione del processo elimina un passaggio e consente di evitare una perdita di tempo “burocratica”.
- Archiviazione in Cloud. Altro vantaggio considerevole è quello di non dover più preoccuparsi di archiviare i documenti cartacei in faldoni e cartelline. Grazie al Cloud di TDox i documenti sono salvati online e accessibili ovunque e in qualsiasi momento.
- Full Offline. Una caratteristica peculiare di TDox che rappresenta un beneficio enorme è la sua capacità di funzionare anche offline. Infatti, il suo motore è nativo offline, ovvero ti permette di lavorare e raccogliere dati anche in luoghi in cui la connessione è scarsa o assente, il tutto senza alcuna criticità di funzionamento e velocità della piattaforma. Sarà sufficiente sincronizzare l’app con un clic non appena si sarà raggiunto un luogo con una connessione a internet per aggiornare il sistema con i dati raccolti.
Insomma, con TDox sfrutti al massimo il digitale per la tracciabilità e rintracciabilità alimentare riuscendo a risparmiare tempo, energia e tanto denaro.
Provalo ora gratuitamente!
Scegli di utilizzare strumenti digitali che possano davvero aiutarti a semplificare il tuo lavoro, scegli TDox e le funzionalità che la piattaforma ti offre per digitalizzare anche la raccolta dati sul campo. Approfitta della versione gratuita per farti un’idea di come funziona TDox.
TDox è un app modulare, personalizzabile a seconda delle esigenze di ogni singola azienda.
Clicca il bottone qui sotto e avrai accesso alla piattaforma per sviluppare i tuoi moduli e ricreare i tuoi rapportini fedelmente. Inoltre, avrai in regalo un corso online via mail riguardante la digitalizzazione aziendale, più di 30 moduli d’esempio e oltre 60 video-tutorial. Cosa aspetti? Digitalizza ora la tua azienda!
