Ecco perché perdere un foglio di carta può costarti caro

Anche tu ti ritrovi ogni sera sulla scrivania pile di documenti di carta da inserire manualmente: rapporti d’intervento, attivazione dei contratti, bolle per il trasferimento della merce?

Forse ti avevano detto che per migliorare l’amministrazione e l’organizzazione della tua azienda sarebbe bastato un sistema gestionale.

La realtà è diversa: anche avendo più persone dedicate all’ amministrazione le pratiche si accumulano e non si riesce mai ad essere aggiornati con le attività svolte.

I tecnici spesso compilano i rapporti d’intervento la sera al rientro in azienda o addirittura a distanza di giorni e non riportano con esattezza tutto quello che hanno fatto o i materiali che hanno utilizzato.

Altre volte invece il problema è proprio nella trascrizione vera e propria da parte di chi sta in ufficio, che non riesce a capire cosa è stato scritto sui moduli di carta e magari deve attendere giorni per avere dei chiarimenti.

Oltre ai ritardi nel portare avanti le pratiche quindi, vi possono essere anche degli errori di conteggio nelle fatture ai clienti, che a lungo andare diventano delle perdite di profitto considerevoli.

Sia le piccole imprese che quelle grandi hanno a che fare con le stesse problematiche: sprechi di tempo e risorse, errori umani e problemi a recuperare il proprio utile.

Quali strumenti utilizzare per sostituire la carta?

I software gestionali rappresentano uno strumento molto valido, ma che rimane rilegato all’ufficio e quindi tutto ciò che viene svolto fuori è scollegato da questo sistema che perde parte della sua utilità.

Per avere le informazioni in formato digitale e non doverle più ricopiare manualmente, è possibile dotarsi di semplici applicazioni, che rendono digitali tutti i moduli cartacei utilizzati dai dipendenti.

Si tratta di app scaricabili da smartphone, tablet o dispositivi industriali che velocizzano la compilazione dei moduli utilizzati quotidianamente fuori ufficio, senza stravolgere le abitudini lavorative dei dipendenti.

Queste soluzioni sono utili sia per coloro che hanno già un software gestionale, sia per chi utilizza solamente la carta perché vanno a risolvere la maggior parte delle esigenze aziendali.

Non bisogna pensare che si tratti di strumenti difficili da utilizzare o da implementare, perché al giorno d’oggi tutti utilizzano nella propria vita personale gli smartphone e le classifiche app come Whatsapp, allo stesso modo le app aziendali permettono di essere operativi in pochi istanti.

I vantaggi immediati che derivano dall’adozione di questi strumenti sono:

  • La riduzione degli errori di trascrizione.
  • L’accesso facilitato alle informazioni e la loro esportazione.
  • La facilitazione del lavoro per l’amministrazione.
  • Un recupero di fatturato.

Possono sembrare benefici secondari ma se si pensa a quanti disguidi crea in realtà il sistema tradizionale di trascrizione manuale forse si può considerare un’alternativa meno laboriosa e più efficace, perché non si tratta solo di sprecare del tempo ma spesso anche le proprie risorse.

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