Perché continuare ad usare moduli cartacei nella gestione degli interventi tecnici, quando invece è possibile creare uno storico ordinato e pratico in formato digitale?
Per abitudine nelle aziende italiane i tecnici utilizzano ancora il cartaceo per trascrivere i rapportini d’intervento, le timbrature, le note spese, ma è facile riconoscere i limiti di questo metodo:
- I moduli cartacei spesso vanno persi
- L’archiviazione richiede tempo e spazio
- La ricerca dei documenti è lunga e complicata
La perdita dei documenti cartacei in cantiere o negli spostamenti, determina errori e ritardi che si ripercuotono sulla contabilità aziendale.
In questo articolo ti spieghiamo Perchè perdere un foglio di carta può costarti caro.
È necessario poi impiegare una o più persone per ordinare i moduli cartacei e sistemarli in spazi dedicati o per trascriverli manualmente nel gestionale.
Infine tra i costi nascosti vi è quello che riguarda il tempo utilizzato per compiere le operazioni di ricerca: quante volte un’impiegata deve interrompere il proprio lavoro per cercare della documentazione inerente un cliente e quanto tempo perde per trovarla e per informare i tecnici degli interventi già svolti su un determinato impianto?
L’impossibilità di poter accedere velocemente ad una cartella crea diversi problemi, per non parlare poi del lungo iter che un documento deve fare per arrivare all’amministrazione, prima di essere registrato.
Come eliminare i moduli cartacei
Perché allora non iniziare a pensare di adottare soluzioni che rendono digitali i moduli utilizzati quotidianamente fuori ufficio e allo stesso tempo li inviano ad un sistema centrale?
Il mercato delle app in questo senso si sta estendendo sempre di più, perché sono strumenti che rispondono in maniera veloce e flessibile a queste esigenze e con canoni a consumo molto convenienti per le aziende.
È possibile con un’unica app sia compilare i moduli digitali da smartphone che inviarli in tempo reale ad una parte web, che li conserva per possibili esportazioni.
I vantaggi che ne derivano:
- Sicurezza nella conservazione dei moduli
- Rapidità nell’adempimento delle pratiche
- Semplicità e velocità nella ricerca
Queste soluzioni permettono anche di migliorare la gestione degli interventi: avendo una panoramica delle operazioni svolte e delle situazioni ricorrenti il lavoro dei tecnici viene facilitato e migliora in efficienza.
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