LA NOTA SPESE TI CREA PROBLEMI?RISOLVILI CON GLI STRUMENTI GIUSTI

La gestione della nota spese dei dipendenti non è certo il primo pensiero per un titolare ma in realtà è un documento importantissimo che influenza anche il fatturato di un’azienda.

Come? Un errore in nota spese significa sbagliare una voce di costo da addebitare ad una determinata commessa e quindi nella fatturazione al cliente.

Nota spese: cosa inserire?

Il tuo collaboratore si ritrova a fine mese, su sollecitazione dell’ufficio amministrativo, a dover raccogliere scontrini e ricevute e a dover elencare tutti i costi sostenuti per vitto, alloggio e spostamenti vari (in macchina, aereo, treno, mezzi pubblici, ecc.).

Questo compito quanto doveroso è anche molto noioso e distoglie da attività magari più importanti, per cui di solito viene fatto in fretta e furia, utilizzando file Word o al massimo Excel che poi vengono stampati e consegnati all’amministrazione.

La difficoltà principale della compilazione sta nel ricordarsi a quale commessa/ progetto si stava lavorando quando si è sostenuto una determinata spesa, ma a distanza di settimane non è così facile riuscire a completare tutto il puzzle.

Ecco allora che si cerca di andare ad intuito e raccogliere tutti i giustificativi necessari a ricostruire le spese, ma quando non si trovano? Capita di perderli o dimenticarli ma se si tratta di trasferte fatte per dei clienti la situazione si complica ulteriormente.

Nota spese senza giustificativo?

Senza almeno una copia dello scontrino o della ricevuta non è possibile imputare tutti i costi in maniera adeguata, perché si rischia di avere delle recriminazioni da parte dei clienti che giustamente vogliono capire per cosa stanno pagando.

Ma anche se il tuo dipendente riesce a mettere insieme tutto e a consegnarlo in amministrazione non è detto che la situazione sia risolta, perché l’errore umano di trascrizione o conteggio è dietro l’angolo.

Quando in una situazione di stress e urgenza, come può essere il fine mese, un foglio passa di mano in mano e deve essere riscritto più volte non è difficile sbagliare e anche in questo caso si rischiano problemi nella stesura della fattura e con i propri clienti.

Come compilare in maniera efficiente la nota spese

Per far si che la compilazione della nota spesa non sia più un problema è possibile:

  • istruire i collaboratori perché compilino la nota spese appena terminato l’intervento;
  • dotarli di strumenti appositi: con delle semplici app  sono guidati nella compilazione che diventa molto più facile e veloce.

In questo modo le informazioni non vanno smarrite, perché sono subito registrate in digitale, e non vi è più alcun problema di perdita di giustificativi perché basta fare una fotografia alla ricevuta e allegarla direttamente al modulo digitale che si sta compilando.

Queste applicazioni rendono il passaggio della nota spese all’ufficio amministrativo immediato, così da snellire le procedure di rimborso da inserire in busta paga per il dipendente e da attribuire ad una commessa.

Una gestione precisa delle note spese porta quindi ad una corretta rendicontazione e fatturazione, che è positiva sia per la tua azienda, sia per l’immagine di trasparenza che dai ai tuoi clienti.

Perché continuare ad usare i soliti fogli di carta allora? Contattaci e scopri come gestire una nota spese con un’app

in Amministrazione e gestione del personale