Non era certo immaginabile ma con l’arrivo dello smartphone non è cambiato solo il nostro modo di comunicare nella vita privata ma anche in quella lavorativa.
In particolare l’organizzazione del lavoro sta evolvendo molto rapidamente: se prima ci si affidava più al passaparola a voce o a strumenti semplici come la carta, ora la tendenza è quella di usare lo smartphone per rimanere sempre collegati con l’azienda, i colleghi, i fornitori ed essere sempre pronti alle richieste dei clienti.
Chi si trova fuori ufficio ha la possibilità di inviare facilmente messaggi ed email e può condividere file e questo porta numerosi vantaggi in termini di risparmio del tempo speso e aumento della produttività.
Un’applicazione di messaggistica, come WhatsApp, quindi viene utilizzata sempre più spesso come uno strumento di comunicazione di lavoro: perché è facile da usare, veloce ed è possibile creare dei gruppi di conversazione con più persone.
Per cosa viene utilizzata principalmente?
- Per informare e dare comunicazioni importanti ai propri dipendenti.
- Per organizzare il lavoro e assegnare i compiti da svolgere.
- Per raccogliere fotografie di avanzamento dei lavori o note spese.
Quali sono allora i motivi per non usare Whatsapp come strumento di lavoro?
- MANCANZA DI SICUREZZA DEI DATI
Innanzitutto Whatsapp è stata creata come un’ app di messaggistica privata e quindi non ha una configurazione tale che permetta di proteggere i dati aziendali.
Pensa ad esempio se un tuo dipendente dovesse perdere lo smartphone quanto sarebbe facile per chi ne entra in possesso accedere ad informazioni riservate come i dati relativi ai clienti, indirizzi, orari di lavoro, flotte aziendali, spese e tornaconti.
Questo sarebbe un enorme rischio per la tua azienda, e non solo, allo stesso modo se un tuo collaboratore dovesse cambiare lavoro non potresti avere nessun potere sulle informazioni e conversazioni che continuerebbe a conservare sul suo telefono.
- NESSUN SISTEMA CENTRALE DI CONTROLLO
Credi che questo non potrebbe mai capitarti e hai piena fiducia nei tuoi dipendenti? Perfetto: fidarsi è bene, ma controllare è meglio…
WhatsApp purtroppo non ti dà accesso ad un sistema centrale che raccoglie tutte le informazioni inerenti le operazioni svolte e quindi non puoi monitorare realmente le attività e migliorare la gestione della tua azienda.
- NESSUNA INTEGRAZIONE CON I SISTEMI AZIENDALI
Con un app di messaggistica, una volta completato il proprio lavoro, gli operatori inviano fotografie del rapporto d’intervento cartaceo, dell’impianto su cui hanno lavorato e riscrivono messaggi preconfezionati per inserire gli orari di lavoro e le note spese.
Questo modo di lavorare può sembrare comodo perché viene fatto con il proprio smartphone ma è molto limitante e non facilita affatto il lavoro amministrativo e di rendicontazione perché in realtà si crea un groviglio di informazioni che vanno selezionate, assemblate e riscritte manualmente nel sistema gestionale o di fatturazione aziendale.
Insomma ora hai capito perché usare questo tipo di soluzioni diventa più dannoso che altro per la tua azienda?
Se i tuoi dipendenti utilizzano già le applicazioni cosiddette consumer non c’è motivo perché non siano in grado di usare delle app che invece sono state progettate per il mondo del lavoro e in particolare per coloro che lavorano fuori ufficio.
Non si tratta di semplici strumenti di messaggistica ma di un mezzo di interazione con l’azienda, con il vantaggio di:
- Avere in sicurezza i propri dati grazie a sistemi di chiavi criptate.
- Monitorare le attività attraverso uno scambio in tempo reale delle informazioni.
- Avere tutti i dati in formato digitale senza trascriverli.
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